Die Betriebsrente soll breiter werden, doch vielerorts fehlt die Grundlage
Für ein mittelständisches Unternehmen mit 500 Beschäftigten und einer flächendeckenden betrieblichen Altersvorsorge entsteht pro Jahr ein Verwaltungsaufwand von mehr als 1.100 Stunden. 17 Prozent der Arbeitszeit einer zweiköpfigen HR-Abteilung, für einen Benefit, über den sich laut Deloitte bAV-Studie 2025 nur 43 Prozent der Mitarbeitenden ausreichend informiert fühlen. Das ist kein Effizienzproblem. Es ist ein strukturelles.
Die bAV endet nicht mit der Unterschrift unter einem Vertrag. Jede Gehaltsänderung, jede Elternzeit, jeder Austritt löst eine Kette manueller Schritte aus: die richtige Versorgungsordnung prüfen, den Versorgungsträger informieren, die Lohnbuchhaltung aktualisieren, die Dokumentation nachführen. In vielen Unternehmen läuft das noch immer per E-Mail, Excel-Liste oder Telefon. Jeder Schritt ist fehleranfällig. Und ein einziger Fehler kann Haftungsrisiken auslösen, die das Unternehmen über Jahrzehnte begleiten.
Die Vergangenheit sitzt bei jeder Änderung mit am Tisch
Ein Mitarbeiter kehrt aus der Elternzeit zurück, reduziert seine Stunden und wechselt die Abteilung. Für HR bedeutet das: Welche Versorgungsordnung gilt jetzt? Die aus ihrem Eintrittsjahr, die nach der Fusion eingeführte oder die aktuelle? Die Antwort liegt irgendwo zwischen einem Aktenordner, einer Excel-Tabelle und dem Wissen einer Kollegin, die das Unternehmen vor zwei Jahren verlassen hat.
Das ist kein Einzelfall. Die bAV ist über Jahrzehnte gewachsen. Tarifrunden, Übernahmen, veränderte Regularien: Jeder dieser Anlässe kann dazu führen, dass eine Versorgungsordnung geschlossen und eine neue eingeführt wird. Die alte bleibt dabei bestehen und muss bis zum letzten Rentner administriert werden. Unternehmen mit mehr als zehn Jahren bAV-Geschichte verwalten so häufig drei bis fünf parallele Versorgungsordnungen, jede mit eigenen Regelungen, Ausnahmen und Dokumentationslogiken. Das macht die bAV, unabhängig von der Attraktivität des jeweiligen Vorsorgemodells, schwer skalierbar.
Neue Pflichten treffen auf alte Strukturen
Mit dem Zweiten Betriebsrentenstärkungsgesetz steigen die Anforderungen an Unternehmen. Neue Optionen und Informationspflichten, etwa zur Teilrente oder zum Fortführungsrecht, müssen in HR, Payroll, Dokumentation und Kommunikation übersetzt werden. Wer diese Übersetzung nicht leisten kann, weil Verträge, Regelungen und Beschäftigungsdaten über verschiedene Systeme verteilt liegen, riskiert, dass Zuschüsse im Payroll-Prozess versickern, Gehaltsänderungen falsch zugeordnet und Elternzeiten nicht erfasst werden. Bei Lohn- und Vorsorgedaten gibt es kein „ungefähr richtig“: Die Daten müssen korrekt und nachvollziehbar sein.
Ein kurzer Praxistest macht das greifbar:
- Können Sie heute auf Mitarbeiterebene nachvollziehen, welche Versorgungsordnung für welche Person gilt?
- Gibt es in Ihrem Unternehmen einen definierten Prozess für Änderungen wie Gehaltsanpassungen oder Elternzeiten?
- Können Ihre Mitarbeitenden nachvollziehen, welchen Beitrag die bAV zu ihrer späteren Altersversorgung leistet?
Nur wer diese Fragen sicher beantworten kann, verfügt über einen Prozess, der den steigenden Anforderungen standhält. In der Praxis gelingt das den wenigsten Unternehmen. Das ist kein individuelles Versäumnis, sondern spiegelt ein strukturelles Problem wider, das die gesamte Branche betrifft. Die Folgen zeigen sich nicht nur in der Administration. Je komplexer die bAV-Strukturen, desto schwerer kann HR die spätere Leistung erklären. Laut der BlackRock-Studie „People and Money“ (2025) verstehen 71 Prozent der Mitarbeitenden ihre eigene bAV nicht. Eine schlecht organisierte Verwaltung begrenzt damit auch die Verbreitung der bAV.
Aus dem Benefit muss ein Unternehmensprozess werden
Ein belastbarer bAV-Prozess braucht mehr als guten Willen. Erkennbar wird er an drei Voraussetzungen:
- Institutionalisierte Zuständigkeit: Nicht eine Person kennt die bAV, sondern das Unternehmen. Wechselt die zuständige HR-Kraft, darf das Wissen nicht mit ihr gehen.
- Automatisierte Workflows: Gehaltsanpassungen, Elternzeiten, Austritte lösen heute in vielen Unternehmen noch manuelle E-Mail-Ketten und Excel-Listen aus. Ein belastbarer Prozess bildet diese Ereignisse systemseitig ab, ohne dass HR manuell eingreifen muss.
- Revisionssichere Dokumentation: Nicht eine Excel-Tabelle, sondern ein Audit Trail, der jederzeit nachweist, welche Versorgungsordnung für welche Person gilt und warum. Wer das nicht vorweisen kann, haftet im Zweifel persönlich.
Fehlen diese Grundlagen, macht jede neue gesetzliche Anforderung zusätzlichen manuellen Aufwand und schafft eine weitere Fehlerquelle. Zuständigkeiten, Abläufe und Daten müssen damit Schritt halten. Sonst bleibt die bAV ein Angebot, das formal besteht, im Arbeitsalltag aber viele Beschäftigte nicht erreicht.