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Artikel aus dem Handelsblatt Journal „Betriebliche Altersversorge und Kapitalanlage“ vom 24.05.2023
Die betriebliche Altersversorgung ist für alle Beteiligten verwaltungsintensiv. Viele Versicherer haben daher Projekte zur Digitalisierung der bAV gestartet, sind aber noch nicht am Ziel. Bis dahin können bAV-Portallösungen Digitalisierungslücken überbrücken.
Zusätzliche Verwaltungstätigkeiten für Human Resources (HR)
Aufgrund der Langfristigkeit einer bAV sind aus Sicht des Arbeitgebers auch die sich aus dem Arbeitsverhältnis heraus ergebenden zusätzlichen Verwaltungstätigkeiten für HR ein maßgebender Faktor für die Einführung und Ausgestaltung einer bAV. Bei innerbetrieblich abgebildeten Modellen ohne echten externen Versorgungsträger/ Versicherer lässt sich mit Bordmitteln vieles optimieren und automatisieren. Allerdings sind solche Modelle selten und primär in Großkonzernen zu finden. Bei versicherungsförmigen Entgeltumwandlungen kommt mit dem Versicherer ein weiterer Akteur ins Spiel, an den Veränderungen im Bestand, z.B. Ausscheiden, Elternzeit, Langzeiterkrankung, weitergeben oder aufgenommen, z.B. bei Dynamiken, werden müssen. Zusätzlich ist auch noch der Dokumenteneingang, wie Policen oder Standmitteilungen, sowie ggfs. die entsprechende Verteilung an die Arbeitnehmer, zu organisieren.
Ohne digitale Prozesse entstehen dem Arbeitgeber hier dauerhaft relevante interne und/oder externe Kosten. Je nach Unternehmensgröße können schnell Kosten im sechsstelligen Bereich im Jahr auflaufen.
Digitale Affinität von Versicherern zunehmend ausschreibungsrelevant
Bei Neueinrichtungen oder Neuordnungen einer bAV ist neben den Kosten im Produkt daher auch auf die nicht produktgebundenen Kosten zu achten. Im Idealfall sollte ein Versicherer Schnittstellen zur digitalen Einlieferung von Vorgängen bereitstellen und Daten sowie Dokumente ebenfalls via Schnittstelle an den Arbeitgeber zu rückliefern können. Solche Schnittstellen sind die Basis für personalisierte Arbeitgeber- und Arbeitnehmerportale mit Sicht auf Arbeitnehmer, Verträge und Dokumente sowie die Meldung von Veränderungen. Insofern sind nicht nur der Preis und die Leistungen des Versicherungsproduktes, sondern zusätzlich die digitale Affinität von Versicherern zunehmend ausschreibungsrelevant. Dieses Erfordernis ist mittlerweile auch in der Versicherungsbranche angekommen und hat zu einer Vielzahl von Digitalisierungsprojekten geführt. Die Coronapandemie hat die Bemühungen der Versicherer dahingehend noch weiter forciert. Am Ziel ist die Branche jedoch noch lange nicht, auch wenn einzelne Versicherer in Teilbereichen schon sehr weit sind. 3 bis 4 Jahre wird die Branche wohl noch benötigen, um insgesamt digital zeitgemäß aufgestellt zu sein.
Portallösungen können Digitalisierungslücken überbrücken
Auch wenn Versicherer Schnittstellen bereitstellen, müssen diese erst angebunden werden, und zwar für jeden Versicherer extra. Für die wenigsten Arbeitgeber ist das realisierbar. bAV-Portallösungen, die vom Versicherer/ Vermittler bereitgestellt werden, können hier Abhilfe schaffen. Versicherer stellen vermehrt Ihren Kunden bAV-Portallösungen bereit. Der Datentransfer vom HR-System zum bAV-Portal und zurück ist dann einfacher mittels Dateiaustausch als über die Anbindung von WebService-Schnittstellen realisierbar. Die schnittstellenkonforme Datenübermittlung an das Versicherer- System übernimmt dann das Portal. Ebenso die Visualisierung der Vertragsdaten, die Bereitstellung und Verteilung der vom Versicherer gelieferten Dokumente und die Meldung von Vorgängen. Die Crux an der Sache ist, sofern der bereitstellende Versicherer die Speicherung und Servicierung von Verträgen anderer Versicherer nicht zulässt, kann nicht der gesamte Bestand in einem System verwaltet werden und HR ist für einen Teilbestand weiterhin auf manuelle Workarounds angewiesen. Bei bAVPortallösungen die von Vermittlern/Maklern bereitgestellt werden, stellt sich die Fremdvertragsproblematik in der Regel nicht und in den Portalen können alle Verträge dargestellt sowie durch HR und den einzelnen Arbeitnehmer darauf zugegriffen werden. Solche bAVPortallösungen können auch als Middleware fungieren und den Datentransfer zwischen dem HR-System und den jeweiligen Versicherer-Systemen faktisch normieren, indem Sie die Daten für den jeweiligen Stakeholder in der jeweils verarbeitbaren Form aufbereiten und bereitstellen. Der tatsächliche Digitalisierungsgrad des jeweiligen Versicherers ist für den Arbeitgeber dann bedeutungslos, da aufgrund der bAV-Portallösung für den Arbeitgeber alles digital bleibt. Ob ein Versicherer Daten, die vom bAV-Portal bereitgestellt werden, maschinell oder manuell verarbeitet und die geänderten Daten im Anschluss an das bAV-Portal zurückliefert, macht sich nur an den Bearbeitungszeiten und etwaigen „Tippfehlern“ bemerkbar. bAV-Portallösungen können daher Digitalisierungslücken überbrücken.
Fazit Zeitgemäße Technik auf Seiten des Versorgungsträgers/ Versicherers ist ein Entscheidungskriterium bei der Neueinrichtung oder Neuordnung einer bAV.
