Hohe Produktionskosten, geopolitische Unsicherheit, steigende Lohnkosten: Unternehmen in Deutschland stehen unter immensem wirtschaftlichem Druck. Wer im internationalen Wettbewerb bestehen will, muss seine Effizienz steigern und Prozesse auf den Prüfstand stellen. Zwei Drittel aller Industriebetriebe in Deutschland planen laut Handelsblatt harte Einsparungen oder haben damit bereits begonnen. Häufig fällt der Blick dabei auf die Verwaltung – denn hier lassen sich Kosten senken, ohne die Wertschöpfung direkt zu gefährden.
Doch genau diese Verwaltung – insbesondere die Personalabteilung – ist entscheidend, wenn Unternehmen sich zukunftsfähig aufstellen wollen. Ohne HR gelingt keine erfolgreiche Transformation.
Wettbewerbsfähigkeit braucht also mehr als Cost-Cutting. Sie verlangt eine konsequente Disruption interner Prozesse durch Digitalisierung, Automatisierung und KI – auch und gerade in der HR-Abteilung.
Automatisierung der bAV-Verwaltung entlastet HR und Lohnbuchhaltung
HR ist oft überlastet: Häufig unterbesetzt und noch immer zahlreichen analogen und fragmentierten Prozessen ausgesetzt, sind die Ressourcen der HR-Abteilungen in zu vielen Verwaltungsvorgängen gebunden, sehr häufig u.a. in der Administration der betrieblichen Altersvorsorge (bAV).
Die bAV ist gesetzlich vorgeschrieben – und in vielen Unternehmen als Instrument der Mitarbeiterbindung fest etabliert. Doch die bAV wird mit der Zeit immer komplexer: Umstrukturierungen, Zukäufe oder veränderte Rahmenbedingungen erhöhen die Zahl der Versorgungsordnungen. Mitarbeitende werden zu Rentnern, deren Ansprüche verwaltet werden müssen. Hinzu kommen gesetzliche Vorgaben, steigende Informationsbedarfe und wachsende Dokumentationspflichten. HR muss all das stemmen – ohne einheitliche Schnittstellen zu Versorgungsträgern, HR-Systemen oder der Lohnbuchhaltung. Vieles wird in Excel gepflegt, per EMail verschickt oder in Insellösungen verwaltet. Allzu oft erfolgt die Verwaltung sogar noch komplett analog in Aktenordnern.
Die Folge: HR versucht, den Aufwand gering zu halten. Die bAV wird kaum beworben, ihr Potenzial nicht genutzt. Die traditionelle Art der Verwaltung erhöht zudem Compliance- und Haftungsrisiken und erschwert die Bestimmung von Bilanzrückstellungen.
Automatisierte Datenverarbeitung
Personaldaten werden automatisch aus dem bestehenden HR-System übernommen, laufend abgeglichen und bei Veränderungen angepasst. Auch Gehaltsdaten werden automatisiert bereitgestellt und fehlerfrei über Schnittstellen an Lohnbuchhaltungssysteme wie DATEV oder SAP übertragen. Selbst komplexe Versorgungsordnungen mit individueller Beitragsgestaltung werden über alle Durchführungswege hinweg rechtssicher abgebildet.
Direkte Anbindung aller Beteiligten
Versorgungsträger, Lohnbuchhaltung, Mitarbeitende – alle sind systemisch angebunden. Ein- und Austritte, Arbeitszeitänderungen oder Beitragsanpassungen stoßen automatisch Folgeprozesse an. HR muss nicht mehr koordinieren, kontrollieren oder nachfassen. Mitarbeitende erhalten ihren eigenen Zugang: Sie können jederzeit ihre Versorgung einsehen, Fragen mit dem bAV-KI-Agenten klären und bei Bedarf direkt in eine Beratung abspringen. Der Abstimmungs- und Verwaltungsaufwand für HR entfällt, die Beteiligung der Mitarbeitenden an der bAV steigt.
Volle Transparenz
Beratungen, Verträge, Verpflichtungen: Alles ist zentral dokumentiert, automatisch gepflegt und der jeweiligen Versorgungsordnung zugeordnet. Damit entlastet Penzilla nicht nur die HR-Abteilung, sondern schafft betriebswirtschaftlichen Mehrwert, besonders in Phasen der Neuausrichtung. Die automatisierte Gutachtenerstellung spart Beraterkosten und liefert eine belastbare Grundlage für die Bewertung bestehender Versorgungsverpflichtungen – entscheidend für Geschäftsberichte und bei M&A-Prozessen. Und auch die Verwaltung der Betriebsrentner lässt sich über Penzilla managen. Was früher auf viele Tools und Tabellen verteilt war, ist jetzt zentral einsehbar und steuerbar.
Bereits heute setzen Unternehmen wie Lacoste, Notebooksbilliger.de und ProSiebenSat.1 Media SE auf unsere Lösung. Über die Plattform verwalten sie die bAV von mehreren tausend Mitarbeitenden, wodurch sie ihre bAV-bezogenen Kosten um bis zu 40 Prozent senken konnten.
Fragmentierte Prozesse und fehlende Systemanbindungen machen die bAV-Verwaltung zur Belastung: Sie lähmt HR und birgt Haftungsrisiken.
Wir schaffen Abhilfe: Mit durchgängiger End-to-End-Automatisierung, die alle Beteiligten vollständig integriert, HR entlastet und volle Transparenz über Prozesse, Verpflichtungen und Risiken schafft.
