Derzeit erleben wir rasante Veränderungen in unserer Arbeitswelt. Während es vor drei Jahren noch üblich war, jeden Tag ins Büro zu gehen, sieht es in vielen Unternehmen heute anders aus. Aber wie geht es weiter? Jonas Hess, CPO und Co-Gründer von deskbird, erklärt im Interview, wie seiner Meinung nach das Büro in fünf Jahren aussehen wird.
Herr Hess, es ist ersichtlich, dass sich die Bedürfnisse der Mitarbeitenden verändern. Was ist der Belegschaft heutzutage wichtig?
Ganz klar: Flexibilität. Sie ist für viele die oberste Priorität. Menschen möchten ihre Arbeit mit ihrem Leben vereinbaren, anstatt ein Privatleben zu haben, das sie zwischen Arbeitspausen hineinzwängen. Ihr Fokus liegt stärker auf einer ausgewogenen Work-Life-Balance und darauf, Zeit mit Freund:innen und Familie zu verbringen. Das Wohlbefinden und die körperliche und geistige Gesundheit rücken immer stärker in den Mittelpunkt.
Welche Auswirkungen hat das auf unsere Arbeitsweise? Wie werden sich Arbeitsmodelle in den nächsten fünf Jahren entwickeln?
Um diesem Anspruch an Flexibilität gerecht zu werden, wird hybrides Arbeiten der Standard sein. Mitarbeitende genießen dabei sowohl die Vorteile der Arbeit im Home-Office als auch im Büro und suchen sich den Arbeitsort aus, der für ihre Aufgaben ideal geeignet ist. Dadurch sind sie produktiver und zufriedener. Unternehmen profitieren zusätzlich davon, wenn sie auf Flächeneffizienz achten und nur so viel Bürofläche mieten, wie sie tatsächlich brauchen. Viel zu oft ist es aktuell der Fall, dass die Hälfte des Büros ungenutzt leer steht. Abhilfe schafft das Desk Sharing-Konzept, bei dem sich Kolleg:innen Arbeitsplätze im Büro teilen. Das ist kostensparend und mit den richtigen Tools leicht zu koordinieren.
Welche Werkzeuge bieten sich dafür an?
Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Unternehmen technologisch up-to-date bleiben. Priorität ist es, das Arbeitserlebnis so reibungslos wie möglich zu gestalten. Um Hybridarbeit schnell und einfach zu koordinieren, bietet sich in erster Linie ein Arbeitsplatz-Buchungssystem an. Mitarbeitende reservieren Schreibtische, Meetingräume und andere Ressourcen in wenigen Klicks und sehen in Echtzeit, wo ihre Kolleg:innen sitzen. Dadurch hat das gesamte Unternehmen einen guten Überblick über den Arbeitsplatz der anderen Mitarbeitenden und gemeinsame Bürotage lassen sich leichter planen. Außerdem führt koordinierte Hybridarbeit nachweislich zu produktiveren Arbeitstagen und einer zufriedeneren Belegschaft.
Wie sieht es mit weiteren Technologien aus?
Es gibt zahlreiche digitale Tools, die besonders in hybriden Unternehmen empfehlenswert sind. Hybride Mitarbeitende sitzen jeden Tag an einem anderen Arbeitsplatz, weshalb asynchrone Kommunikation essenziell ist. Auch Daten müssen von überall aus und zu jeder Zeit zugänglich sein. Diverse Kommunikations-Tools und Cloud-Speicher-Software sind dafür ideal. Nicht zu vergessen: KI wird immer wichtiger, insbesondere in Analysetools. Die tägliche Aufgabe des Workplace Managements wird vermehrt die Auswertung mittels KI sein, um daraus Schlüsse zu ziehen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Was bedeutet das für den Datenschutz und die Sicherheit in Unternehmen?
Damit Arbeitnehmende Technologien gerne nutzen, müssen diese nahtlos in bestehende Systeme integrierbar sein und dadurch einen All-in-one-Access bieten. Klar ist jedoch auch: Jedes Tool erfasst Daten, die geschützt werden müssen. Die richtigen digitalen Lösungen auszuwählen, ist somit zentral. Der IT wird eine immer wichtigere Rolle zuteilwerden. Ihre Aufgabe ist es, Bedrohungen und Schwachstellen in Systemen zu identifizieren und Cybersicherheitsrisiken zu minimieren. Mobiles Arbeiten erfordert zudem sichere Netzwerkverbindungen und strikte Richtlinien zur Nutzung eigener Geräte. Darüber hinaus benötigen alle Mitarbeitenden das Know-How, Guidelines und Maßnahmen, um Cyberrisiken so gering wie möglich zu halten.
Zum Abschluss: Wie können Unternehmen den persönlichen Austausch und soziale Interaktionen zwischen Mitarbeitenden in einer zunehmend digitalen Büroumgebung fördern?
Eine attraktive Arbeitsumgebung ist ein Anreiz für Mitarbeitende, regelmäßig im Büro zu arbeiten. Unternehmen muss klar sein, dass die Belegschaft heute konkrete Gründe braucht, um Bürotage einzulegen – sei es, um die Lieblingskolleg:innen zu treffen, gemeinsam Zeit beim Pizzaessen zu verbringen oder ein wichtiges Meeting abzuhalten. Teambuilding-Aktivitäten stärken in hybriden Unternehmen den Zusammenhalt und schaffen eine angenehme Arbeitsatmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden wohlfühlen. Auch interne Firmenevents gewinnen an Bedeutung, da sie den Teamgeist fördern.
Vielen Dank für das Gespräch.