In Zeiten hybrider Arbeitsmodelle und als Folge der Pandemiejahre stehen Führungskräfte vor neuen Herausforderungen: Flexible Arbeitszeiten und -orte machen es unübersichtlich, wer an welchem Tag im Home-Office arbeitet und wie stark das Büro infolgedessen ausgelastet ist. Damit geht häufig die Frage einher, ob sich die Mitarbeitenden im Büro überhaupt noch wohlfühlen oder ob dieser Arbeitsort weitgehend ausgedient hat. Es zeigt sich deutlich: Für die Arbeit ins Office zu kommen, muss sich für die Belegschaft lohnen. Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird, zeigt in fünf Tipps, wie Unternehmen gezielte Anreize für die Rückkehr ins Office schaffen und so Produktivität und Zufriedenheit bei den Mitarbeitenden mit unternehmerischer Effizienz verbinden.
Tipp 1: Effizienter arbeiten mit Desk Sharing
Basis des Desk Sharing-Konzepts ist, dass nicht mehr jede:r Mitarbeiter:in einen festen Schreibtisch hat, sondern jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz auswählen kann, der am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Darüber hinaus können sich die Teams durch wechselnde Arbeitsplätze stärker vermischen, was den Informationsfluss fördert und zum Teambuilding beiträgt.
Tipp 2: Digitale Tools nutzen
Hybride Arbeit und Desk-Sharing wollen jedoch koordiniert werden. Excel-Listen und Kalendereinträge zu pflegen, ist oft arbeitsaufwändig und anfällig für Fehler. Besser geht es mit digitalen Tools für das Arbeitsplatzmanagement. Darin lassen sich Arbeitsplätze einfach und schnell buchen. Zudem bieten die Tools einen Überblick über den Arbeitsort der Belegschaft. Gleichzeitig helfen sie dabei, gemeinsame Office-Tage zu koordinieren, da sowohl die Mitarbeitenden als auch das Management Arbeitsplatzbuchungen ihrer Kolleg:innen in Echtzeit einsehen können. Und das Ergebnis spricht für sich: Durch eine solche Koordination wird die Belegschaft bis zu 20 Prozent zufriedener und sogar um bis zu 40 Prozent produktiver.
Tipp 3: Flächeneffizienz erhöhen
Die Buchungsdaten aus den Tools sorgen aber nicht nur für eine bessere Koordination, sondern ermöglichen auch eine gezielte Analyse der genutzten Flächen und Ressourcen. Daraus können Führungskräfte ableiten, welche Räume, Arbeitsplätze, Flächen usw. stärker und welche weniger genutzt werden und sich umgestalten, temporär schließen oder reduzieren lassen. Auf diese Weise können Unternehmen ihre Bürokosten um bis zu 30 Prozent senken.
Tipp 4: Motivation zur Rückkehr mit Benefits steigern
Allein aufgrund von Erwartungen ihrer Führungskräfte wollen 73 Prozent der Arbeitnehmenden nicht ins Büro kommen, sondern sie wünschen sich dafür bessere Gründe. Das ergab der Work Trend Index 2022. Das soziale Miteinander ist einer der Top-Gründe, warum Mitarbeitende gerne ins Büro kommen. Benefits können solche zusätzlichen Anreize sein, darunter z. B. Teambuilding-Maßnahmen, Sport-Sessions oder auch nachhaltige Kantinen und bezuschusste Mahlzeiten. Diese Maßnahmen führen aber nur in Kombination mit der passenden Kultur zum Erfolg. Nicht zuletzt sind auch technisch gut ausgestattete Arbeitsplätze wichtig, um die Mitarbeitenden für die Rückkehr ins Büro zu motivieren. Dazu gehört z. B. eine ergonomische Ausstattung mit einem zweiten Screen und bequemen Bürostühlen. Gemeinsam sorgen diese Aspekte dafür, dass die Arbeit im Büro attraktiver wird als der Arbeitsplatz daheim.
Tipp 5: Personenzentriert führen statt Mikromanagement
Neben allen Vorteilen digitaler Tools für das Arbeitsplatzmanagement sind jedoch auch weiche Faktoren wie der richtige Führungsstil zu beachten. Diesem Thema kommt besonders in hybrid arbeitenden Unternehmen eine große Bedeutung zu. Handlungsbedarf besteht, wenn Führungskräfte sich sorgen, ob die Mitarbeitenden ihre Aufgaben pünktlich und in guter Qualität erledigen und daher jeden Arbeitsschritt überwachen. Dieses Mikromanagement demotiviert und stresst die Belegschaft und kann sogar ein Grund für Kündigungen sein. Besser ist es, wenn Teamleader ihren Führungsstil nach den Bedürfnissen und Werten der Mitarbeitenden ausrichten.
Auf in die Zukunft der Arbeitswelt!
Hybride Arbeitsmodelle halten sowohl für Mitarbeitende als auch das Management einige Herausforderungen bereit. Mit den richtigen Lösungen gelingt es jedoch, die Zusammenarbeit zu koordinieren und somit nicht nur die Planungssicherheit und Effizienz des Unternehmens, sondern vor allem auch Produktivität und Zufriedenheit der Belegschaft zu verbessern. Mit einigen Veränderungen ist es möglich, in einst leeren Büros wieder Raum für sozialen Austausch zu schaffen, in dem die Teamarbeit im Mittelpunkt steht. Um eine Rückkehr ins Büro attraktiv zu machen, braucht es gezielte Anreize, die an den Bedürfnissen der Belegschaft ausgerichtet sind. Gelingt Unternehmen dieser Wandel, sind sie auf dem besten Weg in eine moderne Arbeitswelt.