Bis zum 7. Juni 2026 muss die EU-Entgelttransparenzrichtline in nationales Recht umgesetzt werden. Die Richtline verlangt Unternehmen ein umfangreiches Pflichtenprogramm und Eingriffe in ihre Vergütungsstrukturen ab. Bei Verstößen sind durch die nationalen Gesetzgeber weitreichende Sanktionen und Einschränkungen vorzusehen. Jüngste Umfragen haben gezeigt, dass das Thema Entgelttransparenz in vielen Unternehmen erst langsam oder noch nicht angestoßen wird. Auch wenn die Umsetzungsfrist auf den ersten Blick noch in weiter Ferne erscheinen mag, sollten Arbeitgeber bereits jetzt aktiv werden, um dem neuen Pflichtenumfang und Sanktionsregime fristgerecht entsprechen zu können.
1. Verschärfung von Entgelttransparenzvorgaben
Seit 2017 gilt in Deutschland das Entgelttransparenzgesetz („EntgTranspG”), welches jedoch bislang ein Schattendasein führte. Auf EU-weit konstatierte Verdienstungleichheit zwischen Männern und Frauen („Gender Pay Gap”) hat der europäische Gesetzgeber jetzt mit einer erheblichen Verschärfung der rechtlichen Vorgaben reagiert. Die EU-Entgelttransparenzrichtline (RL 2023/970/EU, „ET-RL”) ist am 6. Juni 2023 in Kraft getreten und muss bis zum 7. Juni 2026 in den Mitgliedsstaaten umgesetzt werden. Aufgrund der aktuellen politischen Situation liegt in Deutschland ein Entwurf zur Anpassung des EntgTranspG noch nicht vor. Die ET-RL ist jedoch eng gefasst und erlaubt bereits jetzt Rückschlüsse auf das Pflichtenprogramm für Unternehmen.
2. Die Anforderungen der ET-RL im Überblick
a. Bestimmung gleicher und gleichwertiger Arbeit
Ziel der ET-RL ist es, dass Arbeitgeber über Vergütungsstrukturen verfügen, durch die gleiches Entgelt bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit gewährleistet wird. Entgeltstrukturen sind so zu gestalten, dass anhand objektiver und geschlechtsneutraler Kriterien beurteilt werden kann, ob sich Beschäftigte im Hinblick auf den Wert ihrer Arbeit in einer vergleichbaren Situation befinden. Arbeitgeber müssen also in der Lage sein, Vergleichsgruppen der Mitarbeitenden zu bilden, die gleiche oder gleichwertige Arbeit im Sinne der ET-RL verrichten. Insbesondere die Bestimmung von gleichwertiger Arbeit wird regelmäßig nur mit erheblichen Schwierigkeiten möglich sein. Bei der Bestimmung des Werts der Arbeit müssen mindestens die Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen berücksichtigt und diskriminierungsfrei in Einklang gebracht werden. Dem werden wohl vor allem analytische Arbeitsbewertungsverfahren gerecht, die (meist mit Punktesystemen) nach festgelegten Kriterien alle Tätigkeiten des Unternehmens unabhängig voneinander bewerten und anschließend eine Abstufung oder eine Gewichtung durchführen.
Bisher sieht das deutsche EntgTranspG vor, dass Mitarbeitende mit unterschiedlichen Vertragsarbeitgebern nicht untereinander vergleichbar sind. Nach der neuen ET-RL ist die Bewertung von gleicher und gleichwertiger Arbeit nicht mehr auf die Mitarbeitenden des jeweiligen Arbeitgebers begrenzt. Entscheidend ist, ob die angewendeten Entgeltbedingungen aus einer „einheitlichen Quelle” stammen. Sofern etwa eine Konzernmuttergesellschaft einheitliche Entgeltvorgaben festlegt, sind Mitarbeitende der eingeschlossenen Konzernunternehmen untereinander vergleichbar. Gleiches gilt bei der Anwendung eines einheitlichen Tarifvertrages oder anderer kollektivrechtlicher Regelungen. Dies kann die Gruppe der vergleichbaren Mitarbeitenden erheblich erweitern.
Erschwerend kommt hinzu, dass die ET-RL Tarifprivilegien nicht kennt. Bisher konnten sich Arbeitgeber im Rahmen des EntgTranspG darauf berufen, dass Tätigkeiten unterschiedlicher tariflicher Entgeltgruppen als nicht gleichwertig anzusehen sind. Diese Fiktion wird unter der ET-RL nicht halten. Viele Tarifverträge entsprechen zudem nicht den Vorgaben der ET-RL für objektive und geschlechtsneutrale Entgeltstrukturen. Es bleibt abzuwarten, ob der deutsche Gesetzgeber wünschenswerte Erleichterungen für tarifanwendende Arbeitgeber vornimmt.
Aufgrund der Komplexität der Beurteilung sollten Arbeitgeber jetzt Vergleichsgruppen definieren, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Im Rahmen eines Equal-Pay-Audits lassen sich daraus eventuelle Problemfelder identifizieren und Anpassungsstrategien erarbeiten. Zu erwägen sind regelmäßig arbeitsrechtliche Anpassungsfragen, etwa nach Besitzstandsregelungen für „Altfälle” oder der Nutzung von Änderungskündigungen zur Gehaltsanpassung.
b. Diskriminierungsfreies Recruiting
Unabhängig von der Größe des Unternehmens haben bereits Bewerber künftig einen Anspruch auf Informationen über das Einstiegsgehalt für die betreffende Stelle oder dessen Spanne. Nicht korrekt ist die vielerorts anzutreffende Annahme, damit müsse das Gehalt bereits in Stellenanzeigen offengelegt werden. Die ET-RL erlaubt, die Informationen auch vor dem Vorstellungsgespräch oder auf andere Weise bereitzustellen und lässt dadurch ausreichend Spielraum. Arbeitgeber dürfen Bewerber zudem nicht nach der Entwicklung ihres Gehalts in früheren oder aktuellen Arbeitsverhältnissen fragen. Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen müssen geschlechtsneutral sein und Einstellungsverfahren auf nichtdiskriminierende Weise geführt werden. Arbeitgeber sind gut beraten, wenn sie ihre Bewerbungsprozesse (Stellenanzeigen, Einstellungsverfahren, Dokumentation) aus Anlass der neuen Regelungen einer sorgfältigen Überprüfung unterziehen.
c. Informationspflichten
Arbeitgeber haben ihre Mitarbeitenden proaktiv darüber zu informieren, welche Kriterien für die Festlegung ihres Entgelts, ihrer Entgelthöhen und ihrer Entgeltentwicklung verwendet werden. Die Mitgliedstaaten können Arbeitgeber mit weniger als 50 Beschäftigten von den Informationspflichten ausnehmen. Diesbezüglich wird es – wie auch mit Blick auf das Verfahren und die zeitlichen Abstände – auf die Umsetzung durch den Gesetzgeber ankommen.
d. Auskunftsansprüche
Mitarbeitende können Auskunft über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen der Mitarbeitenden mit gleicher oder vergleichbarer Tätigkeit verlangen, in schriftlicher Form und aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Das war bisher unter dem EntgTranspG nur in Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten möglich. Arbeitgeber müssen ihre Beschäftigten jährlich über ihr Auskunftsrecht und die damit verbundenen Verfahrensschritte informieren. Dies dürfte zu einem deutlich erhöhten Aufkommen an Auskunftsersuchen führen, auf das sich Arbeitgeber einstellen müssen. Flankiert wird der Auskunftsanspruch durch ein Verbot von Verschwiegenheitsklauseln, die Mitarbeitende daran hindern könnten, ihr Entgelt offenzulegen. Arbeitgeber dürfen Mitarbeitende nicht mehr vertraglich zur Geheimhaltung der Höhe ihres Entgelts verpflichten. Entsprechende Verschwiegenheitsklauseln in Musterarbeitsverträgen sollten angepasst werden.
e. Berichtspflichten
Die Berichtpflichten der ET-RL greifen für Arbeitgeber, die mindestens 100 Mitarbeitende beschäftigen. Nach dem EntgTranspG galt die Berichtspflicht bislang nur für Arbeitgeber mit in der Regel mehr als 500 Beschäftigten, die zudem zur Erstellung eines Lageberichts verpflichtet sind. Auch inhaltlich verlangt die ET-RL deutlich umfassendere Berichte als das EntgTranspG. Die Fristen und Intervalle der Berichterstattung richten sich nach der Größe des Unternehmens. Die ersten Berichte sind für Unternehmen mit über 250 Beschäftigten bis zum 7. Juni 2027 bezogen auf das Jahr 2026 fällig. Die Berichte werden an die zuständige Behörde übergeben und sind danach öffentlich einsehbar. Empfehlenswert ist, die Datenverfügbarkeit rechtzeitig sicherzustellen, Vorlagen einzurichten und IT-gestützte Prüfmöglichkeiten zu nutzen, die von der Bundesregierung zur Verfügung gestellt werden sollen. Ergänzt wird die Berichtspflicht um weitere Erörterungs- und Auskunftsansprüche der Arbeitnehmer, Arbeitnehmervertreter, Arbeitsaufsichtsbehörden und Gleichbehandlungsstellen.
f. Joint Pay Assessment
Arbeitgeber mit mehr als 100 Mitarbeitenden sind zu einer gemeinsamen Entgeltbewertung („Joint Pay Assessment”) mit den Arbeitnehmervertretern verpflichtet, wenn sich im Rahmen des Berichts ein Entgeltgefälle von mindestens 5 % in einer Arbeitnehmergruppe ergibt. Dies gilt zumindest dann, wenn das Gefälle nicht gerechtfertigt ist oder innerhalb von sechs Monaten beseitigt wird. Die Richtlinie geht damit weit über die bisherige Regelung des EntgTranspG hinaus. Es lohnt die Vorbereitung der für die gemeinsamen Entgeltbewertung erforderlichen Prozesse und Vorlagen.
3. Sanktionen bei Verstößen
Die ET-RL gibt bei Verstoß gegen den Grundsatz der Entgeltgleichheit Sanktionen vor, insbesondere einen Anspruch auf Schadenersatz und Entschädigung sowie Geldbußen. Möglich sollen auch der Entzug öffentlicher Zuwendungen bzw. der Ausschluss von öffentlichen Ausschreibungen sein. Daneben regelt die ET-RL eine umfassende Umkehr der Beweislast. Arbeitgeber werden künftig im Konfliktfall regelmäßig aktiv nachweisen müssen, dass keine geschlechtsspezifische Entgeltdiskriminierung vorliegt.
4. Fazit
Es bleibt abzuwarten, wie der Gesetzgeber die ET-RL in Deutschland umsetzen wird. Bereits jetzt mehren sich aber bedingt durch steigende mediale Aufmerksamkeit „Equal-Pay-Klagen”, sodass Unternehmen frühzeitig Vorbereitungen treffen sollten. Daneben legt der Umfang des Pflichtenprogramms und der Sanktion ein zeitnahes Handeln nahe. Das bedeutet, die bestehenden Entgeltstrukturen im Unternehmen zu analysieren, eventuelle Diskriminierungspotenziale aufzudecken und im Sinne der ET-RL zu korrigieren. Dabei sind vorhandene Arbeitnehmervertreter einzubeziehen. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dafür nicht nur eine entsprechende Datenverfügbarkeit und -qualität herzustellen, sondern auch Prozesse und Muster festzulegen, um den neuen Informations-, Berichts- und Verhandlungspflichten nachzukommen.