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Artikel aus dem Handelsblatt Journal Future Workplace vom 30.08.2022
Homeoffice und Remote Work sind nichts Neues und viele von uns haben auch schon vor der Pandemie an unterschiedlichen Orten oder von unterwegs gearbeitet. Eine aktuelle Studie von Leesman zeigt, dass 70% der Mitarbeitenden, die vor der Pandemie überwiegend im Büro gearbeitet haben, auch in Zukunft drei bis fünf Tage pro Woche ins Büro kommen wollen. Betrachtet man jedoch die Gruppe derjenigen, die schon vor der Pandemie Erfahrung mit Remote Work gemacht haben, stellt man fest, dass fast 50% dieser Befragten maximal einen Tag pro Woche zurück ins Büro wollen … oder eben gar nicht mehr.
Knackpunkt hybrides Meeting
Immer mehr unserer Meetings, Veranstaltungen und selbst Brainstormings im Rahmen von Workshops werden daher hybrid stattfinden Das bedeutet, dass sich eine gewisse Anzahl an Personen in einem physischen Raum treffen und sich andere „einwählen“, um an diesem Meeting teilzunehmen. Dies funktioniert manchmal recht gut, allerdings haben wir alle auch bereits schlechte Erfahrungen mit hybriden Meetings gemacht: Schon zu oft haben wir als remote Teilnehmende an einem großen Face to faceMeeting nicht gehört, über was am Ende des Tisches diskutiert wurde. Oder durften uns die meiste Zeit den Bauch des Referenten ansehen, der seinen Bildschirm geteilt hatte, sein Kamerabild übertrug und dann zum Start seiner Präsentation aufstand…
Goldene Regeln für goldene hybride Meetings
Um Meetings erfolgreich hybrid durchzuführen, muss in den Unternehmen noch viel verbessert werden. Dabei gibt es eine recht einfache Orientierung für erfolgreiche hybride Meetings:
Ressourcen
Halten Sie eine gut strukturierte Agenda inklusive aller dafür nötigen Informationen und Dokumente vor. Überprüfen Sie die Ressourcen für das Teilen am Bildschirm (z. B. Audioübertragung bei Videoclips) und testen oder installieren sie die Whiteboard-Funktionen im Konferenzsystem für ein (spontanes) Brainstorming.
Sound
Im Vorfeld sind die Rollen der Sprechenden zu definieren und ein Soundcheck im physischen Raum darf nicht fehlen (Mikrofon und Lautsprecher). Bei großen Gruppen sind zusätzliche Mikrofone vorzuhalten und Hintergrundgeräusche auszuschließen, um insbesondere die Verständlichkeit für remote Teilnehmende nicht zu beeinträchtigen. Wenn möglich sollte ein Noise-Cancelling-System eingesetzt und in jedem Fall alle Geräte im Vorfeld getestet werden.
Engagement
Beziehen Sie alle Teilnehmenden, ob remote oder face to face, aktiv in das Meeting ein und starten Sie mit einer Icebreaker-Aktivität. Fordern Sie Rückmeldungen und planen Sie Pausen für Dialoge ein. Halten Sie die Chat-Funktionen im Auge und vergessen Sie nicht, insbesondere die remote Teilnehmenden immer wieder aktiv in die Diskussion einzubeziehen.
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