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Artikel aus dem Handelsblatt Journal Future Workplace vom 07.08.2023
Licht- und datenbasiert zu nachhaltigen und mitarbeiterzentrierten Bürowelten
Ich komme gerne und regelmäßig ins Büro, weil ich mich dort mit meinen Kolleg:innen und Projektpartner: innen am besten austauschen kann. Ich habe eine gute Übersicht, wann ich wen wo vorfinde. Die Arbeitsumgebung fördert unsere Kreativität im Team und erfüllt auch meine individuellen Bedürfnisse für produktives Arbeiten. Ausstattung, Licht, Akustik und Klima tragen zum Wohlfühlen bei.“
Dieses fiktive Zitat beschreibt den Idealzustand, den die neue Arbeitswelt zum Ziel hat. Allerdings sieht die Realität für viele anders aus. Umgebungen und Bedürfnisse der Mitarbeitenden stimmen nicht überein. Eine Situation, die für Mitarbeitende und Unternehmen nicht zufriedenstellend ist. Wie kann ein Lösungsansatz aussehen für die Herausforderungen, die Unternehmen aktuell umtreiben?
Herausforderung: Realität der Büroumgebungen und ihre Auslastung
Büroflächen sind deutlich unter 50% ausgelastet, je nach Branche oder Abteilung sogar nur zwischen 10-15%. Unabhängig von der Ineffizienz in Bezug auf Kosten und Energie sorgen sich die Unternehmen um die Effizienz in den Projekten, um die Kreativität und um die Bindung der Mitarbeitenden an das Unternehmen. Kunden schildern uns, dass seit der Pandemie z. B. die Patentanmeldungen zurück gehen. Also versuchen sie ihre Mitarbeitenden wieder ins Büro zurückzuholen. Die Tech Giganten in den USA wollen das Homeoffice wieder ganz abschaffen.
Das Zurückholen aber funktioniert in einem Marktumfeld des Fachkräftemangels nur über Motivation. Aus meiner Sicht gibt es dazu zwei Strategien: Anreize schaffen und die Hürden absenken. Anreize schaffen können Unternehmen zum Beispiel durch bessere Angebote in den Mitarbeiter-Restaurants. Der Flächenanteil der Gastronomie nimmt in vielen Offices gerade zu. Hürden können Unternehmen senken, wenn Mitarbeitende ihren Park- und Arbeitsplatz bequem vorbuchen können. Und zwar dort, wo auch die Team-Kolleg:innen sitzen.
Herausforderung: Hybride Arbeitsweise und Desksharing
Die neue Arbeitswelt ist hybrid: Arbeiten im Büro, im Homeoffice oder remote work. Aus dieser neuen Flexibilität entsteht auch eine Minimalanforderung: Für alle transparent zu machen, wer wann im Büro oder im Homeoffice ist. Denn das Büro wird immer mehr zum Ort des Austausches, der Zusammenarbeit und weniger zum Ort der Fokusarbeit. Die verlagert sich ins Homeoffice.
Durch die geringere Auslastung der Arbeitsplätze wird Desksharing zum Standard. Immer mehr Kolleg:innen teilen sich die verfügbaren Arbeitsplätze. Das trägt zur Nachhaltigkeit bei. Denn jeder Arbeitsplatz, der nicht benötigt wird, muss nicht möbliert, gereinigt, geheizt oder gekühlt werden. Und so, wie man schon lange Meetingräume gebucht hat, bucht man heute auch die Arbeitsplätze. Wir sehen den Trend, dass Arbeitsplätze zunehmend mit Anzeigen und Sensoren ausgestattet werden. Wie in der Bahn kann damit jeder sehen, welcher Platz gerade verfügbar ist. Und das „Einchecken“ erfolgt dann über einen Sensor, so dass die echte Auslastung auch erfasst wird. Wir erleben dabei, dass die echte Auslastung meist viel höher ist als die Buchungsrate über eine App, weil es noch genug Plätze gibt. Doch dann weiß ein Unternehmen gar nicht, wie viele Arbeitsplätze wirklich benötigt werden.
Lösungsansatz: Licht, Daten und Software
Um Arbeitswelten optimal auf die Anforderungen von New Work und den individuellen Bedarfen eines Unternehmens und seiner Mitarbeitenden vorzubereiten, halten wir drei Punkte für wichtig:
- Die attraktive Gestaltung der Flächen. Dabei spielt die Beleuchtung eine zentrale Rolle, denn Licht schafft eine positive Raumwahrnehmung, fördert Gesundheit und Produktivität.
- Was man nicht messen kann, kann man nicht managen. Licht ist da, wo Menschen sind, und deshalb ein logischer Ort, um Informationen über das Arbeitsumfeld zu sammeln: Auslastung, Lärm, Luftqualität und Temperatur. Wo besteht Anpassungsbedarf, was nutzt meine Organisation, was nutzt ihr, was nicht? Es ist wichtig, die Bedürfnisse, Arbeitsweisen und Präferenzen der Mitarbeitenden zu verstehen.
- Mehrwerte dauerhaft generieren. Software bzw. eine App ist der zeitgemäße Weg, um mit den Mitarbeitenden in Interaktion zu treten. Welche Kolleg:innen sind im Büro? Lohnt es sich für mich, auch ins Büro zu kommen? Wo buche ich dann meinen Arbeitsplatz? Habe ich da meine beiden Monitore? usw.
Wir sehen eine spannende Verknüpfung einer Hybrid- Working-App mit den Sensoren und Anzeigen einer Leuchteninfrastruktur. In dieser Kombination schafft man die Digitalisierung und mitarbeiterzentrierte Gestaltung in den Büroflächen und ermöglicht eine kontinuierliche Anpassung an die sich dynamisch verändernden Bedarfe einer Organisation.
