Spätestens seit Corona ist der Wunsch von Arbeitnehmern nach einer Flexibilisierung der Beschäftigungszeiten allgegenwärtig. Die Zeiten von starren Arbeitszeitmodellen und Kernarbeitszeiten sind in den meisten Branchen endgültig vorbei. Insbesondere die Generationen Y und Z suchen nach Möglichkeiten, die Arbeit mit ihren Lebensphasen in Einklang zu bringen. So würden immer mehr Menschen gerne vorzeitig in den Ruhestand gehen oder längere Freistellungen nehmen. Das Problem sind aber die damit verbundenen erheblichen Einbußen bei der gesetzlichen Rente oder die Finanzierung der Freistellungen. Auch Sabbaticals, die Möglichkeit zu Pflege- und Elternzeiten, Weiterbildung oder auch Teilzeit haben eine immer größere Bedeutung für die Attraktivität einer Arbeitsstelle.
Ein Mittel der Wahl, diese Bedarfe zu decken, sind Zeitwertkonten, auch Arbeitszeitkonten oder Langzeitkonten genannt. Obwohl das Modell stetig beliebter wird, scheuen sich Arbeitgeber häufig noch davor, ihren Mitarbeitern Zeitwertkonten anzubieten. Aber woran liegt das? Dieser Frage werden wir im Folgenden auf den Grund gehen und prüfen, ob die allgemeinen Vorbehalte zu Zeitwertkonten so noch zutreffend sind.
Häufige Argumente, die Arbeitgeber davon abhält, Zeitwertkonten einzuführen:
Die Einführung von Zeitwertkonten ist mit einem hohen Zeitaufwand verbunden.
Dies muss nicht so sein. Suchen Sie sich eine Beratungsgesellschaft, die Sie bei der Einrichtung und Implementierung von rechtssicheren und kostenoptimierten Wertkontensystemen unterstützt. Mittlerweile können Zeitwertkontenangebote schon auf einer voll digitalisierten Plattform eingerichtet und ohne Medienbruch zwischen Kapitalanlageanbietern/Versicherungen und den internen Systemen des Unternehmens angeboten werden.
Es gibt ausreichend renommierte Berater am Markt, die auf entsprechende Softwarelösungen zurückgreifen können und langjährige Erfahrungen vorweisen können. Sie haben schon das ein oder andere Kontensystem eingeführt und kennen die Fallstricke, die es zu beachten gilt. Die richtige Implementierung und Ausgestaltung hat einen entscheidenden Einfluss auf den Erfolg dieses Benefits und schützt vor Risiken, die manchmal erst im Zeitablauf erkennbar werden. Daher lohnt es sich hier, in Qualität zu investieren.
Mitarbeiter verstehen das Modell schnell, aber die Fragen „Lohnt sich das und wieviel?“ sind schwer zu beantworten.
Dies sind Fragen der richtigen Kommunikationsstrategie und Simulationsberechnungen. Von zentraler Bedeutung ist hier ein digitaler Beratungsansatz. Die Mitarbeiter sollten über eine entsprechenden Landing Page relevante Informationen rund um das Thema Zeitwertkonten abrufen können. Neben Informationen zu dem System sind insbesondere Erklärvideos und interaktive Bots zur Funktionsweise von Zeitwertkonten hilfreich, um Interesse bei Mitarbeitern für das Thema zu wecken und verständlich zu erklären, wie das Modell funktioniert und worin die Vorteile liegen. Die spielerische Komponente in der Beratung darf nicht fehlen. Mit Hilfe von Freistellungsrechnern werden die Mitarbeiter in die Lage versetzt, zu Berechnen und Genehmigungen einzuholen. Nach Eingabe der relevanten Parameter „beantwortet“ der Freistellungsrechner die wichtigsten Fragestellungen. Dazu gehört insbesondere die Beantwortung der Frage, wie viel monatlich gespart werden muss, um einen definierten Zeitraum in Freistellung gehen zu können. In Bezug auf Planung des Vorruhestands wird die wichtige Frage beantwortet, wann und mit welchem Gehalt ich in den Vorruhestand gehen kann, wenn ich einen gewissen Betrag monatlich anspare. Kleine Spielereien wie z. B. Schieberegler, mit denen die Mitarbeitenden ihre Eingaben je nach Bedarf anpassen können und das neue Ergebnis dann umgehend angezeigt wird, wirken Wunder.
Die Verwaltung des Zeitwertkontos ist aufwändig.
Hierzu ein klares „es kommt darauf an.“ Kleineren und mittleren Unternehmen ist zu empfehlen, die komplette Verwaltung von Zeitwertkonten auf einen externen Dienstleister auszulagern. Die Zahl der Anbieter die entsprechende Administration-as-a-Service anbieten, wächst kontinuierlich.
Wenn Sie die Zeitwertkontenverwaltung dennoch intern durchführen möchten, dann ist eine leistungsstarke Bestandsverwaltungslösung unabdingbar. Diese muss in der Lage sein, die speziellen Anforderungen bei der Administration aktueller Zeitwertkontenmodelle abzudecken. So sollte die eingesetzte Systemlösung idealerweise mit einem hohen Automatisierungsgrad den gesamten Lebenszyklus eines Zeitwertkontos unterstützen. Von der Einrichtung über die Spezifizierung der Parameter zur Insolvenzsicherung bis hin zur Auflösung bei Freistellung oder im Störfall.
Die Software sollte insbesondere sicherstellen, folgende Standardprozesse zu steuern und automatisch durchzuführen:
- Verarbeitung von Datenmeldung, Protokollierung, Reporting
- Durchführung des Handelsprozesses (Generierung Order, Verarbeitung Quittungen, Verbuchen auf virtuellen Arbeitnehmerkonten)
- Durchführung von Umschichtungen und Konzernwechseln
- Verarbeitung Ertragsausschüttungen
- Sicherungsbestandsermittlungen
- Inanspruchnahme/Störfallabwicklung (insbesondere Berechnung der SV-Luft)
Die Software muss darüber hinaus in der Lage sein, verschiedene Anlagepläne abzubilden und unterschiedliche Finanzierungsprodukte (Fonds, Life-Cycle-Modelle, Versicherungs- und Hybridprodukte) verwalten zu können.
Fazit:
Langzeitkonten sind ein sehr interessantes Benefit für Mitarbeiter und mittlerweile bereits in vielen Branchen notwendig, um in der Werbung um Personal nicht ins Hintertreffen zu geraten. Mit dem richtigen Partner an Ihrer Seite und/oder der richtigen Verwaltungssoftware ist das Thema auch für Sie als Arbeitgeber gut zu händeln.
Michael Ries ist Geschäftsführer der adesso benefit solutions GmbH und hat mehr als 20 Jahre Erfahrung in der ZWK-Beratung. Darüber hinaus er ist Gründungsvorstand der Arbeitsgemeinschaft Zeitwertkonten e. V. und leitet den Fachkreis Administration und Digitalisierung.