Mit dem Vormarsch hybrider Arbeitsmodelle werden auch flexible Arbeitsplätze attraktiver. Eine Folge: Zahlreiche leerstehende Schreibtische und ungenutzte Büroflächen. Einer Umfrage des ifo-Instituts zufolge bleiben in Deutschland derzeit 12,3 Prozent der Bürofläche unbesetzt – also fast jeder achte Schreibtisch. Das ist dreimal so viel wie noch vor wenigen Jahren. Abhilfe schafft das Desk Sharing-Konzept, bei dem Mitarbeitende keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern sich jeden Tag aufs Neue einen freien Schreibtisch suchen. Das mag zwar zunächst kompliziert klingen, diese Strategie entfaltet mit den richtigen Tools jedoch ein riesiges Potenzial für mehr Flächeneffizienz, Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit. Ivan Cossu, CEO und Co-Gründer von deskbird, erklärt in 5 Schritten, wie jedes Unternehmen das Beste aus dem Desk Sharing herausholt.
Wozu Desk Sharing nutzen?
Sowohl Unternehmen als auch Mitarbeitende profitieren von diesem Konzept: Unternehmen nutzen die vorhandene Bürofläche effizienter und reduzieren Kosten, da sie insgesamt weniger Räume und Arbeitsplätze benötigen. Darüber hinaus kann der Wechsel zu einem hybriden Arbeitsmodell genutzt werden, um Büroräume umzugestalten. An die Stelle leerer Schreibtische tritt eine Lounge, Kantine oder Kaffeeküche, die das soziale Miteinander fördert. Aufgrund der flexiblen Arbeitsplätze sitzen zudem täglich unterschiedliche Kolleg:innen nebeneinander, was zu spannenden Gesprächen führt, neue Freundschaften fördert und Arbeitsalltag abwechslungsreicher macht.
Wie führen Unternehmen Desk Sharing aber am besten ein?
- Klare Ziele definieren
In einem ersten Schritt müssen Unternehmen festlegen, was sie mit der Einführung von Desk Sharing erreichen möchten. Soll das hybride Arbeitsmodell leeren Schreibtischen entgegenwirken? Ist es das Ziel, starre Strukturen aufzulockern und das Gemeinschaftsgefühl der Belegschaft zu stärken? Oder streben sie danach, ihre Kosten zu senken? Eine konkrete Zielsetzung hilft dabei, den Erfolg des Desk Sharings zu messen.
- Das Team einbeziehen
Die gesamte Belegschaft sollte an der Umstellung zum Desk Sharing von Anfang an teilhaben. Der Verlust eines festen Schreibtisches ist für viele eine große Umgewöhnung. Mitarbeitende sollten daher vorab die Möglichkeiten erhalten, ihre Erwartungen und Wünsche mitzuteilen, aber auch ihre Ängste und Sorgen anzusprechen. Doch mit dieser Vorbereitung allein ist es nicht getan. Vorgesetzte sollten sowohl während als auch nach der Umstellung Feedback einholen. Damit zeigen sie ihre Wertschätzung und erkennen Verbesserungsmöglichkeiten.
- Ein Arbeitsplatz-Buchungssystem ist ein Muss
Mit einem Arbeitsplatz-Buchungssystem organisieren Mitarbeitende ihren Büroalltag und genießen reibungslose Flexibilität. Sie verschaffen sich einen Überblick über den Arbeitsort ihrer Kolleg:innen und buchen in nur wenigen Klicks ihren Arbeitsplatz im Büro. So planen sie gemeinsame Tage vor Ort schnell und einfach. Idealerweise ist die Software darüber hinaus nahtlos in bestehende Systeme wie MS Teams, Slack oder Outlook integrierbar und bietet wertvolle Analysen zur Büroauslastung.
- Passende Voraussetzungen schaffen
Die Einführung zusätzlicher digitaler Tools erleichtert den Arbeitsalltag erheblich, da Kollaborations- und Projektmanagement-Plattformen eine effektive Zusammenarbeit besonders in hybriden Arbeitsmodellen erleichtern. Des Weiteren können Meditations-Apps eine bessere Work-Life-Balance fördern und das persönliche Wohlbefinden steigern.
Beachten Unternehmen zudem den Activity-Based-Working-Ansatz, verstehen sie, dass Mitarbeitende verschiedene Tätigkeiten ausüben und daher unterschiedliche Arbeitsbedingungen bevorzugen. Wird die Ausstattung von Schreibtischen in einer Arbeitsplatz-Buchungssoftware vermerkt, können Mitarbeitende den jeweils idealen Platz auswählen: mit einem, zwei oder keinem Monitor, falls das Unternehmen eine BYOD-Strategie verfolgt.
- Daten analysieren und Strategien optimieren
Bei jeder Strategie unabdingbar: Unternehmen müssen flexibel bleiben. Auch nach erfolgreicher Implementierung sollten sie regelmäßig Feedback einholen, um potenzielle Probleme zu besprechen und ihr Desk Sharing-Konzept kontinuierlich zu verbessern. Analysieren sie gewonnene Daten von Arbeitsplatz-Buchungssystemen, ist es leichter, fundierte Entscheidungen zu treffen und das Büro stetig zu optimieren. Dadurch stellen Verantwortliche sicher, dass die Arbeitsplatzgestaltung den Bedürfnissen und Anforderungen der Mitarbeitenden bestmöglich gerecht wird.
Mit Desk Sharing in die Zukunft der Arbeitswelt
Der Umstieg auf das Desk Sharing-Konzept ist für viele Mitarbeitende anfangs mit Unsicherheit verbunden. Mit der richtigen Strategie inklusive der passenden Tools und Techniken profitieren jedoch Unternehmen und Belegschaft gleichsam von den Neuerungen – ein wichtiger Step auf dem Weg in die Zukunft der Arbeitswelt.