Die Einführung neuer Technologien gehört in Unternehmen zum Alltag. Doch nicht selten können die damit verbundenen Erwartungen nicht erfüllt werden. Der gewünschte Mehrwert für das Geschäft stellt sich nicht ein, da die Technologie nicht wie geplant von den Mitarbeiter*innen genutzt wird. Denn sind diese nicht mit der Technologie vertraut oder kann die Technologie keinen sichtbaren Zweck erfüllen, fehlen Akzeptanz und Bereitschaft zur Nutzung.
Eine jährliche Studie von Couchbase zur digitalen Transformation zeigt auf, dass 91% der deutschen Unternehmen im vergangenen Jahr mit gescheiterten, verzögerten oder zurückgestutzten Digitalisierungsvorhaben konfrontiert waren. Dies kostete sie durchschnittlich 4,9 Millionen Dollar.
Um dem Scheitern vorzubeugen, ist es notwendig, die Mitarbeiter*innen frühzeitig in den Prozess mit einzubinden. Das bedeutet für die IT, dass die Entscheidung über die Einführung neuer Technologien gemeinsam mit den beteiligten Mitarbeiter*innen getroffen werden muss und damit über das bekannte Aufnehmen von Anforderungen hinausgeht. Zudem kommen die Impulse für den Einsatz neuer Technologien im besten Fall initial aus den Fachbereichen. Denn wenn hier der direkte Mehrwert erkannt ist, werden die neuen Technologien aktiv genutzt und können zudem an den Bedürfnissen der Nutzer*innen weiterentwickelt werden.
Der Demokratisierungsprozess
Die wichtigste Komponente bei der Einführung neuer Technologien ist immer der Mensch. Dabei spielen Fragestellungen zur inneren Haltung und Motivation eine entscheidende Rolle. Zusätzlich ist es wichtig, dass die Unternehmenskultur und auch -struktur so geschaffen sind, dass die Mitarbeiter*innen Offenheit dem Neuen gegenüber entwickeln können. Dabei sind klar definierte Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Akzeptanz und Ausübung dieser von Bedeutung.
Der erfolgreiche Einsatz neuer Technologien ist also abhängig von der Zusammenarbeit der Geschäftsführung, der IT-Abteilung, den Fachabteilungen und den Anwender*innen. Hierbei ist es wichtig, den Fachbereichen nicht nur das Definieren von Anforderungen zu überlassen, sondern sie den Einführungsprozess aktiv mitgestalten zu lassen und ihnen mehr Verantwortung aus der IT zu übertragen.
Oftmals erfolgt die Einführung neuer Technologien in einem kleinen Projektteam. Als Beispiel dient hier die Automatisierung des Schadenmeldeprozesses in einer Versicherung. Ist der erste Softwareroboter einsatzbereit und erfolgreich in die Produktivumgebung implementiert, soll die Automatisierung auf die gesamten Schadenmeldeprozesse ausgeweitet werden. Wurde der Fachbereich bisher nicht aktiv mit einbezogen, kommt spätestens zu diesem Zeitpunkt Widerstand auf. Dieser kann sich im Nichterkennen des Nutzens bis hin zur Angst vor dem Verlust des Arbeitsplatzes begründen. Ein frühzeitiges Einbinden der Mitarbeiter*innen verhindert den Widerstand und befähigt diese, die Softwareroboter selbstständig zu nutzen und sie ggf. sogar auf Low-Code-Level selbstständig weiterzuentwickeln. Sind die ersten Mitarbeiter*innen in den Prozess involviert, lässt sich die Technologie um einiges einfacher in die Belegschaft tragen.
Gerade das Einbinden von bereits involvierten Mitarbeiter*innen oder auch Meinungsträger*innen als Multiplikatoren ist wirkungsvoll. Wer bereits von dem Thema überzeugt und begeistert ist, trägt den Nutzen und die Mehrwerte gerne in die Belegschaft. Gleichzeitig sollten auch kritische Stimmen gehört und die Auseinandersetzung damit gefördert werden. Hierbei ist ein transparenter, offener Umgang ein bewährtes Mittel.
Ein Demokratisierungsprozess trägt somit effektiv dazu bei, eine Veränderungskultur zu etablieren, den Change-Prozess zu managen und die Organisation in Ihrer Gesamtheit zu befähigen. IT und Fachbereiche bilden so ein gemeinsames Wertschöpfungssystem, welches dazu beiträgt, neue Technologien erfolgreich einzuführen und die Kosten zu senken.