Mit der Digitalen Rentenübersicht geht Deutschland einen wichtigen Schritt hin zu mehr Transparenz in der Altersvorsorge. Bürgerinnen und Bürger sollen zukünftig auf einen Blick erkennen können, welche Rentenansprüche sie aus gesetzlicher, betrieblicher und privater Vorsorge erwarten dürfen.
Einen Beitrag dazu leistet auch die PENSIONSKASSE Deutscher Genossenschaften VVaG (PenkaDG). Die mittelgroße Pensionskasse mit gut 1 Mrd. Bilanzsumme, aktuell gut 13.500 Anwärtern und 5.500 Rentnern hat sich frühzeitig auf diesen Wandel vorbereitet und den Prozess inzwischen erfolgreich durchlaufen. Von der strategischen Planung über technische Meilensteine bis zum Live-Betrieb – mit ihrem Praxisbericht zeigt sie, welche Erfahrungen gesammelt wurden und mit welchen Herausforderungen sie auf dem Weg zur erfolgreichen Anbindung an die Zentrale Stelle für die Digitale Rentenübersicht (ZfDR) umgehen musste.
Für die PenkaDG war es gleichzeitig die Chance, die Digitalisierung der Renteninformation nicht nur umzusetzen, sondern die Anforderungen zur Modernisierung ihrer Prozesse zu begreifen.
Entscheidung mit Weitblick
Wesentlich und sehr förderlich für die Anbindung an die ZfDR war die umfassende Neuausrichtung der PenkaDG in ihrer IT-Infrastruktur.
Ende 2021 stellte die PenkaDG ihre IT-Landschaft vollständig neu auf und verschaffte sich damit eine gute Ausgangslage für ihre unternehmerische Zukunftsgestaltung. Wesentlich dabei war auch der Wechsel ihrer Bestandsverwaltungssoftware. In dem Zusammenhang erfolgte eine vollständige Überarbeitung ihrer Standmitteilungen an die Versicherten. Dabei orientierte sie sich früh an den zukünftigen Anforderungen der Digitalen Rentenübersicht. Angesichts der Komplexität der technischen Umsetzung traf sie eine wichtige Entscheidung: die PenkaDG entschied sich bewusst gegen eine alleinige interne Umsetzung der Anbindung ihrer Daten an die ZfDR. Vielmehr entschied sie sich für die Einbindung eines Intermediärs, um eine stabile technische Schnittstelle zur ZfDR von Beginn an zu etablieren.
In der Auswahl des Dienstleisters fiel die Wahl sehr schnell auf den seit vielen Jahren gut etablierten Dienstleister ihrer Bestandssoftware, der sich bereits sehr früh mit den Anforderungen der Digitalen Rentenübersicht auseinandergesetzt hatte und demzufolge weit im Entwicklungsprozess vorangeschritten war.
Projektstart im Frühjahr 2022: Vom Workshop bis zur Umsetzung
Im Frühjahr 2022 begann die gemeinsame Projektarbeit. In mehreren Workshops wurden die Anforderungen strukturiert erarbeitet, Meilensteine festgelegt und die Entwicklung zweier Module inhaltlich vertieft.
Eine zentrale erste Aufgabe war im Projekt die Erhebung und Pflege der Steueridentifikationsnummern (Steuer-ID). Diese sind ein notwendiger Schlüssel zur Identifikation der Rentenansprüche im digitalen System. In der Vergangenheit hatte die PenkaDG die Steuer-ID lediglich bei Eintritt in den Leistungsbezug abgefragt. Die Folge: Eine erhebliche Lücke in der Datenbasis, die nun zu schließen war. Mit Hilfe des ersten Moduls wurde ein zentrales Antragsverfahren über die Zentrale Zulagenstelle für Altersversmögen (ZfA) aufgesetzt, um die fehlende Steuer-ID automatisiert zu beschaffen. Die Datenlage konnte durch diesen Prozess signifikant verbessert werden. Wo es dennoch nötig war, wurden fehlende Angaben über Arbeitgeber oder direkt bei den Anwärtern eingeholt. Heute gehört die Steuer-ID fest zum Aufnahmeprozess neuer Mitglieder, was eine direkte Konsequenz aus dem Projekt ist.
Anbindung an die ZfDR
Das zweite Modul zielte auf den künftigen Regelbetrieb und damit die Anbindung an die ZfDR ab. Es bildet also heute die Schnittstelle zwischen der PenkaDG und ZfDR und ist somit der Intermediär. Im Zuge der Erstanbindung mussten Sonderfälle etwa durch tarifliche Besonderheiten beachtet werden. Im Sommer 2023 wurde dann die technische Infrastruktur für die Kommunikation der Daten aufgebaut und es folgte die offizielle Registrierung der PenkaDG bei der ZfDR. Dies war ein zentraler Meilenstein, der die Grundlage für die ersten Verbindungstests bildete.
Für die verschlüsselte Kommunikation zwischen den Servern werden digitale Zertifikate eingesetzt, signiert durch das Trustcenter der Deutschen Rentenversicherung. Obwohl die PenkaDG nicht an der offiziellen Pilotphase teilnahm – aus Kapazitätsgründen aufgrund paralleler sehr wichtiger Projekte – konnte sie dennoch aus Pilotprojekten vergleichbarer Pensionskassen profitieren, die sich ebenfalls für den Intermediär der PenkaDG entschieden hatten.
Live seit Mai 2024
Nach erfolgreicher Anbindung war es dann endlich so weit. Im Mai 2024 wurde die erste Renteninformation mit dem 31.12.2023 erfolgreich auf der digitalen Plattform bereitgestellt. Die vorbereitenden Tests zur Sicherstellung der korrekten Darstellung und technischen Funktionalität wurden im Frühjahr 2024 durchgeführt.
Seither können Mitglieder der Kasse ihre Renteninformation auch ohne Probleme über die Plattform der ZfDR einsehen – aus Sicht der PenkaDG ein echter Mehrwert in Richtung Transparenz und die Digitalisierung der Dokumente der Kasse.
Der jährliche parallele postalische Versand bleibt vorerst bestehen, jedoch sollen die Vorteile aus der Anbindung an die ZfDR ausgenutzt werden. Die PenkaDG plant, nachdem sie im Frühjahr 2025 ihr Arbeitgeberportal erfolgreich eingeführt hat, zusätzlich ein Mitgliederportal– voraussichtlich bis Ende 2026 – auf den Weg zu bringen und im Zuge des Livegangs die Renteninformation auch auf dieser eigenen Plattform bereit zu stellen.
Reibungsloser Regelbetrieb mit Qualitätssicherung
Seit dem Start läuft die technische Anbindung stabil. Um die langfristige Funktionalität der Schnittstelle sicherzustellen, werden regelmäßig Testabrufe durchgeführt. Die Überwachung sorgt für ein hohes Maß an Betriebssicherheit. Technische Probleme sind bislang nicht aufgetreten.
Kommunikation und Mehrwert
Frühzeitig hat die PenkaDG also erkannt, dass die Digitale Rentenübersicht mehr als ein technisches Projekt ist. Die Digitale Rentenübersicht ist inzwischen ein Bestandteil in der Mitgliederkommunikation geworden. So wurde das Marketingmaterial der ZfDR aus Frühjahr 2025 aufgegriffen und in eigene Informationskanäle eingebunden – mit dem Ziel, den Bekanntheitsgrad der Plattform zu steigern.
Fazit
Die Umsetzung der Digitalen Rentenübersicht war für die PENSIONSKASSE Deutscher Genossenschaften ein wichtiger Schritt in Richtung Zukunftsgestaltung und Positionierung gegenüber ihren Kunden. Die Umsetzung bedeutete eine intensive Auseinandersetzung mit Prozessen, Daten und Schnittstellen. Insgesamt war das Projekt also mehr als eine technische Umstellung: Es war ein Impuls für Modernisierung, Prozessoptimierung und Digitalisierung der PenkaDG.
