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Artikel aus dem Handelsblatt Journal „Betriebliche Altersversorge und Kapitalanlage“ vom 20.06.2024
Die betriebliche Altersvorsorge (bAV) ist bisher für alle Beteiligte – Arbeitgeber, Arbeitnehmer, Vermittler und Versicherer – ein verwaltungsintensives Unterfangen. Versicherer initiieren daher Digitalisierungsprojekte, um eine schnelle und transparente Abwicklung der bAV zu ermöglichen. Es wird noch Jahre dauern, bis die Branche vollständig digital aufgestellt ist – aber Schnittstellen und künstliche Intelligenz bieten vielversprechende Abhilfe.
Administrative Komplexität in der bAV: Eine Herausforderung für alle Beteiligten
Je komplexer ein Thema ist, desto herausfordernder ist es, dieses zu digitalisieren. Die Komplexität der bAV ergibt sich aus der Vielzahl der beteiligten Stakeholder, die alle unterschiedliche Anforderungen und Bedürfnisse haben. Von den Herausforderungen der bAV sind insbesondere die Personalabteilungen mittlerer und großer Unternehmen betroffen. Jede Veränderung im Status der Mitarbeitenden kann Auswirkungen auf deren bAV haben. Daher müssen Veränderungen im Arbeitsverhältnis wie Elternzeit, Langzeiterkrankung oder der Unternehmensaustritt kontinuierlich erfasst und verarbeitet werden. Ohne digitale Unterstützung wird die Verwaltung schnell zur Mammutaufgabe, denn manuelle Prozesse sind fehleranfällig, zeitaufwendig und kostenintensiv. Je nach Unternehmensgröße können so schnell Kosten im sechsstelligen Bereich pro Jahr entstehen. Mit digitalen Lösungen lassen sich diese Ausgaben deutlich reduzieren.
Digitale HR-Schnittstellen: Der Schlüssel zu mehr Effizienz
Was ist also die Lösung, um den Aufwand der bAV-Verwaltung in der HR-Abteilung zu senken? Ein wichtiges Instrument sind Schnittstellen. Im Idealfall bietet ein Versicherer diese an, um Vorgänge digital zu übermitteln und Daten sowie Dokumente digital an den Arbeitgeber zurückzuliefern. Darüber hinaus ermöglichen Schnittstellen personalisierte Portale für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, in denen sie Dokumente transparent darstellen und Änderungen automatisch anpassen können. Die Implementierung dieser Schnittstellen ist jedoch ebenfalls komplex. Selbst wenn die Versicherer sie zur Verfügung stellen, müssen sie erst in das bestehende HR-System integriert werden – und zwar für jeden Versicherer einzeln. Für die meisten Arbeitgeber ist das kaum realisierbar. Hier kommen bAV-Portallösungen ins Spiel, die eine Alternative zur direkten Anbindung über WebService-Schnittstellen bieten. Der Datentransfer vom HR-System zum bAV-Portal und umgekehrt wird durch einen einfachen Datenaustausch erleichtert. Das Portal übernimmt die schnittstellenkonforme Datenübermittlung an das System des Versicherers, visualisiert Vertragsdaten, stellt Dokumente bereit und verteilt diese an die Arbeitnehmer. Außerdem meldet es Veränderungen im Bestand.
Herausforderungen bei der Integration verschiedener Versicherer
Soweit so gut – herausfordernd wird es, wenn der bereitstellende Versicherer die Speicherung und Verwaltung von Verträgen anderer Versicherer nicht zulässt. In diesem Fall kann nicht der gesamte Vertragsbestand in einem System verwaltet werden. Die HR-Abteilung muss für einen Teilbestand weiterhin auf einen manuellen Workaround zurückgreifen. Bei bAV-Portallösungen, die von Vermittlern und Maklern angeboten werden, besteht dieses Problem in der Regel nicht. Diese können alle Verträge darstellen, ermöglichen HR und Arbeitnehmern den Zugriff auf sämtliche Dokumente. Solche Lösungen können auch als Middleware dienen, indem sie den Datentransfer zwischen dem HR-System und den Systemen der Versicherer standardisieren. Sie bereiten die Daten so auf, dass sie für Stakeholder in der jeweils benötigten Form verfügbar sind und der Digitalisierungsgrad des Versicherers erstmal irrelevant ist. So können bAV-Portallösungen bestehende Digitalisierungslücken effektiv überbrücken.
Zukunft der bAV: Digitale Affinität und künstliche Intelligenz
Langfristig sollten sich die Digitalisierungslücken schließen, wozu generative KI wesentlich beitragen wird. Sie bietet eine neue Art der Prozessautomatisierung und kann bei Versicherern in der gesamten Wertschöpfungskette eingesetzt werden. Auch HR-Schnittstellen wird sie zukünftig wesentlich verbessern:
- Intelligente Datenanalyse: KI-Algorithmen können große Mengen an Daten schnell und effizient analysieren. Dies ermöglicht eine präzise und zeitnahe Erfassung im Mitarbeiterstatus, die automatisch in die bAV-Systeme übertragen werden.
- Verbesserte Datensicherheit: KI kann Sicherheitsprotokolle implementieren und überwachen, wodurch der Datenaustausch zwischen HR-Systemen und Versicherern noch sicherer erfolgt.
- Predictive Analytics: Durch den Einsatz von KI können HR-Abteilungen Vorhersagemodelle nutzen, um Trends und Muster in den bAV-Daten zu erkennen und proaktiv auf Veränderungen reagieren.
- Optimierte Schnittstellenintegration: KI kann dazu beitragen, Schnittstellen nahtlos zu integrieren und Daten in Echtzeit zwischen verschiedenen Systemen zu synchronisieren.
Insofern ist es wichtig, bei der Neueinrichtung oder Neuordnung der bAV nicht nur den Preis und die Leistungen der Versicherungsprodukte miteinander zu vergleichen, sondern auch die digitale Affinität der Versicherer. Die Digitalisierung wird zunehmend ausschreibungsrelevant und eine zeitgemäße Technik zum Entscheidungskriterium.
