Digitalisierung ist nicht nur die Umsetzung analoger Prozesse in digitale Prozesse. Eine Digitalisierung muss mit Möglichkeiten bieten, die in der analogen Prozesswelt nicht oder nur mit großen Aufwand möglich sind.
Ein Beispiel wäre die jährliche Bewertung der bAV-Verpflichtungen für die Unternehmensbilanz durch externe Gutachter. Nicht selten verstehen auch große Unternehmen hier unter Digitalisierung, dem Gutachter Excel-Listen mit den jährlichen Veränderungen vor dem Bilanzstichtag zu übermitteln. Insofern ist Excel ja auch schon Digitalisierung. Und zwar keine neue, so werden diese Daten seit Jahren übermittelt. Alle Veränderungen der Stamm- und bAV-Daten werden hierbei über das Jahr gesammelt und dem Gutachter übergeben, der dann die Bewertung auf seinen Systemen erstellt. Nun wäre es natürlich möglich, diesen Datenaustausch über Excel monatlich durchzuführen. Dann sammelt der Gutachter halt die Daten und rechnet auf seinen Systemen zum Jahresschluss.
Im Grunde existiert hier nicht einmal ein digitaler Prozess. Lediglich die Daten wurden digital übermittelt. Mit einer Digitalisierung hat das also wenig oder nichts zu tun.
Was wäre denn nun an diesem Beispiel ein digitaler Prozess?
Stellen wir uns vor, einem Unternehmen stünde ein bAV-Tool zur Verfügung, das direkt und kontinuierlich mit den HR-Systemen des Kunden interagiert. Dann liegen im bAV-Tool immer und zu jedem Zeitpunkt alle Daten zu Mitarbeitern und Versorgungsberechtigten vor. Das bAV-Tool wiederum kennt alle gesetzlichen bAV-Regularien wie auch alle bAV-Regelungen (Versorgungsordnungen) des Unternehmens. Die bAV-Daten sind hier digitalisiert und das Tool bringt auch schon ein wenig Automatisierung, denn es berechnet auf diesem Datenstand die aktuellen Leistungen der an die Mitarbeiter erteilten Zusagen und liefert gleichzeitig die erforderlichen Leistungsbescheinigungen. HR wird also erheblich entlastet.
Stellen wir uns jetzt weiter vor, dass das bAV-Tool nun noch über versicherungsmathematische Rechenkerne für die aktuarielle Bewertung von Zusagen verfügt. Damit wäre das Tool in der Lage, jederzeit die Leistungen von Zusagen nicht nur zu berechnen, sondern auch aktuariell zu bewerten. Dem Unternehmen stünden so zu jedem Zeitpunkt die exakten Verpflichtungen quasi auf Knopfdruck zur Verfügung. Wenn diese Werte nun automatisch in die Geschäftsplanung integriert werden, wäre das schon mehr als bloße Digitalisierung.
Wirklich interessant wird das aber dann, wenn dieses Tool zu jedem Zeitpunkt quasi auf Knopfdruck Hochrechnungen und Simulationen über die Entwicklung von Rückstellungen, die Entwicklung des Personal- und Finanzaufwandes über einen frei definierbaren Prognosezeitraum in der Zukunft liefert. Oder Cashflow-Entwicklungen von z.B. Rentenzahlungen, von Beitragszahlungen an KVG’s oder CTA’s oder externe versicherungsförmige Versorgungsträger.
Denn diese Daten benötigten Unternehmen nicht nur laufend zur Unternehmenssteuerung sondern auch, wenn es um Unternehmensbewertungen bei Kreditvergaben oder M&A geht. Und wenn das Tool jetzt noch die versicherungsmathematischen Gutachten generiert, haben wir zumindest den Teil der Direktzusagen – und das ist immer noch der Hauptdurchführungsweg in den deutschen Unternehmen – nicht nur digitalisiert, sondern automatisiert.
Und genau dies ist mit unserem bAV-Tool bixie möglich
Mit dem Modul Management Services von bixie kann jede Versorgungssystematik abgebildet und berechnet werden – es stellt alle Funktionen zur professionellen Administration einer betrieblichen Altersversorgung bereit. Unternehmen, aber auch Versorgungsträger wie Pensions- und Unterstützungskassen können damit Versorgungswerke bzw. Pensionspläne in Eigenregie administrieren oder die Verwaltung ganz oder in Teilen bei voller Transparenz auch an PCAK auslagern.
Das Modul „Actuarial Services“ Modul bietet die Bewertung des Verpflichtungsumfanges, Hochrechnung und die Simulation von Pensions- und angrenzenden Personalverpflichtungen und generiert die versicherungsmathematischen Gutachten für die jeweiligen Bilanztypten nach HGB, EStG, IFRS- bzw. US-GAAP.
In bixie liegt also ein aktuelles digitales Abbild der bAV eines Unternehmens vor. Die bAV ist digitalisiert und diese Datenbasis stellt die Grundlage für die Automatisierung der Steuerung der bAV dar.
Die Module Employee Self Services und Payroll Services setzen auf dem digitalen Abbild der bAV im bAV-Tool auf. Mit Ihnen lassen sich dann die Prozesse von und zum Mitarbeiter bzw. den Versorgungsberechtigten und auch die Lohnabrechnung für Versorgungsbezieher automatisieren.