Case Study
Als INNIO im Jahr 2018 von einer Private Equity-Gesellschaft übernommen wurde, ging das Unternehmen eine Partnerschaft mit Basware ein, um ein neues Kreditorenbuchhaltungssystem zur Unterstützung seiner globalen Organisation zu implementieren. Mit der Unterstützung von Basware konnte INNIO erhebliche Effizienzsteigerungen erzielen, seine Shared Services zentralisieren und Skonti in Millionenhöhe realisieren.
INNIO Jenbacher entwickelt und produziert Gasmotoren und Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen in der österreichischen Stadt Jenbach in Tirol. Das weltweit tätige Unternehmen ist ein führender Anbieter von Gasmotoren für erneuerbare Energien und arbeitet mit über 10.000 Lieferanten zusammen.
DIE HERAUSFORDERUNGEN
Im Jahr 2018 kaufte ein Private Equity-Investor INNIO Jenbacher von seiner Muttergesellschaft General Electric.
Zum ersten Mal benötigte INNIO ein eigenständiges Kreditorenbuchhaltungssystem, und da die Ausgliederung aus GE den Zeitplan diktierte, musste das System schnell implementiert werden.
Angesichts des großen Volumens an PDF-Rechnungen suchte INNIO nach einer flexiblen Lösung mit einer angemessenen Erkennungssoftware und Rechnungseingangsdienstleistungen . Die Lösung musste INNIO in mehreren Märkten unterstützen und die Vision von der Zentralisierung der Kreditorenbuchhaltungsdienste an einem Standort unterstützen.
Schließlich musste die Lösung in den Best-of-Breed-Ansatz von INNIO passen und sich in das Oracle ERP von INNIO integrieren lassen.
WIE INNIO MIT BASWARE 100% DATENERKENNUNG ERREICHT
Nach der Prüfung von sechs Anbietern entschied sich INNIO für Basware aufgrund der offenen Architektur, der sehr guten Rechnungserkennungsfähigkeiten und der globalen Rechnungseingangsdienstleistungen . Für die Implementierung wurde INNIO ein eigenes Projektteam zugewiesen, das für die Überwachung und Lösung von Problemen bei der Einführung der Lösung in den verschiedenen Rechtseinheiten verantwortlich war.
INNIO entschied sich zunächst für die Standardlösung, arbeitete aber später mit den Beratern von Basware zusammen, um eine maßgeschneiderte Lösung zu entwickeln, die genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten war, und überarbeitete die internen Prozesse, um den Automatisierungsgrad zu erhöhen.
Darüber hinaus wurde eine Kampagne zur Befähigung von Lieferanten gestartet, um diese für die Anbindung an das Basware-Lieferantenportal zu schulen.
„Wir haben Millionen von Euro pro Jahr an Rabatten eingespart, was für ein Unternehmen der Größe von INNIO eine große Sache ist.“ Gergely Szappanos, Finance COE Lead, INNIO
ERGEBNISSE
Basware war in der Lage, die unmittelbaren Anforderungen von INNIO zu erfüllen und das Unternehmen bei der Abspaltung von GE zu unterstützen. Basware hat dann mit INNIO zusammengearbeitet, um die Effizienz der Finanzprozesse zu steigern.
„Die Rechnungseingangsdienstleistungen sind einwandfrei. Wir haben eigentlich keine Diskussionen zu diesem Thema. Sie arbeiten im Hintergrund. Wir wissen nicht einmal, dass es sie gibt, weil sie so nahtlos sind.“ Zoltan Fuszek, Program Manager, INNIO
Heute liegt der Anteil der kontrollierten Ausgaben bei 95 %, der Anteil elektronischer Rechnungen bei 85 % und der automatische Abgleich bei 70 %. Dieser hohe Automatisierungsgrad hat es INNIO ermöglicht, seine Kredtorenbuhhaltungsfunktion von 10 Standorten auf ein einziges Team in Budapest zu zentralisieren.
In den letzten 12 Monaten konnte der Ressourcenbedarf um 30-50 % reduziert werden. Außerdem kann sich das Kreditorenbuchhaltungsteam auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren, wie z. B. die Realisierung von Skonti, das Erstellen von Zahlungsplänen und die Verbesserung der Gesamteffizienz der Kreditorenbuchhaltung.
Laut Szappanos kann das Kreditorenbuchhaltungsteam fast die Hälfte der eingehenden Rechnungen priorisieren und eine Rechnung innerhalb von 30 Minuten nach Einreichung durch den Lieferanten im System sehen. Die Integration mit dem Oracle ERP ist nahtlos und leitet alle Rechnungsdaten effizient zurück. Sobald die Rechnung automatisch abgeglichen ist, wird sie noch am selben Tag bearbeitet und zur Zahlung vorbereitet.
Seit der Implementierung von Basware konnte INNIO jährlich mehrere Millionen Euro durch Skonti einsparen, was für ein Unternehmen dieser Größe von Bedeutung ist.