Es ist immer gut, das vergangene Jahr zu reflektieren, wenn wir in der Finanzwelt über vergangene Trends und ihre Relevanz für das kommende Jahr nachdenken. In diesem Blog werfen wir einen Blick auf 4 Trends, die sich im Jahr 2022 durchgesetzt haben und auch im Jahr 2023 (und darüber hinaus) noch aktuell sein werden.
DATEN SIND GOLDWERT
Daten glänzen noch genauso strahlend. Je mehr Unternehmen auf die Idee kommen, ihre Zahlungsprozesse zu automatisieren, desto mehr erkennen sie die Relevanz der Daten. (Oder vielleicht das anfängliche Kopfzerbrechen: „Was mache ich mit all diesen Daten?“)
Glücklicherweise können Sie eine ganze Menge mit Ihren Rechnungsdaten machen, wenn Sie diese unternehmensweit in einer zentralen Datenquelle erfassen. Mit einer Lösung, die in der Lage ist, all Ihre Finanzdaten über den gesamten Purchase-to-Pay (P2P)-Prozess zu erfassen und Ausgabendaten aus externen Quellen wie ERPs zu importieren, können Sie sich ein Gesamtbild verschaffen.
Die Daten verbessern die Prozesseffizienz und die Transparenz, was zu Kosteneinsparungen führt. Denn wenn Sie Leistungsmessungen in einem einzigen Analyse-Dashboard sehen, können Sie mühelos Fragen beantworten wie:
- Wie hoch ist unsere e-Invoice-Rate?
- Wie viele Rechnungen wurden automatisch abgeglichen?
- Wie viele Ausnahmen bearbeiten wir?
- Wie hoch sind die Ausgaben, die über Zahlungspläne gebunden sind, nach Unternehmen, Lieferant und Kategorie?
- Wie viele Rechnungen wurden pünktlich bezahlt?
Anhand der Daten können Sie die Ursache für nicht fristgerecht bezahlte Rechnungen ermitteln, den Zeitpunkt der Rechnungsstellung optimieren und überhöhte Zahlungen verhindern. Und im Laufe der Zeit erhalten Sie automatische Vorschläge auf der Grundlage historischer Daten und prädiktiver Analysen, um zu erkennen, wie wahrscheinlich es ist, dass eine Rechnung verspätet bezahlt wird. Mit dieser Vorausschau können die Kreditorenbuchhaltungsteams den Details auf den Grund gehen und sehen, was sie heute tun können, um zu verhindern, dass eine verspätete Zahlung die Beziehung zu Ihren Lieferanten belastet. Mit dem Zugriff auf die richtigen Daten erhalten Sie zum Beispiel dynamische Einblicke in die Anzahl der Rechnungen, die Firmenwährung und die verfügbaren Skontomöglichkeiten.
REMOTE-FUNKTIONEN
Sehen Sie der Tatsache ins Gesicht: Die Arbeitswelt hat sich nachhaltig verändert. Nicht nur in Bezug auf die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, sondern auch, wie das allgemeine Geschäftsumfeld im Vergleich zu 2019 aussieht. Mit Remote-Funktionen können Unternehmen neue Möglichkeiten nutzen, die es erlauben, den Betrieb unabhängig vom Standort der Teams aufrechtzuerhalten.
Automatisierungslösungen für das Finanzwesen, wie z. B. die automatisierte Rechnungsverarbeitung, ermöglichen Remote-Arbeit. Sie sorgen dafür, dass Lieferanten pünktlich bezahlt werden, der Geldfluss funktioniert und die Lieferkette stabil ist. Wenn Sie die automatisierte Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen noch nicht eingeführt haben, finden Sie hier einige Gründe, warum Sie es tun sollten:
Zeitersparnis: Durch die Automatisierung wird die Verarbeitung und Genehmigung von Rechnungen schneller und effizienter, da die meisten manuellen Schritte entfallen. Infolgedessen wird die Anzahl der menschlichen Eingriffe pro Rechnung erheblich reduziert, was bedeutet, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für lästige und mehr Zeit für strategische Aufgaben aufwenden müssen.
Geringere Kosten: Durch die Verringerung des manuellen Aufwands und der Ausnahmen bei der Rechnungsverarbeitung kann die automatisierte Rechnungsverarbeitung dazu beitragen, die Kosten für die Rechnungsverarbeitung sowie die Kosten für die Behebung von Ausnahmen erheblich zu senken.
Höhere Genauigkeit: Indem das Risiko menschlicher Fehler ausgeschaltet wird, erhöht die Automatisierung die Genauigkeit und reduziert Fehler und Ausnahmen im gesamten Rechnungs- und Zahlungszyklus.
Eingebaute Compliance: Compliance ist in das System integriert, so dass der Prozess vollständig transparent ist. Auf diese Weise lassen sich allgemeine Risiken und Betrugsfälle verfolgen und verhindern. Einige Automatisierungssysteme können auch mit wichtigen Regierungsstellen verbunden werden und die Einhaltung von Steuervorschriften in mehreren Ländern der Welt gewährleisten.
Von überall aus zugänglich: Papierbasierte manuelle Prozesse können in der Regel nur an einem bestimmten Ort, z. B. in einem Büro, durchgeführt werden. Die Dokumente müssen an der richtigen Stelle gespeichert und abgelegt werden. Wenn der Prozess jedoch automatisiert und cloudbasiert ist, kann er von jedem Ort mit einer Internetverbindung aus durchgeführt werden, so dass Remote-Arbeit ermöglicht wird.
„GREAT RESIGNATION“
„1 von 5 Arbeitnehmern wird in den nächsten 12 Monaten wahrscheinlich zu einem neuen Arbeitgeber wechseln.“ (PwC) Das haben Sie richtig gelesen. Und wenn Sie das nicht stutzig macht, sollte es das. Vor allem, wenn Sie in der Rolle eines Managers in der Kreditorenbuchhaltung oder eines CFOs tätig sind. Traditionell geht es in der Kreditorenbuchhaltung um Rechnungsstapel und darum, Kontierungen vorzunehmen, Rechnungen mit Bestellungen abzugleichen und Rechnungsdaten manuell einzugeben. Und für jüngere Generationen, die neu in den Arbeitsmarkt einsteigen (und sogar für diejenigen, die schon eine Weile dabei sind), ist dies nicht gerade die attraktivste Stellenbeschreibung.
Doch glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, die Auswirkungen der Welle freiwilliger Kündigungen („Great Resignation“) zu bekämpfen.
Ihr Unternehmen muss auf die neue Art zu arbeiten vorbereitet sein und kann Technologien bereitstellen, die einen Fernzugriff von überall aus ermöglichen und bisher manuell durchgeführte Prozesse auf Online-Verfahren umstellen können. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht physisch im Büro sind, brauchen Sie einen Plan für die Menschen, Prozesse und Technologien, die erforderlich sind, um den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten. Unabhängig von Ihrer Rolle ermöglicht die digitale Transformation Beschaffungs- und Kreditorenbuchhaltungsteams den nahtlosen Übergang zur Telearbeit. Dank des einfachen Zugriffs auf relevante Plattformen können sie ihre Arbeit wie gewohnt fortsetzen, egal wo sie sich (weltweit) befinden.
Und mit einer stärkeren Automatisierung Ihrer Prozesse und weniger manueller Arbeit können sich Mitarbeiter in traditionell manuellen Funktionen wie der Kreditorenbuchhaltung auf kreativere und strategischere Initiativen konzentrieren – was dem Unternehmen insgesamt mehr Nutzen bringt.
COMPLIANCE
E-Invoicing wird sich durchsetzen. Während die Vorteile im privaten Sektor klar auf der Hand liegen, gab es in den letzten Jahren eine bemerkenswerte Verlagerung hin zu öffentlichen Einrichtungen, welche die Einführung von e-Invoicing vorantreiben. Dies ist insbesondere in der Europäischen Union zu beobachten. Nach der EU-weiten Harmonisierung der e-Invoicing-Standards durch die Norm EN16931 stützen sich nun immer mehr EU-Mitgliedstaaten auf die Spezifikationen des Peppol-Netzwerks für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente.
Auch China, Indien und Lateinamerika gehören zu den Ländern/Regionen, die bereits über entsprechende Vorschriften verfügen. Glauben Sie uns – das wird nicht das Ende sein; Länder wie Frankreich haben bereits künftige Anforderungen für das Jahr 2024 angekündigt.
Ganz zu schweigen davon, dass die globale Rechnungsstellung und Einhaltung von Steuervorschriften komplex und fragmentiert sind und sich ständig weiterentwickeln. Und da e-Invoicing weltweit immer mehr an Bedeutung gewinnt, bringt sie auch eine Vielzahl von Gesetzen, Verordnungen und neuen Compliance-Anforderungen mit sich. Mit all diesen Änderungen Schritt zu halten, ist im Grunde ein Vollzeitjob – einer, um den sich Ihr Unternehmen nicht kümmern sollte.
Stattdessen sollte Ihr Unternehmen einen vertrauenswürdigen Partner haben, dessen Lösungen:
- Compliance mit globalen Mandaten gewährleisten
- einen weltweit konformen Rechnungsversand und -empfang garantieren
- Steuer-Compliance in den Prozessen Ihrer Kreditorenbuchhaltung sicherstellen
- lokale Archivierungsvorschriften einhalten
Mit einem hochgradig automatisierten Kreditorenbuchhaltungsprozess können Sie globale Steuer-Compliance durch die automatisierte Handhabung von Steuerkennzeichnung und erweiterte Steuerberechnungen nahtlos erreichen. Dank der automatisierten Rechnungsverarbeitung können Sie alle Rechnungsdaten elektronisch erfassen, den Abgleich und die Arbeitsabläufe automatisieren und Ihren Rechnungsverarbeitungszyklus beschleunigen.
ZUNEHMENDE BEDEUTUNG DER KREDITORENBUCHHALTUNG
Zweifellos haben die letzten Jahre dazu geführt, dass Finanz- und Unternehmensleiter die Kreditorenbuchhaltung mit einem stärker nutzenorientierten Blick betrachten. Laut des Berichts Accounts Payable Metrics that Matter in 2023 von Ardent Partners sehen zwei Drittel aller Unternehmen die Kreditorenbuchhaltung im Jahr 2023 als „sehr“ oder „außerordentlich“ wertvoll für das Unternehmen an. Das ist doppelt so viel wie vor sechs Jahren und spricht Bände über den Einfluss, den ein Kreditorenbuchhaltungsteam haben kann.
Indem sie durch verwertbare Informationen und Erkenntnisse einen echten Mehrwert für das Unternehmen liefern, kann die Kreditorenbuchhaltung Unterbrechungen der Lieferkette entgegenwirken, das Betriebskapital positiv beeinflussen und das Endergebnis verbessern. Dies bedeutet eine „neue Ära für die Arbeit in der Kreditorenbuchhaltung“.