Ein Interview mit Stephan Preiß, Geschäftsführer bei der Rhenus Mailroom Services GmbH
Herr Preiß, Sie sind Geschäftsführer bei Rhenus Mailroom Services GmbH. Was sind die Ursprünge in Ihrem Unternehmen?
Stephan Preiß: Wir kommen klassisch aus dem Poststellen-Management und betreuen die internen Poststellen in mittleren und großen Unternehmen. Bei unseren großen Kunden sind 25 oder mehr Mitarbeiter im täglichen Einsatz, um die Aufgaben der Poststelle effektiv und selbständig zu erledigen. Bei kleineren Kunden sind es auch mal 1 oder 2 Mitarbeiter. Heute übernehmen wir Verantwortung für die Post von rund 60 Kunden und sind immer nah an der Seite unserer Kunden.
Gibt es noch weitere Aufgaben die Sie aus der Poststelle, die ja auch während der Pandemie durchgehend vor Ort sein musste, für die Unternehmen betreuen?
Stephan Preiß: Diese zeitliche Phase war natürlich ein großer Push für uns. Neben den klassischen Aufgaben haben wir in dieser Zeit immer mehr interne Aufgaben in den Unternehmen übernehmen dürfen. Hierzu gehören heute auch Aufgaben in der vorbereitenden Sachbearbeitung, da die Unternehmensmitarbeiter im HomeOffice waren und keinen Zugriff auf Ihre Unterlagen hatten, und die Digitalisierung häufig noch sehr am Anfang gestanden hat.
Stichwort Digitalisierung. Wie lösen Sie das Thema der mobilen Arbeitsplätze?
Stephan Preiß: Seit Jahren arbeiten wir an optimierten Lösungen und setzen diese auch erfolgreich bei modernen Unternehmen ein. SharedDesk, HomeOffice und mobile Arbeitsplätze waren früher eher ein untergeordnetes Thema und haben heute enorm an Priorität gewonnen. Mit unserem Team an Entwicklern und Mitarbeitern haben wir die Easy Mailbox entwickelt. Mit dieser Lösung können wir effektiv die Eingangspost digitalisieren und verteilen. Aber auch die Folgeprozesse von Archivierung oder Vernichtung sind integriert. Dabei ist es unabhängig ob wir diesen Service vor Ort beim Kunden oder an einem unserer Standorte anbieten. Beides ist für den Kunden umsetzbar.
Haben Sie noch weitere Ansätze, um die digitale Welt zu unterstützen?
Stephan Preiß: Ja klar gehen wir noch einen Schritt weiter. Wir bieten heute bereits die Möglichkeit eines internen Trackings von Paketen und Briefen an, auch in Verbindung mit einer digitalen Brief- und Paketstation. Zudem ist der Weg der Post ins HomeOffice nur der halbe Weg. Es muss aus dem HomeOffice am Ende dann doch noch ein Brief versendet werden. Für diesen Einsatz bieten wir heute zentrale Lösungen an, mit denen der Mitarbeiter nur drucken muss und unsere Systeme und Mitarbeiter sich um Kuvertierung, Frankierung und Versand kümmern.
Eine abschließende Frage. Wird es in Zukunft nur noch digitale Lösungen in der Poststelle geben?
Stephan Preiß: Der Weg wird sicherlich immer digitaler werden. Ganz verschwinden wird er nicht, da es immer eine zentrale Ansprechstelle im Unternehmen geben wird. Dies hat auch die letzte Pandemie gezeigt. Am Ende war wir mit unseren Leuten täglich und durchgehend vor Ort und der Anlaufpunkt für die Mitarbeiter und viele Themen abseits der Kernthemen der Unternehmen. Die Aufgaben der Poststelle werden sich verändern und immer mehr in die ganzheitlichen Unternehmensprozesse integriert werden müssen. Wir sehen hier für die Zukunft viele positive Ansätze und Chancen die digitale Welt mit dem realen Leben zu verbinden.
Stephan Preiß
Geschäftsführer
Rhenus Mailroom Services GmbH
Mehr Informationen auch unter www.mailroom-services.de