In den letzten beiden Jahren hat sich die Arbeitsweise grundlegend verändert, was nicht nur Auswirkungen auf die Kommunikation und Zusammenarbeit hat, sondern auch auf die Büroflächen, auf denen wir uns üblicherweise treffen.
Die Anforderungen an die Arbeitswelt verändern sich, was bereits zur Neugestaltung in den Büroumgebungen geführt hat. Zahlreiche Studien zeigen, dass Mitarbeitende zwar das Arbeiten im Homeoffice schätzen, aber auch einige Aspekte vermissen, die nur im Büro möglich sind. Insbesondere soziale Aspekte spielen dabei eine große Rolle – der direkte Austausch, zufällige Gespräche und gemeinsame Mittagspausen finden nur im Büro statt. Auch die kreative Zusammenarbeit, wie Brainstorming-Sitzungen oder Workshops, stoßen in einer rein digitalen Arbeitswelt an ihre Grenzen. Viele Mitarbeitende wünschen sich daher eine flexible Mischung aus mobiler Arbeit und Präsenzarbeit. Dies führt dazu, dass herkömmliche Schreibtischarbeitsplätze weniger werden und die Kommunikationsbereiche zunehmen.
Es reicht jedoch nicht aus, die Flächen einfach umzuverteilen. Die Büroflächen müssen insbesondere im Hinblick auf New-Work-Konzepte mehr leisten. Der New-Work-Ansatz, der auf den Philosophen Frithjof Bergmann aus den 1970er Jahren zurückgeht, besagt, dass Menschen die Möglichkeit haben sollten, so zu arbeiten, wie sie es wirklich möchten. Das bedeutet zwangsläufig, dass es nicht mehr nur eine einzige Form von Arbeitsplätzen geben kann. Es werden bereits verschiedene Bürokonzepte umgesetzt, wie z.B. offene Flächen, eine Kombination aus offenen und geschlossenen Räumen sowie Bereiche für spontanen Austausch und Förderung der Kreativität. Dabei ist zu beachten, dass verschiedene Berufsgruppen unterschiedliche Bedürfnisse haben. Während in manchen Abteilungen offene Flächen und Bereiche für kollaboratives Arbeiten benötigt werden, werden in anderen Abteilungen eher Einzelbüros bevorzugt, in denen Mitarbeitende konzentriert und vertraulich arbeiten können. In der Regel werden die individuellen Interessen in Gesprächen mit den Entscheidungsträgern identifiziert und direkt in die Planung einbezogen.
Um Bauherren bei der Definition dieser Anforderungen zu unterstützen, gibt es verschiedene Möglichkeiten der Einflussnahme, je nach Planungsbüro. Im Idealfall bedeutet dies, dass Kunden einen Fragenkatalog beantworten, der unter anderem die Anzahl der Mitarbeitenden und bevorzugte Arbeitsweisen abfragt und auch die Möglichkeit für Priorisierungen bietet. Ergänzt um individuelle Wünsche, erhalten die Bauherren eine maßgeschneiderte Empfehlung für ihr Bürokonzept.
Effiziente Flächenplanung und Multifunktionalität statt Leerstand
Büroflächen müssen von Anfang an gut durchdacht sein – dies bildet nicht nur die Grundlage für ein angenehmes Arbeitsumfeld, sondern spart auch Kosten und Energie. In diesem Zusammenhang spielt die Flächeneffizienz eine entscheidende Rolle, die eng mit der Multifunktionalität verbunden ist. Ein anschauliches Beispiel hierfür sind Kantinen oder Großraumbüros. Ein weiterer Ansatz ist das flexible Bürokonzept. Die grundlegende Idee dahinter ist, dass feste zugewiesene Arbeitsplätze aufgelöst und durch multifunktionale Arbeitsumgebungen ersetzt werden. Die Mitarbeitenden nutzen gemeinschaftlich Arbeitsplätze, Arbeitsmittel und Services und wählen je nach Tätigkeit die Umgebung, die sie am besten unterstützt. Flex Desking Lösungen bieten hierfür flexible Raummodule und technische Komponenten zur Erfassung und Buchung freier Arbeitsplätze. Diese Module reichen von Einzelbüros bis hin zu Treffpunkten wie halboffenen Räumen mit Sitzmöglichkeiten, die sich ideal für informelle und lockere Gespräche eignen. Der Anteil an Flex Desking variiert je nach Unternehmen und die Bedürfnisse sind auch hier sehr unterschiedlich.
Die neue Arbeitswelt bietet somit viele Chancen zur effizienten Zusammenarbeit. Zur allgemeinen Zufriedenheit trägt sie aber nur bei, wenn Unternehmen auf die Anforderungen und Wünsche ihrer Mitarbeitenden eingehen. Flexible Raumkonzepte spielen auf dem Weg zur neuen Arbeitswelt eine zentrale Rolle, damit alle Mitarbeitenden selbständig und im Team bedürfnisorientiert arbeiten können. Dazu sind eine umfassende Bedarfsermittlung und Priorisierung, sowie eine durchdachte Planung der erforderlichen Bürofläche notwendig.