Die Interessen der beteiligten Stakeholder zeitgemäß vereinen.
Der Staat fördert die arbeitnehmerfinanzierte bAV (Entgeltumwandlung) im Rahmen gewisser Grenzen durch Steuer- und Sozialabgabenfreiheit. Arbeitgeberbeteiligung aufgrund der Weitergabe der eingesparten Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung oder die Verwendung von vermögenswirksamen Leistungen für die bAV stärken die Attraktivität zusätzlich. In der Theorie könnte/sollte daher beinahe jeder Arbeitnehmer über eine auskömmliche bAV verfügen. Dem ist jedoch nicht so. Die Ursachen sind durchaus vielfältig.
Eine, die uns selbst als Unternehmen betroffen hat, sind die oft analogen formalen Prozesse bei der Einrichtung, der laufenden Verwaltung und dem Ausscheiden des Arbeitnehmers, die zu relevanten Zusatzkosten bei Unternehmen und damit auch zu einer Zurückhaltung gegenüber der bAV führen. Als Softwarehaus wollten und wollen wir uns damit nicht abfinden. Durch konsequente Digitalisierung in allen Phasen lassen sich diese Zusatzkosten signifikant reduzieren, insbesondere dann, wenn entsprechend ausgereifte Systeme vom Berater oder Versicherer als zentrale bAV-Drehscheibe für alle beteiligten Stakeholder zur Verfügung gestellt werden.
Für den Arbeitnehmer sollte der Weg zur bAV ein Erlebnis sein und der Zeit entsprechen. Der Schlüssel liegt in hybriden, online verfügbaren, interaktiven und auf die Versorgungssysteme der Firma zugeschnitten Informations- und Beratungskomponenten, die sowohl eine direkte Teilnahme an der bAV durch Bereitstellung der erforderlichen Unterlagen (z.B. Entgeltumwandlungsvereinbarung) vorsehen und zusätzlich ebenfalls zu jeder Zeit die Kontaktaufnahme zu einem Spezialisten ermöglichen. Solche Beratungskomponenten sind zum Beispiel „multilanguagefähige“ Kombinationen aus Erklärfilmen mit transparenten Eingabeoberflächen und „Avatarmoderatoren“ sowie situativen Assistenten auf Bot-Basis. Im Idealfall sind diese Teil eines Portals, das dem Arbeitnehmer zusätzlich auch die Sicht auf seine vorhandenen bAV-Verträge und dazugehörigen Dokumente ermöglicht und ggfs. auch personalisiert aus dem Unternehmensintranet aufgerufen werden kann. Mit einer zum Portal gehörenden APP hat der Arbeitnehmer jederzeit und von überall dauerhaft Zugriff auf seine Verträge, Dokumente und ggfs. auch auf andere Funktionalitäten, wie zum Beispiel bei einer betrieblichen Krankenversicherung die Rechnungseinreichung. Ganz nebenbei löst sich durch eine APP auch die Problematik der Aufbewahrungsfristen in Bezug auf elektronische Postfächer.
Entscheidet sich ein Arbeitnehmer für eine bAV stellt die zentrale bAV-Drehscheibe die ggfs. bereits vom Arbeitnehmer elektronisch unterschriebenen Entgeltumwandlungsvereinbarungen sowie nach online-Freigabe der bAV durch die Personalabteilung oder den Berater die Anmeldelisten für den Versicherer und die Buchungslisten für das HR-System zur Verfügung. Nachdem der Versicherer den bAV-Vertrag policiert hat, werden alle Vertragsdaten und Dokumente automatisch an die bAVDrehscheibe geliefert und alle Beteiligten entsprechend einzeln oder gesammelt informiert und können online auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen.
Alle Vorgänge während des Bestehens der bAV, z.B. Beitragsänderungen oder -freistellungen, können über die zentrale bAV-Drehscheibe online, ggfs. direkt aus dem HR-System, an den jeweiligen Versicherer übermittelt werden. Die geänderten Vertragsdaten sowie dazugehörige Dokumente werden vom Versicherer automatisch zurückgeliefert. Die zentrale bAV-Drehscheibe ermöglicht es, dass auch nicht versicherungsförmige Direktzusagen, in den personalisierten Arbeitnehmerzugängen angezeigt und im Rentenfall darüber die jeweiligen monatlichen Abrechnungen dem ehemaligen Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden.
Mit cleveren und durchgängig digitalen Lösungen lässt sich daher die Verbreitung der bAV, im Einklang mit den Interessen aller Beteiligten, fördern.
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