Herausforderungen moderner CFOs bei Finanzplanung und Kostentransparenz
Die Aufgaben moderner CFOs befinden sich im Wandel. Als strategische Partner sind sie heute mehr denn je gefragt, ihr Unternehmen agiler, resilienter und wettbewerbsfähiger aufzustellen.
Gleichzeitig befinden sich Finanzführungskräfte in einem anspruchsvollen Umfeld aus volatilen Märkten, geopolitischen Unsicherheiten und ständig wachsendem Kostendruck. Um fundierte Entscheidungen treffen zu können, benötigen sie detaillierte Einsichten in sämtliche Ausgabenbereiche, klare Kostenstrukturen und verlässliche Prognosen.
Doch gerade Prozesse rund um Geschäftsreisen und Spesenabrechnungen sind oft noch ineffizient und sowohl strategisch als auch finanziell intransparent. Dies erhöht das Risiko falscher Investitionen und ungenauer Kostenprognosen erheblich.
Moderne Plattformen wie Navan, die End-to-End-Lösung für Geschäftsreisen und Ausgabenmanagement, setzen genau hier an und helfen CFOs dabei, ihre finanzielle Planungssicherheit, Kostentransparenz und -effizienz nachhaltig zu verbessern.
Strategische Dimensionen eines ganzheitlichen Travel & Expense Managements
1. Direkte und indirekte Kosteneffizienz erhöhen
Oft gehen Geschäftsreisen und Ausgaben mit aufwendigen händischen Prozessen und hohen indirekten Kosten durch umständliche Verwaltung und geringe Transparenz einher.
Mit einer digitalen Komplettlösung wie Navan können CFOs unnötige Kostenquellen identifizieren und gezielt gegensteuern. Damit gehören beispielsweise verspätet eingereichte Reisekostenabrechnungen, Buchungen bei nicht vertraglich vereinbarten Anbietern, überhöhte Hotel- oder Flugpreise aufgrund fehlender Richtlinienkontrolle und eine unzureichende Datenübersicht der Vergangenheit an.
Die digitale Automatisierung dieser Prozesse setzt in kurzer Zeit bedeutende Ressourceneffizienzen frei – „Low Hanging Fruits“, die unmittelbar Ergebniswirksamkeit entfalten.
2. Transparenz und Echtzeit-Daten als strategischer Vorteil
Transparenz ist der Schlüssel zu wirkungsvoller Steuerung. Echtzeit-Daten und detaillierte Einblicke bis auf die Ebene einzelner Mitarbeitender, Abteilung oder Standort ermöglichen CFOs granulare Kostenanalysen, Mehrkostenalarme, Trends und historische Vergleiche.
Besonders hilfreich sind angereicherte Daten, die die vollintegrierte Lösung für Geschäftsreisen, Ausgaben und Firmenkarten von Navan liefert. Sie kann mehrere Insellösungen ersetzen und Transaktionen in den Kontext gebuchter Reisen setzen, was einen nahtlosen Datenfluss in Echtzeit ermöglicht.
So verfügen Finanzführungskräfte über jederzeit aktuelle Daten für strategische Finanzplanung und Forecasting, was insbesondere in Krisensituationen oder einem volatilen Marktumfeld entscheidend sein kann.
3. Agilität und Entscheidungsfähigkeit in Krisenzeiten stärken
Wirtschaftskrisen, geopolitische Unsicherheiten oder Pandemien erfordern schnelles und flexibles Handeln.
Moderne KI-gestützte Technologie versetzt Unternehmen in die Lage, unmittelbar auf Risiken zu reagieren, zum Beispiel durch Live-Anpassungen bei Reiserichtlinien, Ausgabenlimits und Genehmigungsprozessen.
So lässt sich die finanzielle Agilität eines Unternehmens deutlich verbessern, was wiederum der gesamten Organisation zugutekommt.
Operative Potenziale aus Operations & Strategy Sicht
Als Führungskraft im Bereich Operations und Strategie ist für mich die Verzahnung von operativen Prozessen mit strategischen Zielen entscheidend. Ein digitaler Ansatz wie der von Navan birgt dafür ein hohes operatives Potenzial durch:
- Prozessoptimierung durch Effizienzsteigerung: Durch Automatisierung und nahtlose
Prozesse lassen sich papiergetriebene Prozesse und manuelle Tätigkeiten im Reise- und
Ausgabenmanagement radikal reduzieren. Dies spart nicht nur viel Zeitaufwand
gegenüber händischen Prozessen, sondern senkt auch Fehlerquoten und stärkt die
Mitarbeiterproduktivität sowie -zufriedenheit. - Automatisierte Compliance und Risikominimierung: Eingebaute Kontrollfunktionen
stellen sicher, dass die Reiserichtlinien automatisch eingehalten werden. Das reduziert
unerwünschte Ausgaben und Duty-of-Care-Risiken erheblich. - Integration in ERP und Finanzplanung: Durch nahtlose Schnittstellen zu vielen Finanz-,
Buchhaltungs- und Planungssystemen können CFOs in Echtzeit auf zuverlässige Daten
zugreifen, die sie bei Forecasts und strategischer Planung unterstützen.
Best Practices für CFOs und Praxisbeispiele
Um den Erfolg und ROI ihres Travel & Expense Managements messbar zu machen, sollten CFOs insbesondere auf folgende KPIs achten:
- Durchschnittskosten pro Geschäftsreise: Langfristige Kostentrends sollten beobachtet
und kritisch analysiert werden, um gezielte Maßnahmen zu ergreifen. - Richtlinienverstöße pro Abteilung oder Standort: Das Betrachten dieser Metrik
ermöglicht gezielte Anpassungen der Spesenrichtlinien, sodass schnell Einsparungen
erzielt werden können. - Quote automatisierter Genehmigungen von Spesenabrechnungen: Je höher diese
Rate, desto größer das durch Digitalisierung gewonnene Einsparpotenzial bei
Verwaltungsaufwand und manuellen Tätigkeiten.
Beispiele aus der Praxis untermauern den strategischen und operativen Nutzen technisch fortschrittlicher Travel & Expense-Lösungen wie Navan. Beispielsweise konnte das Unternehmen HelloFresh mithilfe von Navan durch das Reporting der Einsparpotenziale wie beispielsweise eine höhere Buchungsvoralufzeit identifizieren und seine Reiseausgaben so um mehr als 30 Prozent reduzieren.1
Auch Fever-Tree profitierte nachhaltig vom Wechsel zu Navan. Die aufwendigen Workflows zum Erstellen und Bearbeiten von Spesenabrechnungen wurden durch automatisierte Prozesse ersetzt. So können monatlich rund zwei Arbeitstage in der Buchhaltung eingespart werden.2
Travel & Expense als strategischer Hebel
Die Bedeutung effektiver Steuerung und automatisierter Prozesse im Bereich Reise- und Spesenmanagement ist heute höher denn je: CFOs, die rechtzeitig die Digitalisierung ihrer internen Workflows forcieren, gewinnen ein erhebliches Maß an Transparenz und Agilität hinzu.
Dadurch schaffen sie nicht nur die Grundlage für die langfristige Zukunftssicherheit ihres Unternehmens, sondern generieren unmittelbar operativen und strategischen Mehrwert.
Finanzführungskräfte sollten Geschäftsreisen deshalb nicht primär als Kostenfaktor, sondern als entscheidenden strategischen Hebel sehen: von der verbesserten Compliance über gezielte Kosteneinsparungen und Effizienzgewinne bis hin zu erhöhter Unternehmensflexibilität und langfristiger Resilienz.
Über Navan
Navan ist die führende All-in-one-Lösung für Geschäftsreise- und Ausgabenmanagement, die Business Trips für Vielreisende einfacher gestaltet. Vom Finden des passenden Flugs und Hotels bis hin zu automatisierten Spesenprozessen und 24/7 Support bietet Navan eine intuitive Erfahrung, die Reisende und Finanzteams überzeugt. Erfahren Sie mehr unter navan.com/de.
Der Autor: Jannik Wässa
Jannik Wässa ist erfahrener Manager und Unternehmer mit spezialisiertem Know-how in den Bereichen Strategie, Operations und Produktentwicklung. Aktuell verantwortet er als Executive Vice President Strategy & Operations bei Navan die globale Strategie sowie zentrale funktionsübergreifende Initiativen. Zuvor führte er als Mitgründer erfolgreich das Unternehmen Comtravo bis zu dessen Übernahme durch Navan. Seine Laufbahn begann Jannik Wässa bei der Boston Consulting Group, wo er als Unternehmensberater tätig war.
1Navan Case Study HelloFresh Oktober 2024
2Navan Case Study FeverTree August 2024