Künstliche Intelligenz ist längst Teil des unternehmerischen Alltags – auch im Mittelstand. Als Querschnittstechnologie kann sie entlang der gesamten Wertschöpfungskette eingesetzt werden: von der Prozessoptimierung über neue Serviceangebote bis hin zu datengetriebenen Entscheidungen. Jedoch zeigt sich in der Praxis, dass gerade kleinere Unternehmen noch zögerlich sind, ihre KI-Reise zu starten. Das liegt sehr häufig nicht an der Technologie, sondern an fehlender Orientierung oder der Frage: „Womit sollen wir konkret starten?“
Ein tragfähiger KI-Einstieg beginnt somit nicht mit der Auswahl eines Tools, sondern mit einem gemeinsamen Verständnis im Unternehmen. Dazu gehört, Künstliche Intelligenz greifbar zu machen, Erwartungen realistisch einzuordnen und Mitarbeitende sowie zentrale Akteure frühzeitig einzubeziehen. Wer offen über Chancen, aber auch Grenzen spricht und Raum für Fragen lässt, schafft eine gute Grundlage für Akzeptanz und die erfolgreiche Umsetzung. Gerade im Mittelstand entfaltet KI besonders dann Wirkung, wenn sie als gemeinsames Vorhaben verstanden wird – nicht als isoliertes IT-Projekt. Impulse, Workshops oder interne Austauschformate geben Orientierung und ermutigen Mitarbeitende, Ideen einzubringen.
Von der Idee zur Anwendung: KI-Use-Cases strukturiert identifizieren
Als nächstes lohnt sich ein strukturierter Blick auf mögliche KI‑Anwendungsfälle. Für viele KMU stehen zunächst überschaubare, gut machbare Use Cases im Vordergrund. Ein wirksamer Ansatz ist, vom Bedarf her zu denken: KI‑gestützte Lösungen sind dort sinnvoll, wo sie den Arbeitsalltag erleichtern, unnötigen Aufwand verringern oder konkrete Reibungspunkte auflösen. Für die Identifikation helfen Leitfragen, z. B. zu wiederkehrenden Tätigkeiten, aufwendigen Prozessen oder Arbeitsschritten mit großen Datenmengen. Ebenso lohnt es sich, Schnittstellen oder Entscheidungsverzögerungen im Gesamtprozess sichtbar zu machen und die Bedürfnisse der Mitarbeitenden mitzudenken. Denn KI ist ein Teamsport.
Wichtig ist dabei das Prinzip „Keep it simple“: Nicht visionäre Großprojekte stehen am Anfang, sondern Anwendungsfälle, die gut verstanden werden und sich zügig erproben lassen gemäß dem Motto „Einfach gemeinsam machen“. Über die konkreten Use Cases entsteht ein Momentum, das den Einstieg erleichtert und alle Beteiligten motiviert, die nächsten Schritte zu gehen. Gerade für KMU hilft dieser pragmatische Ansatz, Ressourcen gezielt einzusetzen und Überforderung zu vermeiden.
Kompetenzaufbau als Grundlage für den langfristig erfolgreichen KI-Einsatz
Parallel zur Use-Case-Identifizierung rückt der Kompetenzaufbau in den Fokus. Statt punktueller Schulungen geht es darum, Lernen als kontinuierlichen Prozess zu verankern – etwa durch Learning on the Job oder Weiterbildungen. Ein weiterer Ansatz ist der Austausch in KI-Communitys: Diese bringen die Fachbereiche und IT zusammen und unterstützen dabei, praxisnahe Anwendungsfälle zu identifizieren.
Dabei müssen nicht alle Mitarbeitenden Expert*innen werden, aber ein Grundniveau in der Breite und eine gezielte Tiefe für bestimmte Mitarbeitende sind entscheidend. Bewährt hat sich eine rollenbezogene Herangehensweise – von Anwender*innen mit sicherem Umgang im Arbeitsalltag über Befähiger*innen als Schnittstelle zwischen Fachbereich und Technik bis hin zu Umsetzer*innen mit technischem Spezialwissen. Entscheidend ist, Kompetenzen praxisnah und entlang konkreter Anwendungsfälle aufzubauen.
Wie KI.NRW Unternehmen bei ihrer KI-Reise unterstützt
An diesen Punkten setzt die vom Land Nordrhein-Westfalen geförderte Kompetenzplattform KI.NRW mit kostenfreien Workshopangeboten für mittelständische Unternehmen an: Das AI.Shadowing z. B. unterstützt bei der Identifikation und Bewertung konkreter KI-Anwendungsfälle. Für Unternehmen, die bereits einen vielversprechenden Use Case identifiziert haben, begleitet ein KI.DeepDive den Weg von der Idee in die Praxis. Zusätzliche Orientierung für KI-Anwender bieten die digitalen Angebote von KI.NRW. Die KI.Landkarte macht das KI-Ökosystem in NRW sichtbar und unterstützt bei der Suche nach Praxisbeispielen, KI-Anbietern und möglichen Kooperationspartnern. Für den gezielten Kompetenzaufbau hilft das KI.KompetenzNavi, passende Weiterbildungsangebote für den KI-Einstieg zu finden.
Um den erfolgreichen Einsatz von KI in der Praxis wird es auch im Impulsvortrag von Dr. Christian Temath (Geschäftsführer von KI.NRW) und Alexander Zuchowski (Geschäftsleitung Enders Colsman AG) am 20. Mai 2026 auf dem Event „KI im Mittelstand“ gehen. Darin erfahren Unternehmen auch, wie sie Rückschläge auf ihrer KI-Reise überwinden können.
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