Bislang unentdeckte Schwachstellen in Prozessen bergen immense Optimierungspotenziale für Unternehmen. Zugleich sind die Ursachen für Ineffizienzen angesichts immer komplexerer Prozesse sowie der Vielzahl sie unterstützender IT-Systeme mit herkömmlichen Mitteln kaum noch valide zu erkennen, geschweige denn zu beheben. Dies gilt auch und gerade für Abläufe im Finanzwesen: Musterbeispiele dafür sind etwa die anspruchsvollen Order-to-Cash- und Purchase-to-Pay-Prozesse oder die Optimierung des Betriebskapitals.
Laut einer aktuellen Studie von Forrester fühlen sich viele Unternehmen genau von dieser hohen Komplexität ihrer IT-Systeme und Prozesse überfordert. Lediglich 16 Prozent der befragten Organisationen geben an, derzeit einen vollständigen Einblick in ihre Prozesse zu haben.
Schwachstellen nicht nur aufspüren, sondern beheben
An dieser Stelle kommen Process Mining und Execution Management ins Spiel. Diese Technologien sind für viele CFOs genau die Puzzleteile, die sie benötigen, um Ineffizienzen in den Eingangs-, Ausgangs- und Beschaffungsprozessen zu identifizieren, zu analysieren und zu beseitigen. Sie durchleuchten sämtliche Geschäftsprozesse und Prozessvarianten, so dass ein datenbasiertes valides Bild der Prozesse in Echtzeit entsteht – inklusive aller Abweichungen, Abhängigkeiten, Probleme und Schwachstellen. Process Mining fungiert dabei wie ein Röntgengerät für Prozesse, das den Ist-Zustand der Unternehmensabläufe zeigt. Das Execution Management System (EMS) optimiert basierend auf diesen Erkenntnissen (teil)automatisiert die Prozessausführung.
Praxisbeispiele zeigen immense Einsparpotenziale
Das Bewusstsein für die Bedeutung dieser Technologien ist mittlerweile immens: 61 Prozent der befragten Entscheider stufen Process Mining als wichtigste Technologie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen ein und planen, diese in den nächsten 12 Monaten einzusetzen oder zu evaluieren. Dass sich das lohnt, zeigt das Beispiel namhafter Unternehmen:
- Der internationale Handelskonzern Ceconomy etwa, zu dem auch MediaMarkt und Saturn gehören, hat mithilfe von Process Mining und EMS unter anderem Prozesse in der Kreditorenabteilung unter die Lupe genommen und konnte auf diese Weise zahlreiche Abweichungen bei Prozessen rund um die Bearbeitung von Rechnungen entdecken, die Gründe dafür herausfinden und beseitigen.
- Die Deutsche Telekom Service Europe (DTSE), ein Tochterunternehmen der Deutschen Telekom, hat mit Celonis über 66 Millionen Euro durch die Optimierung ihres Procure-to-Pay-Prozesses eingespart. Das Ergebnis: maximierte Einsparungen durch strategischen Einkauf, weniger doppelte Zahlungen und mehr realisierte Skonti.
- Der Geschäftsbereich High Performance Metals des österreichischen Stahl- und Technologiekonzerns voestalpine konnte typische Prozessprobleme wie Über- und Unterbestände, hohe Lagerdauer sowie Fehl- oder Altbestände rechtzeitig aufdecken und an deren Lösung arbeiten. „Wir können jetzt nicht nur Materialien identifizieren, die sich negativ auf das Betriebskapital und den Lagerbestand auswirken, sondern auch Trends erkennen und frühzeitig Benachrichtigungen an die Nutzer senden, um Probleme zu untersuchen und proaktiv Maßnahmen zu ergreifen“, so Florian Kaisergruber, Process Excellence Manager bei voestalpine HPM.
In der tagtäglichen Zusammenarbeit mit unseren Anwendern mache ich immer wieder die Erfahrung: Prozessschwachstellen sind die heimlichen Effizienzkiller einer Organisation. Unternehmen, die diese Ineffizienzen erkennen und beseitigen, können ihre Ergebnisse zuverlässig verbessern. Darüber hinaus gewinnen sie – und das ist mindestens ebenso wichtig – die Flexibilität, die nötig ist, um gegenüber disruptiven wirtschaftlichen Entwicklungen resilienter zu werden und um agil auf neue Anforderungen, beispielsweise im Bereich Nachhaltigkeit, reagieren zu können.