Seit dem 01.08.2022 besteht in Deutschland die Möglichkeit, eine GmbH vollständig digital zu errichten. Zunächst ist dies nur im Wege der Bargründung möglich, ab dem 01.08.2023 soll das Online-Verfahren jedoch auch auf Sachgründungen ausgeweitet werden. Der Beitrag stellt die neu geschaffenen gesetzlichen Grundlagen sowie den praktischen Ablauf einer digitalen Beurkundung dar.
1. Einleitung
Die Videokommunikation ist mittlerweile fester Bestandteil unseres Alltags sowie der Arbeitswelt geworden. Die Digitalisierung macht auch vor dem deutschen GmbH-Recht nicht halt. Der Gesetzgeber hat mit dem zum 01.08.2022 in Kraft getretenen „Gesetz zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiRUG) erstmals die Möglichkeit geschaffen, notarielle Beurkundungen und Beglaubigungen rein digital in einem Online-Verfahren zu vollziehen. Damit kann mit Einschränkungen auch die Gründung einer GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) im Online-Verfahren erfolgen.
Mit dem weiter verabschiedeten „Gesetz zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG), welches ab dem 01.08.2023 in Kraft treten soll, werden die Möglichkeiten der digitalen Beurkundung und Beglaubigung ausgeweitet. Das Online- Verfahren wird damit eine digitale Alternative zum herkömmlichen Präsenzverfahren vor dem Notar.
2. Beurkundung und Beglaubigung im Präsenzverfahren
Bei der Gründung und Eintragung einer GmbH bzw. UG (haftungsbeschränkt) war bislang das physische Erscheinen vor einem Notar zum Zwecke der Beurkundung sowie Beglaubigung erforderlich. Nach § 2 Abs.1 Satz 1 GmbHG bedarf der Gesellschaftsvertrag der GmbH der notariellen Form und damit der Beurkundung nach § 128 BGB i.V.m. §§ 6 ff. BeurkG. Hierzu war der Gesellschaftsvertrag bislang vor dem beurkundenden Notar von sämtlichen Gründungsgesellschaftern entweder persönlich oder durch einen Bevollmächtigten eigenhändig zu unterzeichnen. Anschließend war die GmbH zum Handelsregister anzumelden. Hierzu bedurfte es der eigenhändigen Unterschrift der Geschäftsführer, die durch einen Notar zu beglaubigen war.
Dieses herkömmliche Präsenzverfahren für Beurkundungen und Beglaubigungen im Zusammenhang mit der Errichtung einer GmbH wird auch zukünftig weiter Anwendung finden. Es wird jedoch um eine digitale Alternative ergänzt.
3. Digitales Verfahren
Der Gesetzgeber möchte es mit den neu eingeführten digitalen Verfahren ermöglichen, wirtschaftliche Aktivitäten einfacher, rascher und mit Blick auf Kosten und Zeit effizienter einleiten zu können. Die physische Zusammenkunft der Beteiligten und des Notars sind nicht länger zwingend erforderlich. Es kann stattdessen ein digitales Beurkundungs- und Beglaubigungsverfahren genutzt werden. Hierdurch sollen auch Registeranmeldungen einfacher und effizienter gestaltet werden.
3.1. Gründung im Zuge der Online-Beurkundung
Seit 01.08.2022 kann die notarielle Beurkundung im Zusammenhang mit der Gründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) im sog. Online-Verfahren mittels Videokommunikation erfolgen. Der Anwendungsbereich des Online-Verfahrens ist zunächst jedoch auf reine Bargründungen beschränkt.
Ab dem 01.08.2023 soll auch die Sachgründung einer GmbH oder UG (haftungsbeschränkt) mittels Videokommunikation möglich sein. Ausnahme hiervon bleiben jedoch Sachgründungen, bei denen Gegenstände eingelegt werden, deren Übertragung ihrerseits beurkundungspflichtig ist. Praktisch relevant betrifft dies Sachgründungen, bei denen die Sacheinlage in einem Grundstück oder einem GmbH-Anteil besteht. Diese Sachgründungen werden auch über den 01.08.2023 hinaus nur im herkömmlichen Präsenzverfahren und nicht im Online-Verfahren möglich sein.
Weitere Einschränkungen der Online-Beurkundung bei der Errichtung einer GmbH ergeben sich jetzt und in Zukunft auch dann, wenn der Gesellschaftsvertrag Regelungen enthält, die ihrerseits gesetzlichen Beurkundungserfordernissen unterfallen. Dies ist z. B. der Fall, wenn der Gesellschaftsvertrag der neu zu gründenden GmbH eine Regelung enthält, welche die künftigen Gesellschafter verpflichtet, in bestimmten Situationen Geschäftsanteile abzutreten.
Auch die im Zusammenhang mit der Gründung gefassten Beschlüsse, etwa zur Bestellung des Geschäftsführers oder Prokuristen, können, sofern sie einstimmig gefasst wurden, im Online-Verfahren beurkundet werden (§ 2 Abs. 3 S. 4 GmbHG). Ergibt sich für diese Beschlüsse allerdings aus anderen Vorschriften eine Beurkundungsbedürftigkeit, scheidet eine Online-Beurkundung wiederum aus.
Neben der eigentlichen Gründung können auch Vollmachten von Gründungsvertretern im Online-Verfahren beurkundet oder beglaubigt werden.
3.2. Satzungsänderungen
Ab 01.08.2023 werden auch Änderungen der GmbH-Satzung nach der Gründung im Wege der Online-Beurkundung erfolgen können, allerdings nur, sofern sie durch einstimmigen Gesellschafterbeschluss erfolgen. Dies betrifft u.a. auch Kapitalmaßnahmen wie die Erhöhung oder Herabsetzung des Stammkapitals.
3.3. Registeranmeldungen
Seit 1.8.2022 ist für die GmbH die notarielle Beglaubigung von Registeranmeldungen mittels Online-Verfahren möglich. Dies betrifft grds. alle Registeranmeldungen, z. B. die Anmeldung einer Kapitalerhöhung oder der Bestellung eines neuen Geschäftsführers.
3.4. Veröffentlichung
Ab 01.08.2023 wird es nicht mehr erforderlich sein, Urkunden bzw. Informationen gesondert in einem Amtsblatt oder Bekanntmachungsportal zu veröffentlichen. Es wird vielmehr die bloße Eintragung im jeweiligen Register und die damit verbundene Bereitstellung zum Onlineabruf ausreichend sein. Hierdurch soll das Bekanntmachungswesen deutlich vereinfacht werden.
4. Praktischer Ablauf der Online-Gründung
Die Beurkundung selbst findet vollständig über das Portal der Bundesnotarkammer statt. Hierbei wird letztlich das im herkömmlichen Beurkundungsverfahren bekannte Prozedere digital gespiegelt.
Die Videokommunikation erfolgt hierbei über Bild- und Tonübertragung, die nicht aufgezeichnet werden darf.
4.1. Registrierung im Onlineportal bzw. per App
Zunächst müssen sich die Gründer in dem von der Bundesnotarkammer betriebenen Onlineportal https://www.onlineverfahren.notar.de anmelden oder sich über ein Smartphone und die ebenfalls von der Bundesnotarkammer bereitgestellte „Notar“-App registrieren, indem E-Mail-Adresse hinlegt und Passwörter vergeben werden.
4.2. Auswahl des örtlich zuständigen Notariats
Nach der Anmeldung muss der zuständige Notar ausgewählt werden. Während das Gesetz bei Präsenzterminen die freie Auswahl des beurkundenden bzw. beglaubigenden Notars vorsieht, gilt im Videoverfahren das Amtsbereichsprinzip, d.h. eine feste örtliche Zuständigkeit. Diese liegt beim Videoverfahren entweder am Gesellschaftssitz (Satzungssitz) der GmbH oder dem Wohnsitz (melderechtlicher Hauptwohnsitz) oder Sitz (bei Gesellschaften) eines Gesellschafters.
4.3. Hochladen von Dokumenten
Über das Onlineportal ist es außerdem möglich, erforderliche Dokumente hochzuladen. Insbesondere soll die Identifizierung durch den Notar vorbereitet werden. Zur Identifizierung bedarf es eines Lichtbildes und eines in § 16 c BeurkG genannten elektronischen Identitätsnachweises. Dieser elektronische Identitätsnachweis kann in einem neuen Personalausweis, einer eID-Karte für EU bzw. EWR-Ausländer oder einem elektronischen Aufenthaltstitel bestehen.
Eines Lichtbildes bedarf es nicht, wenn der Beteiligte dem Notar persönlich bekannt ist.
4.4. Identitätsnachweis
Der Notar stellt zu Beginn der Bild- und Tonübertragung die Identität der Beteiligten fest.
Teilnahmeberechtigt sind neben den Beteiligten auch Dritte wie bspw. Rechtsanwälte oder Steuerberater.
Für die Identifizierung werden ein NFC fähiges Smartphone sowie die „Notar“-App benötigt. Der Beteiligte kann über die App durch Eingabe der sechsstelligen PIN, die er bei der Aktivierung der Online-Funktion der e-ID gewählt hat, die entsprechende Chipkarte auslesen.
4.5. Verlesen per Videokommunikation
Nach der Identitätsfeststellung verliest der Notar die elektronische Niederschrift den zugeschalteten Beteiligten per Bild- und Tonübertragung und lässt diese genehmigen.
4.6. Qualifizierte elektronische Signatur
Danach versehen die Beteiligten die fertiggestellte elektronische Niederschrift im Portal der Bundesnotarkammer mit der ebenfalls dort erstellten qualifizierten elektronischen Signatur.
Das funktioniert so, dass dem Beteiligten per SMS eine TAN auf sein Mobiltelefon geschickt wird. Diese TAN wird dann in eine Eingabemaske in dem Videokommunikationssystem eingegeben. Anschließend muss der Beteiligte nur noch einen Klick zum Anbringen der Signatur ausführen.
5. Fazit
Auch wenn mit den seit 01.08.2022 geltenden Regelungen bislang noch nicht „der große Wurf“ in Bezug auf die Online-Gründung einer GmbH gelungen ist, so sind die eingeführten Neuerungen ein erster Schritt in die richtige Richtung. Es bleibt zu hoffen, dass die Praxis mit den ab 01.08.2023 in Kraft tretenden Erweiterungen noch mehr Gebrauch von den dann geschaffenen Möglichkeiten des digitalen Verfahrens machen wird.