„Abgerechnet wird zum Schluss“ − am Ende eines Geschäftsjahres (bzw. zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres nach Vorlage des Jahresabschlusses) entscheiden die Gesellschafter regelmäßig über die Entlastung des Geschäftsführers. Die weitläufige Meinung: Wird Entlastung erteilt, sind Ansprüche der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer wegen eines Schadens im betreffenden Zeitraum ausgeschlossen. Darüber hinaus können die Gesellschafter den Geschäftsführer auf Grundlage von Vorgängen, die in den Entlastungszeitraum fallen, nicht fristlos kündigen oder − wenn satzungsmäßig oder laut Anstellungsvertrag ein Grund hierfür erforderlich ist − abberufen. Der entlastete Geschäftsführer kann sich gewiss sein, dass die Gesellschafter seine Handlungen und Maßnahmen des zurückliegenden Geschäftsjahres billigen. Oder stimmt das so pauschal gar nicht?
Bekannte und unbekannte Tatsachen
Die Gesellschafter erteilen Entlastung für alles, was ihnen bekannt ist, darüber hinaus aber auch für das, was ihnen bei sorgfältiger Prüfung bekannt sein müsste. Die Grundlage für die Kenntnis der Gesellschafter bildet dabei die Rechenschaftslegung des Geschäftsführers. Die Rechenschaftslegung umfasst den Jahresabschluss, also mindestens Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung, aber auch alle sonstigen den Gesellschaftern in diesem Zusammenhang an die Hand gegebenen Auskünfte, Unterlagen und Berichte. Der Geschäftsführer trägt die Verantwortung für die Vollständigkeit der Rechenschaftslegung, profitiert aber auch selbst: Entlastung kann und wird nur für solche Geschäftsvorgänge erteilt werden, die aus der Rechenschaftslegung erkennbar sind. Die Unterscheidung zwischen Erkennbarkeit und Nicht- Erkennbarkeit beschäftigt regelmäßig Gerichte. Die Gesellschafter sind durchaus veranlasst, nachzurechnen, nachzuprüfen und nachzufragen − das Sich-Verlassen auf die Nachprüfbarkeit stellt nach alledem aber bestimmt keinen sicheren Hafen für den Geschäftsführer dar.
Von Gehaltssprüngen und Wellnessoasen
Falls es doch einmal auf die Erkennbarkeit ankommt, liefern die nachfolgenden (ober-)gerichtlichen Urteile eine Richtschnur zur Einordnung:
In einem Fall der das OLG Brandenburg beschäftigte (Urteil vom 29. Juni 2022 − 7 U 133/21), zahlte sich ein Geschäftsführer in den Jahren 2016 und 2017 ein höheres Geschäftsführergehalt aus, weil er sein zuvor im Jahr 2000 vereinbartes Geschäftsführergehalt als zu niedrig empfand. Es liegt auf der Hand, dass ein Geschäftsführer, der − trotz möglicherweise berechtigtem Anpassungsbedarf − sein Gehalt eigenmächtig erhöht, die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes nicht walten lässt und grundsätzlich für die Überzahlung gegenüber der Gesellschaft haften muss. Allerdings fassten die Gesellschafter für die Jahre 2016 und 2017 Entlastungsbeschlüsse und fochten diese im Nachhinein auch nicht (rechtzeitig) an. Das überhöhte Geschäftsführergehalt war aus den betreffenden Bilanzen − jedenfalls errechenbar − ersichtlich. Mit den Entlastungsbeschlüssen legitimierten die Gesellschafter die Überzahlung für die Jahre 2016 und 2017 und entzogen auch jedweder Rückforderung die rechtliche Grundlage.
In einem weiteren Fall des OLG Düsseldorf (Urteil vom 20. Dezember 2019 − 17 U 22/18) beauftragte ein Geschäftsführer ein externes Unternehmen mit der Umgestaltung der Gartenanlage zu einer Erholungszone („Wellnessoase“) sowie der Erneuerung des Eingangsbereichs am Gesellschaftssitz. Nach Abschluss der Arbeiten und Bilanzierung der Kosten in Höhe von insgesamt ca. 740.000,00 Euro warf die Gesellschaft dem Geschäftsführer vor, den aufgrund der Gesellschaftsstruktur im konkreten Fall zuständigen Aufsichtsrat nicht hinreichend über die Neugestaltung informiert und eine erforderliche Zustimmung nicht eingeholt zu haben. Gleichwohl war ein Entlastungsbeschluss für die betreffenden Geschäftsjahre gefasst worden. Der hierfür zuständige Vorstandsvorsitzende der Muttergesellschaft war, wie sich bei der Beweisaufnahme herausstellte, über die Vorgänge während der Bauarbeiten informiert. Zum einen verfügte er am Sitz der Gesellschaft über ein Büro mit Gartenblick. Zum anderen machte er sich im Rahmen einer Gartenbegehung selbst einen Eindruck vom Stand der Umgestaltung und bemerkte gegenüber dem Geschäftsführer noch „scherzhaft“, es seien „ähnlich wie auf einem Golfplatz Greens mit Fähnchen vorhanden“ und sogar „Strandkörbe aufgestellt“. Soweit seitens der Gesellschaft behauptet wurde, dass zumindest die hohen Kosten nicht erkennbar waren, verwies das OLG Düsseldorf auf die Rechenschaftslegung des Geschäftsführers der betreffenden Geschäftsjahre. Der Geschäftsführer hatte die Kosten der Umgestaltung ordnungsgemäß bilanziert. Die Kenntnis über die Vorgänge hätte den vorbezeichneten Vorstandsvorsitzenden der Muttergesellschaft vor Fassung des Entlastungsbeschlusses dazu veranlassen müssen, Berechtigung und Kosten der Neugestaltung nachzuprüfen. Da der Geschäftsführer für den Zeitraum der Neugestaltung entlastet worden war, konnte er nicht mehr haftbar gemacht werden.
Grenzen und Fallstricke
Konsequenterweise entfaltet selbst ein gefasster Entlastungsbeschluss dann keine Wirkung, wenn ein Geschäftsführer Informationen verschleiert oder auf geäußerte Zweifel und Nachfragen mit unwahren oder bewusst unvollständigen Angaben reagiert. Hier schließt sich der Kreis zu den obigen Ausführungen: Ein unbekannter, unwahrer oder unvollständiger Sachverhalt kann von den Gesellschaftern nicht sorgfältig geprüft werden und somit auch keine Basis für eine Entlastung sein.
Ausgeschlossen ist eine Entlastungswirkung ferner für Ansprüche der Gesellschaft gegen den Geschäftsführer aus schwerwiegenden Pflichtverletzungen (insb. Gesetzes- und Satzungsverstöße) oder gläubigerschützenden Vorschriften. Zu letzteren zählt vor allem der Grundsatz der Kapitalerhaltung. Werden Ausschüttungen an Gesellschafter getätigt und unterschreitet das Gesellschaftsvermögen danach das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen (in den einfachsten Fällen: 25.000 Euro), ist (auch) der Geschäftsführer zum Ersatz verpflichtet. Ein die Zahlung legitimierender Entlastungsbeschluss der Gesellschafter ändert daran nichts.
Vorsicht geboten ist zudem bezüglich des Ablaufs und der Form der Entlastung. Eine wirksame Entlastung erfordert eine Rechenschaftslegung des Geschäftsführers und einen darauffolgenden, förmlichen Beschluss. Die Rechenschaftslegung muss gegenüber allen Gesellschaftern erfolgen. Private Kenntnisse der Gesellschafter sind grundsätzlich unbeachtlich, es sei denn, alle Gesellschafter sind tatsächlich gleichermaßen informiert. Der Entlastungsbeschluss sollte − um Zweifeln vorzubeugen − auch eindeutig als solcher bezeichnet werden. Die bloße Feststellung des Jahresabschlusses gereicht hingegen nicht, um eine Entlastungswirkung herzustellen, selbst wenn in Rede stehende Geschäftsvorfälle eindeutig aus der Bilanz ersichtlich sind. In einer solchen Feststellung sieht die Rechtsprechung nur die Kenntnisnahme durch die Gesellschafter − nicht hingegen die Legitimierung von Geschäftsvorgängen.
Wird die Entlastung vom Gesellschafterkreis verweigert, ist die Anzahl der rechtlichen Behelfe − salopp ausgedrückt − sehr übersichtlich. Trotz der immensen Bedeutung, geben weder Gesetz noch Rechtsprechung dem Geschäftsführer einen Anspruch an die Hand, mit dem er seine Entlastung gerichtlich durchsetzen kann. Eingeschränkt, nämlich dann, wenn sich die Gesellschaft eines konkreten Ersatzanspruchs berühmt, kann der Geschäftsführer gerichtlich feststellen lassen, dass dieser konkrete Anspruch nicht besteht. Ansonsten bleibt dem Geschäftsführer im Falle der Entlastungsverweigerung oftmals nur die Alternative der Amtsniederlegung und Kündigung − die im Lichte der Bedeutung der Entlastung auch als Vertrauensbeweis für die Zukunft womöglich sehr nahe liegt.
Fazit
Die Entlastung des Geschäftsführers steht und fällt mit der ordnungsgemäßen Rechenschaftslegung. Aufgrund der Reichweite der Geschäftsführerhaftung und der damit verbundenen finanziellen Risiken (trotz möglicher Abfederung durch eine D&O-Versicherung) ist es ratsam, die Kenntnis oder das Kennenmüssen der Gesellschafter über jegliche Geschäftsvorfälle durch umfassende und präzise Rechenschaftslegung (Jahresabschluss, Berichte, sonstige Unterlagen) sicherzustellen. Ist die Kenntnis oder das Kennenmüssen eines Geschäftsvorfalls durch die Gesellschafter nicht sichergestellt, greift auch die Entlastungswirkung nicht.