Smart ist weit mehr als digital. Es geht um den Menschen.
Toll ist so eine Belegungsapp, mit der die Mitarbeitenden noch vor dem Betreten des Gebäudes ihren Arbeitsplatz reservieren können. Das spart eine lange Suche und unnötiges, weil Unruhe stiftendes Herumlaufen in der Fläche. Doch das Tool allein macht noch keine smarte Arbeitswelt. Und eine Fülle von Tools überfordern eher, als dass sie nützlich sind. Smarte Arbeitswelten sind vom Menschen her gedacht. Smart heißt nämlich nicht digital, sondern intelligent. Und intelligent ist einfach für den Menschen. Darum geht es.
Eine smarte Arbeitswelt beginnt damit, dass Standorte hinterfragt, Prozesse analysiert und die Bedürfnisse der arbeitenden Menschen erhoben werden. Eine smarte Arbeitswelt beginnt mit vielen Fragen und viel Zuhören. Gemeinsam mit den Mitarbeitenden können Planer dann eine Arbeitswelt entwickeln, die smart auf die Bedürfnisse von Arbeit und arbeitenden Menschen zugeschnitten ist.
Ein Beispiel, warum die Belegungsapp allein noch keine smarte Arbeitswelt schafft: Der Weg der Mitarbeitenden im Unternehmen beginnt ja viel früher als bei der Auswahl des Tisches, an dem die Arbeit verrichtet werden soll. Sie beginnt beispielsweise mit der Parkplatzsuche auf dem Mitarbeiter-Parkplatz oder dem freien Platz im Fahrradständer. Wer mit E-Auto oder E-Bike kommt, will dann vielleicht noch von den Ladesäulen vor Ort profitieren. Das sollte so eine App schon auch abbilden können. Und Mitarbeitende suchen im Lauf des Tages nicht nur den eigenen Schreibtisch, sondern benötigen Besprechungszimmer, wollen vielleicht eine gemeinsame Projekt-Session auf einer Collaboration-Fläche durchführen. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeitenden die Nähe zum eigenen Team nicht verlieren. Kann die App das, ist sie ein Baustein in einem smarten Konzept. Mehr aber nicht.
Seit Corona ist auch klar, dass Lichtschalter oder Türklinken nicht in eine smarte Arbeitswelt gehören: Kontaktflächen bringen Infektionsrisiken mit sich, die man durch smarte Technik verhindern kann. Ganz nebenbei danken es die Mitarbeitenden, wenn schwere Brandschutztüren nicht mehr mit Muskelkraft, sondern durch eine Automatik geöffnet werden.
Ganz konkret zeigt sich auch bei der Frage nach persönlichem Stauraum, wie smart eine Arbeitswelt ist: Diese vermeintlich simple Alltagsfrage bewegt die Mitarbeitenden jeden Tag. Ist der Weg zum persönlichen Locker zu weit, ist der Stauraum zu gering bemessen, die Nutzung durch ein kompliziertes Schließsystem umständlich oder ist kein vernünftiger Platz für die nasse Jacke oder den Schirm vorhanden – all diese Punkte nerven im Alltag. Und smarte Arbeitswelten sollen genau das nicht.
In 25 Jahren Erfahrung bei der Planung und Gestaltung von Arbeitswelten für viele, dialogstarke Menschen hat sich bei den Autoren dieses Beitrags die Erkenntnis manifestiert: Tools können helfen, sind aber nie Selbstzweck. Eine gute Arbeitswelt beginnt schon in der Konzeption beim Menschen. Und sie hat zum Ziel, ein Handwerkszeug Raum zur Verfügung zu stellen, das sich reibungslos und in den Arbeitsalltag einfügt. Human Centered Design ist das Prinzip, nach dem Arbeitswelten gedacht, geplant und gestaltet werden müssen, damit dieses Ziel erreicht wird. Diese Planungsphilosophie zieht sich dann auch durch das gesamte Projekt hindurch und nimmt alle Abhängigkeiten von baulichen Gewerken untereinander genauso in den Blick wie die Übergabe der Arbeitswelt an die Mitarbeitenden. Akzeptanzmarketing und Change Management sind wichtige Bausteine, um New Work nicht nur als Worthülse vor sich her zu tragen, sondern wirklich mit Leben zu erfüllen.
In der HCD Matrix haben die Autoren den kompletten Planungsprozess von der ersten Standort-Bewertung bis zur Einführung der Mitarbeitenden in ein Planungswerkzeug gegossen, dass Grundlage wertschätzender und visionärer Arbeitswelten ist. Die HCD Matrix schützt aber auch vor Fehlentscheidungen und Fehlinvestitionen. So wird die Arbeitswelt auch wirtschaftlich für Bauherren und Nutzer.
Was sind also die Erfolgsfaktoren für eine wirklich smarte Arbeitswelt? Erfahrung bei der Planung und Gestaltung, bei Desksharing, Platzbelegungen, Hygiene, Stauräumen etc. gehört dazu. Wissen, wie die Employee Journey wirklich aussieht, ist essenziell. Das Verständnis für die Organisation und die Bedürfnisse der Menschen ist grundlegend. Die Bewältigung der Komplexität bei Planung und Bau sowie die Übersetzung von Anforderungen in konkrete, hilfreiche IT- und Medienlösungen machen die Projekte schlussendlich erfolgreich.