Für fast jede Aufgabe gibt es inzwischen ein eigenes Tool. Doch mit jeder neuen Anwendung wächst auch die Komplexität. Daten liegen in verschiedenen Systemen, Abteilungen arbeiten mit unterschiedlichen Informationsständen und Mitarbeitende müssen Informationen zusammentragen, die längst im Unternehmen vorhanden sind.
Für den Factorial Business Facts Index 2026 befragte das Marktforschungsunternehmen Dynata im August rund 750 Führungskräfte und Entscheidungstragende aus deutschen Unternehmen mit mindestens 50 Beschäftigten. Die Ergebnisse zeigen: 43,7 % berichten, dass ihr Unternehmen für mehrere Softwarelösungen mit weitgehend gleichen Funktionen bezahlt. Gleichzeitig glauben 72,4 %, dass ihr Unternehmen mit weniger, aber dafür stärker zentralisierten Tools effizienter arbeiten würde.
Die eigentlichen Kosten entstehen im Arbeitsalltag
Doppelte Softwarelizenzen sind dabei nur ein Teil des Problems. Schwerer zu erkennen sind die Kosten, die durch ineffiziente Abläufe entstehen. Eine Führungskraft benötigt aktuelle Budgetzahlen, muss dafür aber Informationen aus mehreren Systemen zusammentragen. Die Personalabteilung pflegt dieselben Daten in unterschiedlichen Tools. Entscheidungen verzögern sich, weil wichtige Informationen erst bei anderen Teams angefragt werden müssen.
Laut unserem Business Facts Index Report verbringen 48,8 % der befragten deutschen Führungskräfte 20 bis 30 Prozent ihrer Arbeitszeit damit, bereits vorhandene Informationen zu suchen, abzugleichen oder erneut aufzubereiten. Diese Zeit fehlt für strategische Aufgaben, die Entwicklung von Mitarbeitenden und wichtige Entscheidungen. Genau hier liegt das Potenzial von KI: Sie kann Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen, wiederkehrende Aufgaben übernehmen und Entscheidungsgrundlagen vorbereiten. Führungskräfte gewinnen dadurch Zeit für das, was sich nicht automatisieren lässt: Menschen führen, Prioritäten setzen und Entscheidungen treffen.
Warum mehr Technologie nicht automatisch mehr Effizienz bedeutet
Häufig wächst die Softwarelandschaft schrittweise. Einzelne Abteilungen führen Tools ein, um konkrete Probleme zu lösen. Was kurzfristig sinnvoll erscheint, führt langfristig zu doppelter Datenpflege, zusätzlichen Abstimmungen und unklaren Zuständigkeiten.
Damit KI dieses Potenzial entfalten kann, müssen Informationen und Prozesse miteinander verbunden sein. Wer KI auf ineffiziente Abläufe setzt, riskiert zusätzliche Komplexität statt echter Entlastung. Entscheidend ist deshalb nicht, wie viele KI-Anwendungen ein Unternehmen einführt, sondern welche Aufgaben sie den Mitarbeitenden tatsächlich abnehmen.
Drei Fragen, die sich Unternehmen jetzt stellen sollten
1. Welche Tools nutzen Sie wirklich?
Machen Sie regelmäßig Inventur. Prüfen Sie, welche Tools aktiv im Einsatz sind, wo sich Funktionen überschneiden und welche Lizenzen überflüssig sind. Entscheidend ist, welchen konkreten Nutzen die Software im Arbeitsalltag bringt.
2. Wo verlieren Mitarbeitende Zeit?
Gehen Sie Prozesse aus Sicht der Beschäftigten durch. Wo müssen sie Daten mehrfach eingeben? Welche Entscheidungen warten auf Informationen aus anderen Teams? Gerade bei alltäglichen Aufgaben lohnt es sich, genauer hinzusehen.
3. Wie gut arbeiten Ihre Systeme zusammen?
Sie müssen nicht jedes Tool ersetzen. Wichtig ist, dass relevante Daten verlässlich verfügbar sind und Prozesse möglichst ohne manuelle Zwischenschritte funktionieren. Messen Sie neue Technologien daran, wie gut sie sich in bestehende Abläufe einfügen.
Digitalisierung soll Arbeit einfacher machen
Unternehmen müssen aufhören, den Erfolg ihrer Digitalisierung an der Anzahl eingeführter Tools zu messen. Entscheidend ist, wie gut sich die Tools ergänzen und wie viel Arbeit sie tatsächlich ersparen.
Wer Softwarekosten, Arbeitsabläufe und den Austausch von Informationen gemeinsam prüft, erkennt schneller, wo unnötige Kosten entstehen. Bevor Unternehmen in die nächste Software investieren, sollten sie deshalb eine einfachere Frage beantworten: Welche Arbeit können uns die bestehenden Tools bereits ersparen?
¹ Die Modellrechnung von Factorial basiert auf den Befragungsergebnissen sowie Eurostat-Daten zu Führungskräfteanteil und Stundenverdienst. Sie berücksichtigt ausschließlich die verlorene Arbeitszeit der betroffenen Führungskräfte, nicht die gesamte Belegschaft. (https://factorialhr.de/business-facts-index-2026?utm_source=pr&utm_medium=media&utm_campaign=de_freebie_business-facts-index-2026)