Geschäftsführer wird im Allgemeinen nur, wer bereit ist Verantwortung zu übernehmen. Jeder Geschäftsführer will sein Unternehmen gut leiten, wirtschaftlich erfolgreich sein und im Einklang mit Recht und Gesetz bleiben. Aber die Anforderungen erscheinen unübersehbar und ständig kommen neue hinzu. Das Umweltrecht wird vor allem von Brüssel aus ständig fortentwickelt, aber auch der deutsche Gesetzgeber tut ein Übriges hinzu. Da fällt es manchem schwer, den Überblick zu behalten. Und immer wieder gibt es Unternehmen, da muss ein Brandherd nach dem anderen gelöscht werden, was eine Unternehmensführung von ruhiger Hand unmöglich macht.
Gesellschaftsrechtlich ist es so, dass ohne mindestens einen Geschäftsführer die GmbH nicht handlungsfähig wäre, denn nach § 35 Abs. 1 GmbHG vertritt der Geschäftsführer die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Erst durch das Handeln seines Geschäftsführers oder seiner (mehreren) Geschäftsführer ist die GmbH in der Lage, Verträge zu schließen, Genehmigungen zu erhalten oder sich in sonstigen Verwaltungsverfahren zu beteiligen usw.
I. Anforderungsvielfalt an Geschäftsführer
Was sind die Anforderungen, denen sich Geschäftsführer ausgesetzt sehen? Der Markt erwartet vor allem konkurrenzfähige und leistungsstarke Produkte auf der Höhe der Zeit, was auf allen Ebenen des Unternehmens große Anstrengung erfordert. Die Gesellschafter erwarten Gewinne, sonst riskiert der Geschäftsführer abberufen zu werden. Mitarbeiter erwarten eine gute Führung und eine angemessene Bezahlung, sonst verlassen sie das Unternehmen. All diese Anforderungen zu erfüllen, erfordert viel Wissen und eine starke Persönlichkeit und geht oft ohne externe Hilfe nicht.
Eine große Anzahl an gesetzlichen Vorgaben will erfüllt sein; darüber einen vollständigen Überblick zu gewinnen und zu behalten, ist angesichts der andauernden Regelungsflut auf allen Gesetzgebungsebenen (EU, Bund, Länder, Kommunen) ein fast unmögliches Unterfangen. Kein Geschäftsführer wird all diese Vorgaben aus eigenem Wissen beherrschen können. Dies gilt erst recht, wenn man die zahlreichen technischen Vorschriften (DIN-Normen, Regelungen des VDI, das VDE usw.) mit in den Blick nimmt. Diese Normen werden ebenfalls ständig weiterentwickelt und sie dokumentieren den Stand der Technik, auf den das staatliche Recht Bezug nimmt. Auch die Produkte, wie etwa erzeugte Maschinen, müssen diesen Regelungen, insbesondere den EU-weit harmonisierten technischen Normen entsprechen. Ansonsten können die Maschinen das Konformitätsbewertungsverfahren nicht erfolgreich bestehen und kein CE-Kennzeichen erhalten. Ohne diesen Warenverkehrspass aber darauf mit dem Produkt nicht gehandelt werden.
Der Geschäftsführer muss sein Unternehmen daher so organisieren, dass das Wissen an den entscheidenden Stellen verfügbar ist. Als Geschäftsführer trägt er nach der Rechtsprechung die Generalverantwortung für die Erfüllung aller gesetzlichen Pflichten und ihn trifft die Allzuständigkeit, was relevant ist, wenn es mehrere Geschäftsführer mit interner Aufgabenverteilung gibt. Kein Geschäftsführer kann sich in Krisen- und Ausnahmesituationen damit herausreden, dass das Thema nicht zu seinem Aufgabengebiet gehört. Er ist genauso gefordert, wie in der Hauptsache verantwortliche Geschäftsführer. (s. Lederspray-Urteil des BGH vom 06.07.1990 – 2 StR 549/89, NJW 1990, 2560).
II. Anforderungen aus dem Umweltrecht
Das Umweltrecht bietet hier nur einen Ausschnitt der zu beachtenden Regelungen. Andere Pflichten folgen etwa aus dem Steuerrecht, dem Handelsrecht, dem Produktrecht, dem Medizinrecht, dem Außenwirtschaftsrecht usw.
Das Umweltrecht kennzeichnet dabei die Besonderheit, dass die Grenze der Strafbarkeit, die zur vollen persönlichen Verantwortung/Haftung des Geschäftsführers führt, sehr schnell überschritten ist. Dazu zwei prominente Beispiele:
Werden im Abwasser des Unternehmens zu hohe Schadstoffwerte in ein öffentliches Gewässer eingeleitet, dann ist das keine Ordnungswidrigkeit, bei der das Unternehmen das Bußgeld zahlen wird, sondern bereits eine Straftat. Es handelt sich dann um eine Gewässerverunreinigung nach § 324 StGB. Ermittelt wird jedenfalls auch gegen den Geschäftsführer (und gegebenenfalls weitere verantwortliche Mitarbeiter, denen Rechtspflichten im Zusammenhang mit der Abwassereinleitung übertragen worden), denn der Geschäftsführer muss sein Unternehmen so organisieren, dass die wasserrechtlichen Anforderungen eingehalten werden.
Alle Produktionsanlagen unterliegen einem Alterungsprozess und müssen früher oder später technisch überarbeitet und geändert werden. Und wenn dann die Änderung der Anlage – häufig in Kenntnis und mit Zustimmung der Überwachungsbehörde – lediglich nach § 15 BImSchG angezeigt wird, obwohl es sich eigentlich um eine wesentliche Änderung handelt, die einer Änderungsgenehmigung nach § 16 BImSchG bedarf, dann ist auch hier die Grenze der Strafbarkeit schon überschritten. § 327 Abs. 2 Nr. 1 StGB bestraft den Betrieb einer immissionsschutzrechtlichen Anlage ohne die erforderliche Genehmigung. Das Wissen oder die Zustimmung der Behörde entlastet den Geschäftsführer dabei nicht, denn die Betreiberverantwortung für die Produktionsanlagen liegt nicht bei der Behörde, sondern beim Unternehmen. Der Behörde kommt nur eine Überwachungsfunktion zu. Es wirkt sich maximal auf das Strafmaß aus, wenn die Behörde davon Kenntnis hatte, aber nicht mit den ihr zur Verfügung stehenden rechtlichen Mitteln dagegen eingeschritten ist. In solchen Fällen können Behördenmitarbeiter gegebenenfalls wegen Beihilfe zum ungenehmigten Betrieb einer Anlage verurteilt werden.
Die Hauptverantwortung für die Erfüllung aller unternehmensbezogenen Pflichten liegt, wie erwähnt, immer bei der Geschäftsleitung. Diese muss entsprechende Pflichten zwar nicht in eigener Person erfüllen, aber sie muss die Pflichterfüllung organisieren. Erfüllt der Geschäftsführer diese Anforderungen nicht oder nicht ordnungsgemäß, trifft ihn der Vorwurf des Organisationsverschuldens. Das Organisationsverschulden führt nicht nur zur möglichen persönlichen Strafbarkeit, sondern begründet gegebenenfalls auch eine Haftung im zivilrechtlichen Sinne, wenn nämlich Rechtsgüter Dritter wie Leben, Körper oder Eigentum zu Schaden gekommen sind oder es einen Umweltschaden im Sinne des Umweltschadensgesetzes, also eine Schädigung der menschlichen Gesundheit, des Bodens, des Grundwassers oder von geschützten Tier- oder Pflanzenarten (sog. Biodiversitätsschaden) gegeben hat.
III. Beispiele für falsche Einstellungen von Geschäftsführern
Bestimmte fehlerhafte Einstellungen von Geschäftsführern sollten vermieden werden.
So äußerte sich ein Geschäftsführer nach einer Inhouse-Schulung zu den umweltrechtlichen Anforderungen des Unternehmens dem Unterzeichner etwa wie folgt: „Es ist ja schön und gut, was Sie alles zum Umweltrecht erzählt haben, aber meine Aufgabe ist es, den Laden am Laufen zu halten!” Was ist davon zu halten?
Natürlich ist es die Aufgabe des Geschäftsführers, den Laden am Laufen zu halten. Denn ohne die erfolgreiche Akquisition von Aufträgen wird sich ein Unternehmen am Markt nicht halten können. Dem konkreten Geschäftsführer musste aber gesagt werden, dass er daneben auch die Generalverantwortung für die Erfüllung auch aller umweltrechtlichen Pflichten trägt und dass er dafür gegebenenfalls persönlich mit seinem Vermögen und seiner Freiheit einstehen muss. Der vorgenannte Ausspruch lässt also erkennen, dass dieser konkrete Geschäftsführer die Zusammenhänge noch nicht begriffen hatte.
Ähnlich sind Äußerungen der folgenden Art zu bewerten: „Für den Immissionsschutz ist bei mir der Immissionsschutzbeauftragte zuständig“ oder „für die ordnungsgemäße Abfallentsorgung ist bei mir der Abfallbeauftragte zuständig”.
Auch diese Aussagen offenbaren ein grundlegendes Missverständnis über die Bedeutung der Regelungen zu den Umweltbeauftragten. Auch in Bezug auf das Immissionsschutz- und das Kreislaufwirtschaftsrecht liegt die Generalverantwortung bei der Geschäftsführung. Die Beauftragten sind nicht für Immissionsschutz und Abfallrecht zuständig, sondern sie beraten den Geschäftsführer und darüber hinaus auch die sonstigen Mitarbeiter des Unternehmens in diesen Fachfragen. Dasselbe gilt auch für den Gewässerschutzbeauftragten und den Störfallbeauftragten, die Fachkräfte für Arbeitssicherheit usw. Sie haben nach dem Gesetz Hinweis-, Hinwirkungs- und Initiativpflichten, stehen aber nicht selbst in der Linienverantwortung. Ihre Funktion ist eine beratende Stabsfunktion, die an der Primärverantwortung der Geschäftsführer nichts ändert. Geschäftsführer, die sich wie vorstehend beschrieben äußern, offenbaren damit eine grundlegende Fehlvorstellung von der Funktion der Umweltbeauftragten. Sie sollten die Hinweise ihrer Umweltbeauftragten ernst nehmen, denn diese befassen sich hauptamtlich mit ihrem jeweiligen Fachgebiet und sorgen sich um die Einhaltung der entsprechenden Umweltvorschriften im Unternehmen. Sie verfügen über eine entsprechende ingenieurtechnische Ausbildung, müssen praktische Erfahrungen haben und nehmen regelmäßig (mindestens alle zwei Jahre) an Fortbildungen teil. So ist gewährleistet, dass sie stets auf dem neuesten Stand der Rechtsentwicklungen im jeweiligen Fachgebiet bleiben. Sie erstatten ihrer Geschäftsführung jährlich einen Bericht, in dem sie auf bestimmte Schwachstellen hinweisen und Lösungsmöglichkeiten aufzeigen. Diese Ausführungen sollte der Geschäftsführer ernst nehmen und erkannte Mängel möglichst kurzfristig abstellen. Zudem muss er die Beauftragten bei bestimmten Investitionsentscheidungen beteiligen und sollte deren Votum berücksichtigen.
IV. Umweltmanagementsysteme als Lösung
Was also muss bzw. sollte die Geschäftsführung tun?
Der Schlüssel zur Lösung der Probleme liegt in einem guten Managementsystem, bezüglich der umweltrechtlichen Anforderungen in einem Umweltmanagementsystem. Managementsysteme schaffen eine selbstlernende Organisation und stellen alleine sicher, dass alle zu erfüllenden Pflichten erst einmal erkannt werden, denn nur wenn sie erkannt sind, kann ihre Erfüllung organisiert werden. Im Rahmen des Managementsystems werden dann verantwortliche und durchführende Personen bestimmt, denn diese müssen nicht zwingend identisch sein. Außerdem enthalten sie auch die erforderlichen Stellenbeschreibungen aller Mitarbeiter des Unternehmens und die ihnen jeweils zugewiesenen Aufgaben. Da heutige Systeme nicht mehr (ausschließlich) in papierenen Handbüchern niedergelegt werden, sondern datenbankbasiert sind, erlauben sie der Geschäftsführung so eine effiziente Steuerung ihres Unternehmens.
So zeigen solche Systeme an, welche Pflichten ordnungsgemäß erfüllt sind, welche Pflichten zur Erfüllung anstehen und bei welchen Pflichten der Zeitpunkt zur Erfüllung bereits überschritten ist. Dies geschieht oft in einem Ampelsystem, bei dem die ersteren Grün, die derzeit zu erfüllenden Pflichten gelb und die Fristüberschreitungen rot erscheinen. Zudem kann sich der Geschäftsführer die Pflichtenlage nach allen denkbaren Kriterien anzeigen lassen, bezogen auf eine bezogen auf einen bestimmten Mitarbeiter, was gleichzeitig wertvolle Informationen für Gehaltsverhandlungen mit Mitarbeitern liefert. Solche datenbankbasierten Systeme funktionieren letztlich wie ein Steuerstand, von dem aus sich ein Unternehmen rechtssicher führen lässt.
Wichtigste Voraussetzung eines Umweltmanagementsystems aber ist die Erarbeitung eines vollständigen Pflichtenheftes. Denn nur wenn alle Pflichten als solche erkannt sind, kann deren Erfüllung organisiert werden. An dieser Stelle ist vor manchen zweifelhaften Angeboten zu warnen, die für kleines Geld solche Managementsysteme anpreisen. Diese Systeme kranken vor allem daran, dass die Arbeit zur Erstellung eines vollständigen Pflichtenheftes erspart bleibt. Man greift hier zu dem Trick und setzt sogenannte systemverantwortliche Personen ein, deren erste Aufgabe es ist, die Pflichtenlage eigenständig zu ermitteln. Erkennbar ist das etwa daran, dass einer Person etwa die Aufgabe zur Einhaltung des BImSchG zugeschrieben wird. Alleine dies zeigt, dass sich der Berater nicht wirklich mit diesem sehr umfangreichen Gesetz, dass ganz unterschiedliche Rechtsbereiche regelt, befasst hat. Nicht jedes Unternehmen betreibt genehmigungsbedürftige Anlagen, nicht jedes Unternehmen bringt Kraftstoffe in den Verkehr und erst recht erarbeiten Unternehmen keine Luftreinhalte- oder Lärmminderungspläne, was das BIm-SchG den Kommunen als Aufgabe zuschreibt. Gute Systeme stellen diese Frage und regeln dann genau, welche Pflichten aus dem großen Pflichtenkatalog des BImSchG vom Unternehmen tatsächlich zu erfüllen sind. Solche nicht wirklich ausgereiften „Billig-Managementsysteme” suggerieren also eine Sicherheit, die sie tatsächlich nicht bieten können. Die Arbeit, ein vollständiges Pflichtenheft zu machen, ist aufwendig, da hier nicht nur das Gesetz selbst, sondern auch alle dazu erlassenen Verordnungen normkonkretisierende Verwaltungsvorschriften wie die TA Luft und die TA Lärm daraufhin zu überprüfen sind, ob sie für das jeweilige Unternehmen relevant sind.
So unterliegt etwa nicht jedes Unternehmen der Störfall-Verordnung. Dies festzustellen ist immer dann einfach, wenn das Unternehmen ein vollständiges Schadstoffregister besitzt. Dann sind die gefährlichen Stoffe sehr einfach mit dem Anhang der Störfall-Verordnung abzugleichen und festzustellen, ob ein Störfall-Betriebsbereich vorliegt und ob hier die Pflichten der unteren oder der oberen Klasse einzuhalten sind. Wenn aber, wie nicht selten anzutreffen, ein vollständiges Gefahrstoffregister fehlt oder wenn nicht beachtet wurde, dass auch gefährliche Abfälle in die Betrachtung mit einzubeziehen sind, dann ist alleine die Beantwortung der Frage nach der Anwendbarkeit des Störfallrechts eine Herausforderung, die mitunter mehrere Tage in Anspruch nimmt. Und im Rahmen des Schadstoffregisters dürfen, was immer wieder anzutreffen ist, nicht auch die im Prozess entstehenden gefährlichen Abfälle vergessen werden, denn auch diese gehen in die Betrachtung mit ein.
Die Einführung solcher Systeme setzt aber die Bereitschaft voraus, sich einzugestehen, dass man als Geschäftsführer unmöglich alle rechtlichen Regeln kennen kann, man also zwingend auf Hilfe angewiesen ist. Manche Unternehmen verfügen über Mitarbeiter, die solche Kenntnisse haben, andere sind auf externe Hilfe angewiesen. Daran sollte auch nicht gespart werden.
V. Einzelsysteme oder Integrierte Systeme?
Es stellt sich dann nur die Frage, ob tatsächlich ein solitäres Umweltmanagementsysteme eingerichtet werden soll. Letztlich wird das Unternehmen dann mehrere Managementsysteme brauchen, zumindest ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN ISO 9001 ff., ein Arbeitsschutzmanagementsystem, ein Energiemanagementsystem und andere Systeme. Besser geeignet ist daher ein sogenanntes integriertes Managementsystem, bei dem das Unternehmen hinsichtlich aller zu beachtender Gesichtspunkte organisiert wird. Dieses Integrierte Managementsystem enthält dann auch alle umweltrechtlichen Anforderungen. Die Branche der Unternehmensberater hat dafür blumige Worte wie „Total Quality“ oder“ Compliance“ entwickelt. Das sind letztlich nur unterschiedliche Namen, wobei manche Systeme über die gesetzlichen Anforderungen hinausgehen und die Erfüllung eines strengeren Niveaus anstreben, was immer auch legitim ist.
Im Umweltbereich könnte sich ein Unternehmen dazu entschließen, all seine Standorte EMAS-zertifizieren zu lassen, also ein System nach der EU-Umweltaudit-Verordnung Nr. 1221/2009 einzurichten. Dazu ist kein Unternehmen verpflichtet, es ist eine freiwillige Entscheidung. Wenn sich ein Unternehmen solche Anforderungen aber freiwillig stellt, dann gehört die Erfüllung dieser über das strikt einzuhaltende Umweltrecht hinausgehenden Anforderungen auch zur Compliance-Prüfung.
VI. Umwelt-Compliance-Check
Ein probates Mittel für Geschäftsführer, sich zumindest vom Vorwurf eines grob fahrlässigen Verschuldens zu entlasten, besteht auch darin, durch externe Fachleute einen Umwelt-Compliance-Check durchführen zu lassen. Ein solcher Check sollte immer durch externe Berater erfolgen, da diese nicht von der berühmten Betriebsblindheit betroffen sind und sie einen freien und neutralen Blick auf das Unternehmen haben können.
Im Rahmen des Compliance-Checks auditieren die Berater, zu denen zwingend auch eine Rechtsanwältin oder ein Rechtsanwalt gehören muss, das Unternehmen nach einem bestimmten System, das vor allem auf die Einhaltung der kardinalen Umweltpflichten, deren Verletzung häufig bußgeld- und strafbewehrt ist, gelegt wird. Soweit die Berater Mängel oder Schwachpunkte im Unternehmen identifizieren, sollte die Geschäftsführung diese dann schnellstmöglich abstellen. Am Ende steht dann ein Umwelt-Compliance-Bericht, der die angesprochene Entlastungswirkung für die Geschäftsführer hat. Kein Richter wird davon ausgehen, dass jeder Geschäftsführer sämtliche rechtlichen Regeln kennt. Die Rechtsprechung verlangt aber, dass die Unternehmensleitung dann externen Rechtsrat einholt und Rechtsanwältinnen oder Rechtsanwälte konsultiert. Hat der Geschäftsführer das getan und hat das Beraterteam ihm die Einhaltung der wesentlichen Umweltpflichten attestiert, wird ein Richter im Regelfall nicht mehr von grob fahrlässigen Verhalten ausgehen, sondern von einfacher oder mittlerer Fahrlässigkeit.
Die grobe Fahrlässigkeit ist für die betreffende Person (Geschäftsführer, Mitarbeiter) mit gravierenden Nachteilen verbunden. Viele Straftatbestände führen schon zu einer Strafe bei fahrlässigem Verhalten. Bei grob fahrlässigen Verhalten wird die Strafe tendenziell strenger ausfallen. Und die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts und des Bundesgerichtshofs hat zur Arbeitnehmerhaftung entschieden, dass ein Mitarbeiter bei vorsätzlicher oder grob fahrlässiger Schadensverursachung für den Schaden voll haftet. Handelt er lediglich einfach fahrlässig, trifft ihn gar keine Haftung, während bei mittlerer Fahrlässigkeit die Haftung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer geteilt wird, was keine hälftige Teilung bedeutet, sondern bei der Teilung wird etwa auch die Verdienstmöglichkeit des betroffenen Mitarbeiters berücksichtigt.
Dieses Rechtssystem gilt für Mitarbeiter im arbeitsgerichtlichen Prozess ebenso wie für angestellte Geschäftsführer, deren Streitigkeit dann aber vor den ordentlichen Gerichten ausgetragen wird, denn über den Umfang der Haftung von Geschäftsführern und Arbeitnehmern hat sich der gemeinsame oberste Senat von Bundesarbeitsgericht und Bundesgerichtshof schon in ihrem Urteil vom 16.12.1993 (GmS – OGB 1/93) geeinigt. Und diese Entscheidung ist bis heute eine Richtschnur in diesem Bereich.