Lange Lieferketten, vielfältige Märkte, hochspezialisierte Produkte und Materialien sowie weit verstreute Produktions- und Vertriebsstandorte: Das alles ist typisch für die chemische Industrie. Um dieses anspruchsvolle Geschäftsumfeld zu bespielen, braucht es komplexe Prozesslandkarten. Das Problem: Durch die verwendeten digitalen Tools werden diese oft noch komplizierter. Doch das muss nicht sein.
Auch im Zeitalter von Industrie 4.0 liegen noch immer Welten zwischen Verbraucher- und Industrie-IT, was Benutzerfreundlichkeit, Funktionalität und Datenintegration betrifft. Das Qualitätsmanagement (QM) ist dafür ein gutes Beispiel. Dabei liegt in der digitalen Transformation ein enormes Potenzial für Compliance, Effizienz und Innovation, das nur darauf wartet, von den Unternehmen gehoben zu werden.
Compliance durch wirklich globale Prozesse gewährleisten
Ein digitales Qualitätsmanagementsystem (QMS) muss in erster Linie sicherstellen, dass Organisationen einen Compliance-Status erreichen und aufrechterhalten, der den geltenden Regularien, Kundenanforderungen sowie eigenen Standards entspricht. Grundvoraussetzung für die Einhaltung von Vorschriften ist die Fähigkeit, Prozessabläufe im gesamten Unternehmen zu standardisieren. Das klingt zunächst einfach. Sind technische und kaufmännische Abteilungen jedoch über verschiedene geografische Regionen verstreut, wird dies schnell zur Herausforderung. Umso mehr, wenn das Unternehmen in relativ unabhängige Einheiten aufgeteilt ist. Durch digitalisierte Prozesse gelingt es, Inputs und Outputs weitestgehend zu harmonisieren. Ein digitales QMS stellt dann beispielsweise sicher, dass auftretende Änderungen oder Abweichungen unabhängig vom Standort oder Produkt identisch gehandhabt werden, so dass globale Ansätze auch auf lokaler Ebene funktionieren.
Betrachtet man das große Ganze, zeigt sich schnell, dass bei der Behebung von Qualitätsproblemen meist mehrere Prozesse zum Tragen kommen – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine reaktive oder proaktive Maßnahme handelt. Um Compliance zu gewährleisten, müssen diese nahtlos integriert werden. Es gilt, die verschiedenen Aktionen, Funktionen und Verantwortlichen zu verknüpfen. Nur so kann die Organisation Probleme schnell und umfassend lösen. Dies zeigt ein einfaches Beispiel: Angenommen, ein Kunde reklamiert eine fehlerhafte Dokumentation (1): Die Überarbeitung und Korrektur (2) erfordert vielleicht eine Auffrischungsschulung (3), die wiederum auditiert wird (4), um zu belegen, dass alle Vorschriften verstanden wurden und künftig eingehalten werden. Womit die Compliance wieder gesichert ist. Dies veranschaulicht gut die Bedeutung der Prozessintegration durch digitale Werkzeuge: Um ein einziges Qualitätsproblem zu lösen, werden vier verschiedene Teilprozesse angestoßen.
Eine der am häufigsten von Qualitätsmanagern in der chemischen Industrie genannten Herausforderungen ist die unverhältnismäßig hohe Arbeitsbelastung in Bezug auf die Berichtszyklen. Denn in der Praxis muss die Güte jedes Prozesses überwacht werden. Das bedeutet: Zum eigentlichen Ablauf kommt eine zusätzliche Verwaltungsebene hinzu. Dies ist nicht nur mühsam und lästig, es frisst auch wertvolle Ressourcen. Darüber hinaus liegt meist sehr viel Zeit zwischen den Aktivitäten und dem Bericht. Ergebnis: Das Unternehmen denkt zu viel in der Vergangenheit und büßt an Reaktionsgeschwindigkeit ein. Dagegen stellt ein digitales QMS anstelle des Reportings das Management der Prozessperformance in den Vordergrund, indem es auf einen Klick Berichte und interaktive Dashboards in Echtzeit bereitstellt, angepasst an individuelle KPIs. So kann sich das Unternehmen auf eine kontinuierliche Verbesserung konzentrieren.
Mehr Effizienz durch Einsparungen bei Zeit, Kosten und Ressourcen
Der zentrale Mehrwert digitaler Qualitätsmanagementsysteme besteht in den Effizienzgewinnen, die sie durch Digitalisierung und Automatisierung von Prozessaufgaben erzielen. Diese Vorteile lassen sich meist nur schwer in Euro beziffern, da sie sich über die gesamte Organisation und zahlreiche Abläufe erstrecken. Andererseits wirken sich die Einsparungen an Arbeitsstunden und die geringere Anzahl von Fehlern gerade deshalb so positiv aus: Beispielsweise lässt sich die Zeit erheblich verkürzen, die für die Erstellung oder Aktualisierung einer weltweit gültigen Standardarbeitsanweisung durch einen digitalen Prozess nötig ist, der auch einen Verteilungsworkflow und eine automatische Versionierung des Dokuments umfasst.
Der Einsatz von State-of-the-Art-Software für Qualitätsverfahren verbessert zudem die bereichsübergreifende Zusammenarbeit. Mehrere Prozessverantwortliche können gleichzeitig am selben Thema arbeiten und sind sich dabei stets über ihre Zuständigkeiten im Klaren. Niemand muss mehr per E-Mail oder Telefon einzelne Schritte manuell nachverfolgen. Die Tatsache, dass in vielen Prozessen mehrere Verantwortliche auf verschiedenen Stufen beteiligt sind, macht deutlich, wie wichtig es ist, ein digitales QMS zu zentralisieren – von der Konzeption bis zur Dokumentation. In der Anwendungspraxis kann ein Global Quality Team dann einen Prozess designen und einführen, der in den USA oder in China auf die gleiche Weise abläuft, aber dennoch hohe Flexibilität erlaubt. Die gleiche Logik greift für Verfahren, Richtlinien oder Arbeitsanweisungen, deren Geltungsbereich global, deren Anwendung aber lokal ist.
Sinnvoll ist die Erschließung dieser Effizienzvorteile aber nur dann, wenn sich die Komplexität dadurch nicht an anderer Stelle erhöht. Als Faustregel gilt: Je mehr Prozesse ein digitales Qualitätsmanagementsystem abdeckt, desto eher kann das Unternehmen die Zahl der eingesetzten Softwarelösungen reduzieren und seine IT schlank und effizient gestalten. So lassen sich überlappende oder gar redundante Anwendungen vermeiden und Kosten für Lizenzen, Speicherplatz und Schulungsmaßnahmen einsparen.
Agilität fördert Innovation
Ein wichtiges Merkmal der Industrie 4.0 ist die Verankerung von Agilität in der DNA eines Unternehmens. Seien es nun Produktentwicklung, Produktionsmethoden oder Managementstile – alles ist agil. Auch das Qualitätsmanagement und die dazugehörige Softwarelösung müssen sich diesem „Need for Speed“ anpassen, um aktuelle Herausforderungen zu meistern. Hinzu kommt, dass Qualitätsprozesse eine beträchtliche Menge an sensiblen Informationen generieren und verarbeiten. Dazu zählen etwa Abweichungen von den Produktspezifikationen, die zu Konformitätsverletzungen führen, technische Modifikationen an den Anlagen, die weitere Veränderungen nach sich ziehen oder Beobachtungen von Kunden, die in Beschwerden münden. Die direkte Datenerfassung vor Ort, erleichtert durch Tablets, Smartphones und anderer digitaler Geräte, verkürzt die Zeitspanne zwischen dem Entstehen von Informationen und ihrer Nutzung. Eine solche Mobilität erfordert jedoch besondere Systemeigenschaften, wie zum Beispiel benutzerfreundliche Bedienoberflächen oder einen Offline-Modus, der unabhängig von der Art der verwendeten Hardware eine identische Anwendererfahrung gewährleistet.
In Anbetracht des dynamischen Charakters moderner Arbeitsplätze und der ständigen Mobilität der Mitarbeitenden bietet sich zunehmend auch eine browserbasierte Cloud-Anwendung an. Sie ist überall und jederzeit verfügbar und steigert so die Produktivität, Transparenz und Agilität im Qualitätsmanagement.
Im Idealfall begrenzt sich das QMS nicht nur auf das eigene Unternehmen, sondern bezieht die gesamte Supply Chain ein. Dahinter stehen hauptsächlich zwei Ziele: Die Minimierung sämtlicher Lieferrisiken vom Material bis zum Produkt sowie die Steigerung der Effizienz über die Unternehmensgrenzen hinaus. Schließlich ermöglicht es die Digitalisierung der Qualitätsprozesse, Lieferanten und Kunden nahtlos einzubinden. Sichere und klar definierte Schnittstellen sorgen dafür, dass verschiedene Organisationen in ein- und demselben Prozess zusammenarbeiten, so dass sich Vorlaufzeiten verkürzen und Informationslücken schließen.
Fazit
Compliance, Effizienz und Innovation: Diese drei Wettbewerbsfaktoren bilden zweifellos ein magisches Dreieck, in dem sich digitales Qualitätsmanagement immer wieder behaupten muss. Wer hier auf moderne Cloud-Lösungen setzt, gewinnt langfristig. Denn damit lässt sich agiles und mobiles Arbeiten ebenso einfach unterstützen wie die nahtlose, globale Zusammenarbeit. Am Ende profitiert das Unternehmen im Großen wie im Kleinen: Von der gesamten Organisation inklusive ihrer Supply-Chain bis hin zu jedem einzelnen Stakeholder.