Recht, Steuern & Finanzen

Arbeitsteilung: Chancen und Risiken auch im Steuerrecht

Gastbeitrag von RA/FAfStR Dr. Klaus Olbing/Partner, STRECK MACK SCHWEDHELM, Rechtsanwälte Steuerberater, Partnerschaft mbB aktualisiert

Der Geschäftsführer einer GmbH ist die wichtigste Person für deren laufenden Geschäftsbetrieb. Nach § 35 GmbHG vertritt er die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich. Ihm obliegt umfassend die Geschäftsführung nach innen und nach außen. Hierbei hat er eine Vielzahl von Aufgaben zu erfüllen. Dies gilt nicht nur in rechtlicher Hinsicht, sondern auch betriebswirtschaftlich und verfahrensmäßig hinsichtlich der Entwicklung, Produktion und Vertrieb der Produkte der GmbH. Der Geschäftsführer darf die Rechte der GmbH ausüben. Er muss deren Pflichten erfüllen. Er haftet der GmbH und Dritten gegenüber für die ordnungsgemäße Geschäftsführung.

Hierbei ist allen Beteiligten und der Rechtsordnung klar, dass diese vielfältigen und umfassenden Pflichten nicht alle vom Geschäftsführer höchst persönlich erfüllt werden können. Vielmehr ist eine Arbeitsteilung sinnvoll, notwendig und rechtlich erlaubt. Diese Arbeitsteilung kann bereits auf der Ebene der Geschäftsführung erfolgen, in dem eine mehrköpfige Geschäftsführung installiert wird. Von noch größerer Bedeutung ist die Arbeitsverteilung nach unten in dem eigenen Betrieb bzw. nach außen an fremde Dienstleister.

Diese Arbeitsteilung hat jedoch auch Risiken. Der Spruch: „Mehrere Köche verderben den Brei“ gilt auch hier. Die verschiedenen Zuständigkeiten, die Abläufe sowie die Abstimmung der verschiedenen Tätigkeiten müssen klar geregelt und kontrolliert werden. Ansonsten drohen Fehler in der (mehrköpfigen) Erfüllung der Pflichten.

Diese Grundsätze gelten auch für das Steuerrecht:

  • Der Geschäftsführer ist dafür verantwortlich, dass die Geschäftsvorfälle ordnungsgemäß aufgezeichnet werden.
  • Die steuerrelevanten Tatsachen müssen der Finanzverwaltung durch Steuererklärungen, Voranmeldungen und Anmeldungen fristgerecht mitgeteilt werden.
  • Erkannte Fehler müssen der Finanzverwaltung zeitnah mitgeteilt werden.
  • Die angemeldeten bzw. festgesetzten Steuern sind fristgerecht zu zahlen.

Gerade in diesem Bereich ist es von besonderer Wichtigkeit, klare Zuständigkeiten zu definieren. Welche Tätigkeiten sind von welchen Personen zu erfüllen? Die Tätigkeitsabläufe zwischen den verschiedenen Personen sind klar zu definieren. Diese grundsätzliche Organisationsstruktur muss mit Personal besetzt werden, das fachkundig und angemessen ausgebildet ist. Diese Menschen sind mit der notwendigen Technik auszustatten. Zudem ist dafür Sorge zu tragen, dass die im Steuerbereich tätigen Personen ausreichend fortgebildet werden, da sich gerade in diesem Bereich die Rechtslage ständig immer schneller ändert. Diese Grundstrukturen müssen ständig überprüft werden, ob sie den aktuellen Entwicklungen und Anforderungen noch gerecht werden. Durch Gesetzesänderungen, Umsatzausweitungen etc. kann das, was bisher ausreichend gewesen ist, sich als unzureichend für die Zukunft erweisen. Mit diesen wenigen Worten sind die sehr viel komplexeren Regeln des Steuerkontrollsystems (SKS) bzw. der Tax Compliance umschrieben.

Die Zuständigkeit für diese steuerlichen Bereiche kann in einer mehrköpfigen Geschäftsführung einem Mitgeschäftsführer zugewiesen werden. Zulässig ist es aber auch, einen Mitarbeiter damit zu betrauen. Steuerliche Aufgaben dürfen zudem durch Dritte (insbesondere Lohnbuchhalter, Steuerberater etc.) erledigt werden. Im Rahmen eines Konzerns ist es zulässig und üblich, diese Aufgaben zentriert für den gesamten Konzern von einem der Schwestergesellschaften erledigen zu lassen. In einem solchen Fall haben die nicht mehr für das Steuerrecht unmittelbar zuständigen Geschäftsführer aber weiterhin eine Restverantwortung. Auch wenn z. B. in einem Geschäftsverteilungsplan eindeutig geregelt ist, dass ein Geschäftsführer nicht für die Buchhaltung und das Finanzwesen, sondern z. B. „nur“ für die Produktion zuständig ist, verbleibt ihm eine Restverantwortung auch für den Finanzbereich. Der für die Produktion zuständige Geschäftsführer muss im Rahmen der Geschäftsverteilung zumindest stichprobenartig kontrollieren, ob seine Mitgeschäftsführer den ihnen zugewiesenen Geschäftsbereich ordentlich ausführen. Werden hierbei oder durch Zufall Mängel festgestellt, muss auch der nicht zuständige Geschäftsführer eingreifen und dafür sorgen, dass der Mangel abgestellt wird. Dies gilt auch hinsichtlich der Tätigkeit der Mitarbeiter, Dritter und konzernverbundener Unternehmen. Dies gilt selbst dann, wenn die Muttergesellschaft die steuerlichen Pflichten für die Tochtergesellschaft erfüllt. Stellt der Geschäftsführer der Tochtergesellschaft fest, dass von der Muttergesellschaft Fehler gemacht wurden, muss er eingreifen. Die Muttergesellschaft genießt hier nicht das Privileg des bestimmenden Mehrheitsgesellschafters. Vielmehr ist die Konzernmutter Dienstleister der Tochtergesellschaft in der Erfüllung von deren steuerlichen Pflichten. Wenn diese Dienstleistungen schlecht erfüllt werden, muss der Geschäftsführer der Tochtergesellschaft eingreifen. Zur Not muss er die Aufgabe selbst erledigen bzw. von anderen Dritten erfüllen lassen. Ansonsten besteht das Risiko, dass das Finanzamt den Geschäftsführer der Tochtergesellschaft für die Schlechtleistung der Muttergesellschaft in Haftung nimmt.

Vor diesem Hintergrund ist es wichtig, bereits in guten Zeiten zu dokumentieren, dass man ein gutes Tax Compliance System hat. Dieses System sollte regelmäßig (zumindest einmal im Jahr) auch von den nicht zuständigen Geschäftsführern mit kontrolliert werden.

In Sondersituationen muss der Geschäftsführer auch außerhalb dieser regelmäßigen Kontrollen eingreifen. Diese Kontrolle und die Reaktion auf erkannte bzw. möglich gehaltene Mängel ist zu dokumentieren. Diese Dokumentation ist von entscheidender Bedeutung für den nicht auszuschließenden Fall, dass Dritte, insbesondere das Finanzamt, versuchen, den Geschäftsführer wegen Fehlern im Steuerbereich z. B. nach §§ 34, 69 AO persönlich in Haftung zu nehmen.

Bei dem Aufbau und der Kontrolle eines solchen Tax Compliance Systems spielen die Steuerberater und Wirtschaftsprüfer mit ihrer Sachkunde eine ganz entscheidende Rolle. In speziellen Fällen sollte ein Fachberater hinzugezogen werden. Die Kosten und Mühen sind gut investiertes Geld, um die Effizienz der Gesellschaft zu erhöhen und „nebenbei“ mit der Steigerung der Qualität der Steuerabteilung auch das Haftungsrisiko des Geschäftsführers zu reduzieren.