Artikel aus dem Handelsblatt Journal Future Workplace vom 07.08.2023
Lange wurde spekuliert, wie oft Beschäftigte zukünftig ins Büro zurückkehren – nun herrscht endlich Klarheit. Und damit auch über die Auslastung der Gebäude. Diese kann je nach Unternehmen unterschiedlich sein. Fakt ist, dass sich in den meisten Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit zum Homeoffice bieten, die hybride Arbeit durchgesetzt hat und somit neue Anforderungen an die Arbeitswelt stellt.
Neben der veränderten Büronutzung kommen weitere, neue Faktoren hinzu: Hohe Energiepreise und die Inflation lassen die Kosten für den Betrieb von Büroimmobilien regelrecht explodieren. Die Notwendigkeit, das Büro-Konzept neu zu denken, ist daher dringlicher denn je.
Hybride Arbeit: Nicht mehr wegzudenken
Im Jahr 2012 wurde am Vodafone Campus in Düsseldorf eine der modernsten Arbeitswelten Deutschlands eingeführt, die Homeoffice für bis zu 50% der Arbeitszeit, Open Space und Desk Sharing für alle Hierarchieebenen ermöglichte. Dieses Modell wurde in Deutschland schrittweise in allen Vodafone-Niederlassungen eingeführt, an insgesamt 25 Standorten und für 15.000 Mitarbeitende. Im Zuge der Pandemie und den dort gemachten Erfahrungen wurde im Oktober 2021 das Konzept „Full Flex“ eingeführt. Jedes Team entscheidet seitdem gemeinsam mit seiner Führungskraft, wie viel Büropräsenz erforderlich ist und an welchen Tagen man sich persönlich trifft. Mitarbeitende können innerhalb dieses Rahmens den Arbeitsort (Büro oder beispielsweise Zuhause) selbst wählen.
Nicht überraschend wird dieses Modell von der Belegschaft sehr begrüßt. Doch überraschend ist das Ausmaß: Laut einer internen Umfrage mit etwa 8.900 Teilnehmenden unterstützen 96% der Befragten das Konzept der vollen Flexibilität – und zwar ohne Unterschied zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften auf allen Hierarchieebenen von Teamleiter:innen bis Bereichsleiter: innen.
Und das Büro?
Auf die Frage, aus welchen Gründen die Mitarbeitenden ins Büro kommen, wurden folgende Hauptgründe genannt: soziale Kontakte (44%), Workshops (42%), Team-Meetings (40%) und Networking (33%). Tatsächlich geben nur 14% an, das Büro für die tägliche Arbeit aufzusuchen.
Die Umfrage zeigt, wie stark sich das Bild des Büros verändert hat. Das Büro wird vor allem als Ort der Vernetzung und Zusammenarbeit wahrgenommen. Dies sind genau diejenigen Tätigkeiten, die im Homeoffice nicht oder nur eingeschränkt funktionieren. Büros und Homeoffice ergänzen sich gegenseitig. Flächen für Zusammenarbeit wie Besprechungsräume sowie Räume für den persönlichen Austausch wie eine Coffee-Lounge werden zu zentralen Elementen des Büros und sind ein wichtiger Grund für den Besuch des Standorts.
Bedeutet das, dass im Büro nicht mehr „gearbeitet“ wird? Nein, im Gegenteil. Obwohl Vernetzung und Zusammenarbeit den Standortbesuch motivieren können, werden Arbeitsplätze weiterhin benötigt und die Anforderungen sind seit der Pandemie sogar gestiegen. Wir beobachten, dass Mitarbeitende eine ähnliche Umgebung für individuelle Arbeit im Büro erwarten wie im Homeoffice: ruhig und ohne Ablenkungen. Die Schaffung von Fokusflächen mit klaren Verhaltensregeln und zum Teil mit abgeschirmten Arbeitsplätzen sind Anforderungen an die hybride Arbeitswelt.
Raum für Erlebnisse
Der Mehrwert eines Büros zeigt sich auch darin, Erlebnisse zu schaffen, die im Homeoffice nicht möglich sind. Ein Beispiel dafür ist unser neuer „Future Floor“ am Campus Düsseldorf. Diese Fläche bietet Kollaborationsbereiche in offenen Raumstrukturen, einen großen kreativen Raum mit verschiedenen Modulen für unterschiedliche Austauschmöglichkeiten.
Showcases und LED-Wände präsentieren die neuesten Vodafone-Innovationen im Bereich Konnektivität, Mobilität, Gesundheit und Nachhaltigkeit. Kund:innen und Mitarbeitende können diese Innovationen hautnah erleben, unterstützt durch einen Bot, der die Führung mittels Augmented Reality übernimmt. Nicht zuletzt gibt es in der Mitte der Fläche eine Kaffeebar mit angrenzenden Lounges, in denen sich Teams treffen können und ein teamübergreifender und im besten Fall ungeplanter Austausch stattfindet. Auf dem „Future Floor“ werden Kollaboration, Innovation und Vernetzung vereint. Seit der Eröffnung erfreut sich die Fläche einer immer größeren Beliebtheit und ist stark frequentiert.
Unser neuestes Konzept: das Community Office
Ein weiterer Trend besteht in der Flexibilisierung der Büroaufteilung. Die Home Bases – die zugewiesenen Flächen für die einzelnen Teams – werden stark erweitert. Früher bestanden Home Bases auf Abteilungsebene teilweise aus nur wenigen Mitarbeitenden, heute beinhalten sie bis zu 200 Arbeitsplätze. Dadurch können mehrere Teams an einem Ort zusammengeführt werden, um den bereichsübergreifenden Austausch zu fördern. Gleichzeitig wird der Flächenschnittverlust, der durch kleine Home Bases entstand, vermieden und somit die Fläche optimal genutzt.
Den ultimativen Schritt zur Flexibilisierung gehen wir derzeit mit der Einführung des sogenannten Community Office z. B. in unserem neuen Büro in Stuttgart. Dort werden ca. 300 Mitarbeitende aus den Bereichen Vertrieb, Technik und Kundenservice in einer modernen und nachhaltigen Büroumgebung arbeiten können. Das Wort „Community“ betont den sozialen und gemeinschaftlichen Charakter des Büros.
Hier wird der Home Base- bzw. territoriale Ansatz vollständig aufgegeben und durch Module bzw. eine aktivitätsorientierte Aufteilung ersetzt. Die Mitarbeitenden oder Teams entscheiden je nach Bedarf, welche Module sie nutzen möchten: offene agile Flächen und große Besprechungsräume für Kollaboration oder funktionale Arbeitsplätze für individuelle Arbeit und Fokus-Arbeitsplätze für konzentriertes Arbeiten. Attraktive Kaffee- Küchen und Lounges bieten Raum für persönlichen Austausch. Die Zuordnung von Flächen an Fachbereiche gehört damit der Vergangenheit an.
Fläche als Ressource betrachten
Nach der Einführung von Desk Sharing und dem Verzicht auf zugewiesene Arbeitsplätze erfordert der Ersatz von Home Bases durch eine funktionale Aufteilung ein weiteres Umdenken seitens der Mitarbeitenden und Führungskräfte. Die gesamte Fläche wird zu einem gemeinsamen Gut, das die Teams optimal nutzen sollen und können. Dieser Ansatz fordert auch das Bewusstsein dafür, dass Bürofläche eine begrenzte Ressource darstellt. Flächeneffizienz ist der beste und einfachste Weg, die Nachhaltigkeit des Büros zu fördern, da Fläche und Energieverbrauch direkt miteinander korrelieren.
Die Energiekrise hat das Bewusstsein für einen verantwortungsvollen Energieverbrauch stark erhöht und die Notwendigkeit betont, die beheizte oder gekühlte Fläche optimal zu nutzen. Wir beobachten, dass die Akzeptanz für Flächeneffizienz in diesem Zusammenhang deutlich gestiegen ist. Die Energiekrise im Winter 2022 war ein wichtiger Anstoß für die Optimierung der Büroflächennutzung.
Das Büro lebt – aber in anderer Ausprägung
Insgesamt zeigt sich, dass die Veränderungen in der Arbeitswelt nicht nur durch die Pandemie vorangetrieben wurden, sondern auch durch die aktuelle Energiekrise und den Wandel in unserem Verständnis von effektiver und nachhaltiger Arbeit. Es ist offensichtlich, dass die Zukunft der Arbeit eine flexible, hybride und effiziente Nutzung des Büros erfordert. Dabei müssen sowohl die Bedürfnisse der Mitarbeitenden als auch die Anforderungen an Nachhaltigkeit und Energieeffizienz berücksichtigt werden.
Zugleich erfordert die neue Arbeitswelt ein Büro als Ort der Zusammenarbeit, der Innovation und der sozialen Interaktion. Büros werden nicht länger nur als Arbeitsplätze betrachtet, sondern als Zentren für Zusammenarbeit, Kreativität und Zugehörigkeit. Durch eine Mischung aus Flexibilität, Zusammenarbeit und Nachhaltigkeit können wir eine Arbeitswelt schaffen, die nicht nur den aktuellen Herausforderungen gerecht wird, sondern auch zukunftsfähig ist. Die neue Normalität ist da und wir gestalten sie – aus voller Überzeugung.
