Unternehmen bewegen sich auf einem schmalen Grat: Sie müssen ihre Büroflächen kosteneffizient optimieren und gleichzeitig das Büro zu einem attraktiven und produktivitätsfördernden Ort für ihre Mitarbeiter machen. Dabei scheint es Unternehmen zu geben, die bei der Umgestaltung ihrer Flächen erfolgreicher sind als andere. Diese Unternehmen unterscheiden sich darin von den Übrigen, wie sie die Beziehung zwischen Flächeneffizienz und Workplace Experience definieren.
Gegensatz war gestern!
Traditionell betrachten Unternehmen Effizienz und Komfort fälschlicherweise als gegensätzliche, unvereinbare Ziele. Doch statt um Kompromisse sollte es um Balance gehen. Flächeneffizienz und Workplace Experience schließen sich nicht aus – im Gegenteil! Wer beide Ziele strategisch miteinander ins Gleichgewicht bringt, schafft Büroräume, die wirtschaftlich und nachhaltig sind, während diese gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität steigern. Wir bei Thing-it nennen diesen Zustand der optimalen Balance „Das Workplace Equilibrium“.
Das Workplace Equilibrium Model: vier Quadranten, ein Ideal
Aus dem Ansatz heraus, dass die Ziele Flächeneffizienz und Workplace Experience eng miteinander verbunden sind, hat Marvin Christ – unser Experte für datenzentriertes Flächenmanagement – das Workplace Equilibrium Model (WEM) entwickelt. Dieses strukturierte, zweidimensionale Framework unterstützt Unternehmen dabei, sowohl die Flächeneffizienz als auch die Workplace Experience zu evaluieren und zu optimieren.
Jeder Quadrant des WEM stellt ein unterschiedliches Gleichgewicht (oder Ungleichgewicht) von Flächeneffizienz und Workplace Experience dar.
Der obere linke Quadrant: Komfort um jeden Preis
Für Unternehmen in diesem Quadranten spielt Flächeneffizienz eine untergeordnete Rolle. Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität stehen isoliert betrachtet an erster Stelle. Das resultiert oft in leeren Büros, die zu unnötigen Kosten führen und trotz bzw. aufgrund der überflüssigen und spärlich genutzten Bürofläche, leidet die Arbeitsmoral sowie die Zusammenarbeit der Mitarbeiter.
Der untere rechte Quadrant: Flächeneffizienz um jeden Preis
Unternehmen in diesem Quadranten tolerieren zu Gunsten kosten fokussierter Flächeneinsparungen, dass auch mal nicht genügend Meetingräume oder Tische für
Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Der fehlende Blick auf Mitarbeiterbedürfnisse, führt zu Überfüllung, Frust und Konkurrenz. Das Resultat: sowohl eine sinkende Zufriedenheit als auch ein Produktivitätsverlust, was ironischerweise die Gesamteffizienz des Unternehmens beeinträchtigt, obwohl diese eigentlich maximiert werden sollte.
Der untere linke Quadrant: Der unerwünschte Status Quo
Hier trifft ineffiziente Raumnutzung auf schlechte Mitarbeitererfahrung. In diesem Quadranten landen Unternehmen häufig unerwartet und doch standardmäßig – selbst wenn es ihr Ziel war, entweder die Flächeneffizienz oder die Workplace Experience zu optimieren. Die fehlende Erkenntnis: Effizienz und Komfort sind keine Gegensätze. Das Streben nach nur einem kann jedoch beide Ziele gefährden.
Der obere rechte Quadrant: Das Equilibrium
Dieser Quadrant bildet den Idealzustand: Ein Büro, in dem Flächeneffizienz und Workplace Experience in Einklang gebracht werden. Dabei fördert ein dynamisches Flächenmanagement aktiv und zukunftsfähig die Zusammenarbeit, die Kreativität und das Engagement am Arbeitsplatz – ohne Ressourcenverschwendung.
Sensorik und Buchungssysteme als Erfolgsfaktoren
Um das optimale Gleichgewicht zu erreichen und zu halten, bedarf es verlässlicher Entscheidungsgrundlagen. Sensorbasierte Belegungsdaten ermöglichen es, Auslastungstrends zu erkennen und Flächen dynamisch an die Bedürfnisse der Mitarbeiter anzupassen. So lassen sich Engpässe vermeiden, ohne unnötige Flächen einzuplanen. Ergänzend gewährleisten Buchungslösungen Mitarbeitern Planungssicherheit, die Frustration und Zeitverschwendung verhindert.
Bring Deine Fläche ins Equilibrium
Unternehmen, die das Gleichgewicht zwischen Flächeneffizienz und Workplace Experience anstreben und kontinuierlich optimieren, nehmen eine Vorreiterrolle bei der Umgestaltung des Arbeitsplatzes der Zukunft ein – dabei unterstützen wir von Thing-it gern!
Wie Du Deine Arbeitswelt in den oberen rechten Quadranten – also das optimale Gleichgewicht – bewegen und langfristig dort balancieren kannst, erfährst Du in unserem Whitepaper zum kostenlosen Download.
Darin hat Dir Marvin Christ die wertvollsten Erkenntnisse aus den Buchungs- und Sensordaten unserer Kunde sowie unsere langfristigen Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit Thing-it-Kunden aufbereitet. Erfahre praxisnah, wie Du Deine Bürofläche strategisch und flexibel gestaltest, um die dynamischen Bedürfnisse Deiner Mitarbeitenden langfristig effizient zu berücksichtigen.
Triff uns am 16. September 2025 auf der Handelsblatt-Jahrestagung „Future Workplace & Office“ in Düsseldorf & digital. Unser Co-Founder und CEO Klaus Berberich spricht in unserer Panel Discussion gemeinsam mit Prof. Dr. Johanna Bath (Hybrid Work Advisor, Professorin für Unternehmensstrategie – Fakultät NXT Nachhaltigkeit und Technologie der Hochschule Reutlingen) und Svenja Behr (Head of Real Estate Management – RWE) über das Thema „Workplace Experience und Effizienz – Widerspruch oder Erfolgsformel?“. Sie erwartet ein spannender, multiperspektivischer Austausch!
Video-Gruß von Marvin Christ, Experte für datenzentriertes Flächenmanagement bei Thing-it und Autor des erwähnten Whitepapers.