Seit Elon Musk vor Kurzem seiner Belegschaft getwittert hat, dass er mindestens 40 Stunden pro Woche Anwesenheit im Büro erwartet und Abweichungen davon quasi als Kündigungen versteht, wird darüber emotional debattiert. Musk wird dafür geliebt oder gehasst. Einige Unternehmen sehen darin sogar Recruitingpotenzial und starten Aufrufe wie „Liebe Tesla-Belegschaft, kommt zu uns und genießt zu 100% Homeoffice. Wir haben gar kein Büro mehr“. Ich wage zu behaupten, dass beide Extrempositionen nicht dauerhaft durchgehalten werden. Aber tatsächlich stehen aktuell viele Unternehmen vor der Frage, wie sie mit den teils immer noch verwaisten Büros umgehen sollen. Wieviel Remote Work ist gut?
Manches Unternehmen sieht darin die Gelegenheit zur Kostenreduktion durch Abmieten von Büroflächen. Diese Maßnahme scheint besonders verführerisch, weil sich der Effekt in Form verbesserter Finanzkennzahlen unmittelbar ablesen lässt. Doch langfristig könnte der Schuss nach hinten losgehen. Um das Kosten-Ertrags-Verhältnis dauerhaft zu verbessern, gibt es eine wirkungsvollere Methode: Die Büros müssen ihre Funktion ändern und mehr bieten als Schreibtische.
Eine JLL-Studie aus den USA verdeutlicht die Optimierungspotentiale anhand der sogenannten 3-30-300-Regel. Demnach fallen pro Quadratmeter Bürofläche monatlich rund drei Dollar Nebenkosten, 30 Dollar Miete und 300 Dollar Personalkosten an. Die Höhe der absoluten Zahlen ist weniger relevant als ihr Verhältnis zueinander. Bewirtschaftungskosten und Kaltmiete zu optimieren, wirkt im Vergleich zu den Personalkosten nur wie der sprichwörtliche Tropfen auf dem heißen Stein. Der deutlich größere Hebel liegt darin, die Produktivität der Bürobeschäftigten zu erhöhen. Und das gelingt vor allem dann, wenn sie sich am Arbeitsplatz wohlfühlen und ihre Leistung ausspielen können.
Das Büro muss so attraktiv sein, dass die Menschen gerne dorthin zum Arbeiten kommen. Das beginnt mit einem angenehmen Raumklima, mit ergonomischen Stühlen und höhenverstellbaren Tischen, geht weiter mit Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten und Gemeinschaftsflächen für informellen Austausch, und es endet noch lange nicht mit zusätzlichen Services wie Reinigungsservice oder die Möglichkeit, das eigene Fahrrad nicht nur sicher abzustellen, sondern es auch bei Bedarf reparieren zu lassen. Und nach wie vor ist das einfachste Mittel, die Attraktivität des Büros zu erhöhen, eine hervorragende Kaffeemaschine, die an einem zentralen Ort aufgestellt wird.
Am Ende muss das Gesamtkonzept stimmen. Und das kann bei jedem Unternehmen anders aussehen. Wichtig ist aber, dass die Büros zur Firmenkultur passen: Wer bin ich als Unternehmen? Wofür stehen wir? Welche Werte werden hier gelebt? Welche Art von Menschen möchte ich für das Unternehmen gewinnen und halten? Dann schaut man sich die Bedürfnisse dieser Menschen an. Wer seine Flächen umgestaltet oder reduziert, ohne diese Fragen zu beantworten, wundert sich sonst manchmal, dass die schönen, neuen Flächen immer noch nicht genutzt werden.
Im Ergebnis dürfte dieser Prozess dazu führen, dass der Flächenbedarf kaum zurückgehen wird. Gleichzeitig steigt die Nachfrage nach hochwertigen Flächen in Toplagen. Dieser Trend ist bereits heute deutlich zu spüren – der Wettbewerb um Talente lässt grüßen. Qualität wird wichtiger als Quantität. Das Büro als physischer Ort der Zusammenarbeit wird daher nicht bedeutungslos. Im Gegenteil: Je digitaler die Welt wird, desto wertvoller wird das analoge Erleben.