In der Welt des Einkaufs und des Reisemanagements herrscht oft der kostspielige Irrglaube, dass Disziplin das Ergebnis von Verboten ist. Deshalb investieren viele CPOs enorme Energie in die Vermeidung von Buchungen außerhalb des Systems – sogenannte „Leakage“. Doch die Realität zeigt: Je starrer die Richtlinien und je eingeschränkter das Angebot im offiziellen Tool, desto eher suchen sich Mitarbeitende eigene Wege.
Wenn zu viel Kontrolle zum Kontrollverlust führt
Wir beobachten derzeit ein „Compliance-Paradoxon“. Wenn Mitarbeitende das interne Buchungstool umgehen, ist das in den seltensten Fällen ein Akt der Rebellion. Es ist ein Symptom für mangelhaftes Produktdesign.
Eine aktuelle Umfrage von Navan und Skift (2026) hat ergeben, dass 70 % der Geschäftsreisenden gelegentlich außerhalb der vorgesehenen Plattform buchen. Die Gründe sind meist, dass sie anderswo bessere Preise oder eine größere Auswahl finden.
Für das Unternehmen ist das problematisch, denn jede Buchung bei Drittanbietern bedeutet einen blinden Fleck in der Kostenkontrolle und ein Sicherheitsrisiko im Rahmen der Fürsorgepflicht (Duty of Care).
Die These: Nutzererfahrung ist kein „Nice-to-have“, sondern Risikominimierung
Eine positive Nutzererfahrung (User Experience) ist eine der effizientesten Form der Compliance. Wenn ein Tool so intuitiv, einfach und umfassend ist, dass die Nutzung Freude bereitet, steigt die Adoption organisch. Wer gerne im System bucht, muss nicht zur Nutzung gezwungen werden.
Bei Navan sehen wir, was passiert, wenn man die Nutzer:innen in den Mittelpunkt stellt:
- Adoption: Im Durchschnitt erfolgen 90 % der Buchungen direkt über unsere Plattform oder App.
- Inventar: Nutzer:innen haben Zugriff auf über 600 Airlines (inkl. NDC-Content), 2 Millionen Unterkünfte sowie führende Bahn- und Mietwagenanbieter.
- Zufriedenheit: Eine durchschnittliche Kundenzufriedenheit (CSAT-Score) von 97 % zeigt, dass Business-Software nicht kompliziert sein muss.
Für CPOs bedeutet das einen Rollenwechsel: Weg von der Reisepolizei des Unternehmens, die Verstöße ahndet, hin zu einer unterstützenden Kraft, die helfen kann, durch moderne Technologie 100 % Sichtbarkeit und volle Kontrolle zu erzielen.
Echtzeit-Steuerung statt nachträglicher Fehlersuche
Der größte Hebel für ein effizientes Reise- und Ausgabenmanagement liegt in der Datenqualität. Nur wer Daten im Moment der Buchung kontrolliert, kann proaktiv steuern, statt Wochen später Spesenabrechnungen zu auditieren. Und belastbare Echtzeit-Daten werden durch Adoption bedingt.
Auch die Zahlen einer Forrester Consulting Studie zu Navan aus 2025 verdeutlichen die wirtschaftliche Bedeutung einer hohen Nutzungsrate*:
- Direkte Kosteneinsparungen: Das Beispielunternehmen im Report konnte durch die automatische Umsetzung von Richtlinien in Echtzeit rund 253.000 € (300.000 USD) an unerwünschten Ausgaben verhindern.
- Produktivitätsgewinne: Durch die Automatisierung des Ausgabenmanagements wurden ca. 1,01 Mio. € (1,2 Mio. USD) eingespart. Die Zeit für eine Spesenabrechnung sank auf durchschnittlich nur 24 Minuten.
Vom Mandat zur Motivation
Der Erfolg moderner CPOs im Bereich Travel & Expense Management bemisst sich heute an der Adoptionsrate. Sie ist das Fundament für alles Weitere: Reporting-Genauigkeit, Einsparpotenziale und die Sicherheit der Mitarbeitenden.
Wenn das Firmentool so einfach und leistungsstark ist wie die privaten Apps, die wir täglich nutzen, verschwindet das Problem der Buchungen außerhalb der Richtlinie von selbst. Wir müssen aufhören, Compliance erzwingen zu wollen, und stattdessen Umgebungen schaffen, in denen sie der natürliche Weg des geringsten Widerstands ist.
Sie sind an den Themen Prozesseffizienz und Nutzerfreundlichkeit interessiert? Dann freue ich mich auf Ihre Teilnahme an unserem Workshop beim Handelsblatt CPO Summit.
* Basierend auf Interviews mit Navan-Kunden und der Analyse eines globalen Unternehmensmodells mit einem jährlichen Reisebudget von 20 Millionen US-Dollar und 5.000 Mitarbeitenden, wie in der von Navan in Auftrag gegebenen Studie „Forrester Total Economic Impact™“ aus November 2025 beschrieben. Tatsächliche Einsparungen, Vorteile und andere Ergebnisse können variieren und hängen von einer Vielzahl in der Studie beschriebener Faktoren ab; sie sind nicht garantiert.