Artikel aus dem Handelsblatt Journal „Future Workplace“
KPIs als Treiber für Effizienz und Arbeitsplatzzufriedenheit
Mit dem RWE Campus kehrte das Essener Energieunternehmen 2020 an den Sitz der ersten Stammzentrale zurück: Die hochmodernen Bürogebäude tragen sowohl den Nachhaltigkeitszielen Rechnung als auch den Anforderungen der neuen Arbeitswelt für rund 3000 Mitarbeitende.
Der Beginn des Jahrzehnts stand für unser Unternehmen ganz im Zeichen einer großen Transformation. RWE wurde durch eine umfassende Transaktion zu einem der größten Stromerzeuger aus erneuerbaren Energien. Parallel dazu kehrte das Unternehmen 2020 räumlich zurück zu seinen Wurzeln, an den Gründungssitz im Essener Norden.
Der neue, hochmoderne Campus wurde sowohl auf die neue RWE als auch bereits auf die veränderte Arbeitswelt ausgerichtet. Im Zentrum stand die Entwicklung einer ganzheitlichen Workplace Experience in einem hybriden Arbeitsmodell mit Teamflächen zum Netzwerken und mit Aufenthaltscharakter sowie mit Health- und Fitnesscenter und einem Mitarbeiterkindergarten. In den Fokus rückten neben Flexibilität und Funktionalität auch Effizienz und Nachhaltigkeit, u. a. mit Ladesäulen für Elektroautos und E-Bikes, einer Photovoltaikanlage, einem energieeffizienten Kühlund Wärmefußboden.
Büroflächen neu denken
Durch die Pandemie bekam hybrides Arbeiten einen noch höheren Stellenwert. Auf die Frage nach der Balance zwischen Workplace Experience und Effizienz wurden neue Antworten gefunden, um Büroflächen noch effizienter zu nutzen.
Der neue Campus orientiert sich an zwei Prinzipien: Zum einen haben wir an quantitativen Parametern (KPIs) zur Steuerung und Evaluierung festgehalten, dabei aber nochmals hinterfragt, welche KPIs für unsere strategischen Anforderungen und die neuen Arbeitsweisen am besten geeignet sind. In der Folge wurde zum Beispiel die einheitliche Shared-Desk-Quote abgeschafft. Mit den neuen KPIs sowie durch den Einsatz moderner Dashboards und Künstlicher Intelligenz konnten wir die Auslastung und Nutzung unserer Flächen detailliert analysieren und bewerten – und so im Austausch mit der Unternehmensführung konkrete Vorschläge zur Optimierung der Standorteffizienz machen.
Individuell und KPI-basiert
Zum anderen haben wir die Mitarbeitenden mit einem Bottom-up-Ansatz noch stärker als zuvor in die Gestaltung ihrer Flächen eingebunden. Bottom-up heißt dabei auch Abschied von „one fits all“. Stattdessen wurden in einem individuell für jedes Team durchgeführten Prozess zunächst KPIs zur Nutzung und Auslastung sowie zur aktuellen Zufriedenheit mit der Bürofläche als Baseline erhoben. Dann wollten wir verstehen, wie das jeweilige Team arbeitet, was es benötigt, und welche zusätzlichen Wünsche zur Raumgestaltung bestehen. Ein erster Entwurf wurde gemeinsam besprochen und justiert. Anschließend haben die Teams die neue Fläche für eine Testphase bezogen. Danach führten wir eine erneute Umfrage durch und verglichen die Ergebnisse mit den Ausgangswerten. Dadurch konnten weitere Anpassungen zielgerichtet vorgenommen werden.
Hybrid Office als neuer Standard
Das 2022 gestartete „Hybrid Office“ Modell ist bei RWE inzwischen zum Standard geworden. Jüngstes Beispiel für die erfolgreiche Umsetzung: In einem unserer Gebäude am Campus sind durch diesen Prozess in den Teams sowohl die Zufriedenheit mit der Bürofläche als auch die Auslastung der Flächen gleichermaßen um durchschnittlich 11 Prozentpunkte gestiegen.
Diese Zahlen belegen, dass Workplace Experience und Effizienz kein Gegensatz sein müssen, sondern sogar Hand in Hand gehen können. Entscheidend dafür ist, dass man einen für das Unternehmen passenden Prozess findet, um allgemeine Vorgaben z. B. zur Ressourcennutzung mit individuellen Anforderungen und teamspezifischen Arbeitsweisen in Einklang zu bringen. Neben einer engen Abstimmung mit HR hat sich bei RWE die konstruktive Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat auch in diesen Fragen bewährt. Spezifische KPIs machen dabei den Prozess transparent und lassen Optimierungspotenziale klar erkennen. Sie werden dadurch zum Treiber der Transformation und sind inzwischen fester Teil der Standortstrategien des Unternehmens.
Andockung an die Unternehmensstrategie
Für uns im Corporate Real Estate Management war diese Effizienzanalyse ein wichtiger Lernprozess, durch den wir uns noch stärker als zuvor an die gesamte Unternehmensstrategie angedockt haben. Denn die Transformation der RWE hat auch neue Fachkräfte, neue Jobprofile und neue Arbeitsweisen ins Unternehmen gebracht, die über das hybride Arbeiten hinaus zum Teil spezielle Anforderungen an die Gestaltung der Büroflächen stellen.
So wird die Transformation des Workplace auch zum Spiegel der Transformation des Unternehmens. Und das Corporate Real Estate Management mit seinen drei Pfeilern Wandel der Workplace Experience, Schaffung nachhaltiger Immobilienlösungen und Steigerung von Flächeneffizienz bei gleichzeitiger Maximierung der Nutzerzufriedenheit agiert inzwischen in allen Teilen unseres Geschäfts als strategischer Partner bei der Standortwahl.
„Future Workplace“ erschienen. Das vollständige Journal können Sie sich hier kostenlos herunterladen: