Artikel aus dem Handelsblatt Journal Future Workplace vom 07.08.2023
Vattenfall Südkreuz Berlin: Zwischenfazit ein Jahr nach dem Einzug
Im September 2022 hat Vattenfall mit 1.650 Beschäftigten die neue Deutschland-Zentrale am Südkreuz in Berlin auf insgesamt 22.000 m² Mietfläche bezogen. Das Unternehmen hat sich für ein aktivitätsbasiertes Arbeitskonzept in einem Multispaceoffice und einer Desk-Sharing-Rate von 60 Prozent entschieden. Der Standortwechsel in das nachhaltigste Bürogebäude Deutschlands, der mit einem weitreichenden kulturellen Wandel einher geht, unterstreicht unser strategisches Ziel „Fossilfrei binnen einer Generation“ sowie die Transformation des Unternehmens.
Basis für Standortentscheidung und die Gestaltung der Arbeitsbereiche war die Vision des Unternehmens: Das Ziel, Klimaneutralität der eigenen Geschäftstätigkeit wie auch unserer Zulieferer und Kunden bis 2040 zu erreichen, muss glaubhaft in Arbeitsfläche übersetzt werden. Um ein Leben frei von fossilen Brennstoffen zu ermöglichen, muss Vattenfall seine CO2-Emissionen über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg reduzieren. Das gilt auch für die eigenen Arbeitsumgebungen.
Zufriedenheit deutlich gesteigert
„Architektonische Identität“, die Übersetzung eines „Purpose“ in Raum, scheint somit auf den ersten Blick erreicht. Doch wie steht es um die kulturelle Identität? Ist es gelungen, den Bürostandort in Berlin-Südkreuz bereits als einen Flagshipstore, als Transporteur von Kultur, zu etablieren? Vieles spricht dafür, doch gilt es weiterhin zu optimieren und weiterzuentwickeln. Sechs Monate nach dem Einzug führte Vattenfall eine Mitarbeiterbefragung am Standort durch. Die über 900 Teilnehmenden brachten zum Ausdruck, dass ihre Zufriedenheit mit der neuen Arbeitsumgebung gegenüber einer Befragung aus dem Jahr 2019 deutlich auf 75% („zufrieden“ oder „sehr zufrieden“) gestiegen ist. Die Kapazitäten für geplante und spontane Kommunikation wurden stark verbessert und die Zufriedenheitswerte diesbezüglich weit mehr als verdoppelt. Auch die Ausstattung der Mitarbeitenden, die Beurteilung der Wohlfühlatmosphäre und die Unterstützung der Zusammenarbeit sind in den neuen Umgebungen überaus positiv eingeschätzt worden.
Lärmbelästigung weiterhin ein Stressfaktor in Büroumgebungen
Zugleich gibt es Optimierungsbedarf: Das Thema „Lärmbelästigung“ scheint auch in modernen und akustisch hochwertigen Umgebungen äußerst relevant zu sein. Wir haben akustisch hochwirksame Flächen sowie ausreichend Besprechungsräume und Rückzugsmöglichkeiten. Wie kann es dann sein, dass Lärmbelästigung dennoch zu einer Herausforderung wird? Durch die hybride Arbeitswelt sehen wir derzeit ein deutlich erhöhtes Aufkommen von Videokonferenzen und Telefonaten und damit einhergehend einen steigenden Lärmpegel in den Büroflächen. Daher werden wir neben zusätzlichen technischen Hilfsmitteln in Workshops nochmals verstärkt über unser Verhalten auf einer Bürofläche sprechen. Ein respektvoller Umgang und die Einhaltung gewisser Regeln insbesondere in Bezug auf Telefonie und Videokonferenzen sind unumgänglich. Derzeit optimieren wir also die Arbeitsumgebungen am Südkreuz, gehen auf Wünsche und Kritik der Beschäftigen ein und bereiten uns zugleich auf den anstehenden Umzug der circa 1.450 Beschäftigten in Hamburg vor, die in ein neues Bürogebäude in die HafenCity ziehen. Doch diese Umzüge werden nicht das Ende eines Veränderungsprozesses sein. Wohin geht die Reise bei Vattenfall? Wie sieht das Unternehmen die Arbeitswelt der Zukunft und welche Rolle hat das Real Estate & Facility Management in diesem Transformationsprozess? Wie viele andere Unternehmen haben auch wir noch keine endgültigen Antworten auf diese Fragen.
Schaffung eines Gemeinschaftsgefühls und kultureller Identität braucht Anwesenheit
Die höhere Flexibilität und die damit verbundene Möglichkeit, Arbeit und Alltag besser in Einklang zu bringen, ist eine Errungenschaft, auf die auch bei uns kaum jemand mehr verzichten möchte. Gleichzeitig wird die eigene Produktivität in der neuen Arbeitswelt als sehr hoch eingeschätzt. Auf Arbeitgeberseite jedoch werden die aktuellen Anwesenheitsquoten durchaus ambivalent diskutiert. Nicht selten fragen sich Führungskräfte, wie die Unternehmenskultur in einem virtuellen Raum optimal gelebt werden kann. Wieviel Kreativität, Innovationskraft und Kooperation geht verloren, wenn man sich nicht spontan im Atrium oder an der Kaffeemaschine trifft? Wie erfährt man, wie es seinen Teammitgliedern wirklich geht, wenn man sie nur durch die Videokamera sieht? Bei Vattenfall sind wir überzeugt, dass physische Präsenz einen echten Mehrwert generieren kann. Daher wünscht sich Vattenfall eine höhere Anwesenheit in den neuen Arbeitsumgebungen. In der Spitze liegen die Anwesenheitsquoten aktuell bei 35-40 Prozent, am Montag und Freitag deutlich darunter. Doch das Unternehmen möchte die strategische, nachhaltige Ausrichtung und die Kultur noch stärker akzentuieren. Wir wollen in unserem Unternehmen ein starkes Gemeinschaftsgefühl kreieren und in dieser Gemeinschaft eine kulturelle Identität etablieren. Hierfür erachten wir höhere Anwesenheiten in unseren Arbeitsumgebungen als elementar.
Eine der entscheidenden Fragen ist deshalb, wie man diese (höhere) Präsenz erreicht und gleichzeitig Bechäftigten- und Unternehmensinteressen in Einklang hält. Bei der Beantwortung dieser Frage schlagen Unternehmen weltweit sehr unterschiedliche Richtungen ein und passen diese dynamisch an. In den USA ist aktuell der Trend zu beobachten, wieder verstärkt auf eine Mindestanwesenheit im Büro zu bestehen. Wer sich nicht daran hält, wird „freundlich“ an seine Anwesenheitspflicht erinnert. Andernorts wird versucht, durch Veranstaltungen oder bessere Services (Stichworte sind Kaffee, Essensversorgung, Hundebetreuung etc.) die Gravitationskraft von Büros zu erhöhen. Den einen „richtigen Weg“ gibt es jedoch schon unternehmensintern nicht. Zu unterschiedlich sind die Anforderungen und Aufgaben zwischen verschiedenen Teams und Mitarbeitergruppen. Umso wichtiger ist die kontinuierliche Auseinandersetzung mit dem Thema. Es braucht Offenheit, um neue Modelle der Zusammenarbeit zu definieren, auszuprobieren und in Bezug auf ihren Erfolg zu überprüfen. Dinge, die nicht funktionieren, muss man auch wieder zurücknehmen. Ebenso wichtig sind Transparenz und Klarheit. Wenn für bestimmte Tätigkeiten eine Anwesenheit im Büro erforderlich ist, sollte dies in ein transparentes Regelwerk verpackt und die Gründe dafür klar kommuniziert werden.
Es gibt noch viel zu tun
Vattenfall befindet sich wie die meisten anderen Unternehmen in einem dynamischen Lernprozess. Es gibt allerdings Handlungsfelder, in die Unternehmen in jedem Fall investieren sollten, um die weitere Transition erfolgreich zu meistern. Unseres Erachtens sind dies die folgenden:
- Leadership Development: Führungskräften kommt im laufenden Transformationsprozess eine besondere Rolle zu. Eine klarere Fokussierung auf Arbeitsergebnisse anstelle von Anwesenheiten und Abläufen ist notwendig und muss in die Leadership-Kultur Eingang finden. Darüber hinaus sind es insbesondere die Führungskräfte, die für eine „sinnstiftende Präsenz“ ihrer Mitarbeitenden im Büro verantwortlich sind. Das fängt beim eigenen Arbeitsalltag an: Was nützt es den Beschäftigten im Büro zu sein, wenn die Chefin den ganzen Tag in einer Videokabine sitzt und nicht verfügbar ist? Führungskräfte müssen den Kontext schaffen, der für die Mitarbeitenden den Tag im Büro sinnvoll macht. Etwas überspitzt ausgedrückt müssen sie neben ihrer Rolle als Führungskraft „Event-Manager“ werden.
- Enabling Technology: Ohne moderne IT und Kommunikationsmittel hätte die Transformation der Arbeitswelt in der Form, die wir beobachtet haben, nicht stattfinden können. Die allermeisten Unternehmen haben spätestens mit Beginn der Pandemie die entsprechenden Voraussetzungen geschaffen. Aber auch hier geht die Entwicklung sehr dynamisch weiter. Neue IT-Lösungen und komplett neue Produkte drängen auf den Markt. Tools für asynchrones Arbeiten, Team-Scheduling und People-Finder sind nur einige Anwendungsbeispiele. Und sämtliche Business-Anwendungen in Bezug auf künstliche Intelligenz sind hier noch unerwähnt.
- Enabling and efficient Spaces: Die Rolle des Büros hat sich massiv verändert und dies muss sich auch in den Bürokonzepten widerspiegeln. Aktivitätsbasierte Arbeitskonzepte haben sich bisher als am robustesten in Bezug auf neue und dynamische Anforderungen erwiesen. Aber auch hier darf es keinen Stillstand geben. Die Anforderungen der Mitarbeitenden müssen kontinuierlich evaluiert und Anpassungsbedarf an den Konzepten abgeleitet werden. Und natürlich stellt sich bei stetig niedrigen Auslastungsquoten der Büros die Frage nach der tatsächlich benötigten Fläche. Dass es hier ein Potenzial zu heben gibt, liegt auf der Hand. Aktuell ist dieses jedoch noch schwer zu realisieren, da die Mitarbeitenden häufig an den gleichen Tagen der Woche ins Büro kommen und das Büro an den anderen Tagen verwaist. Und hier schließt sich der Kreis: Eine Veränderung dieser Muster wird nur Stück für Stück erfolgen – basierend auf neuen Arbeitsmodellen, angeleitet von unseren Führungskräften und idealerweise unterstützt durch smarte Tools zur Anwesenheitsplanung.
Es wird deutlich: Sowohl die Optimierung unserer Arbeitsumgebungen als auch die Entwicklung unserer Arbeitskultur sind Themen, die uns noch länger begleiten werden. Wir befinden uns erst am Anfang eines spannenden Prozesses. Der beste Weg die Zukunft der eigenen Arbeitskultur vorherzusagen ist der, sie zu kreieren. Auf diese spannenden Herausforderungen freuen wir uns. ■
