Um diesen Herausforderungen effektiv begegnen zu können, setzt die Bundesregierung verstärkt auf das OZG-Änderungsgesetz (OZG 2.0), um die digitale Transformation in der Bundesrepublik nachhaltig zu einem Erfolgsmodell zu machen.
Im Wesentlichen sind hier zwei Bereiche zu betrachten: Auf der einen Seite Digitalisierungsangebote, die dem Bürger und den Unternehmen einen direkten Nutzen bringen. Auf der anderen Seite Digitalisierungsprojekte, die die öffentliche Verwaltung selbst effizienter und attraktiver machen.
Öffentliche Verwaltung als attraktiver Arbeitgeber
Ganz sicher eine der zentralen Herausforderungen in diesem Themenkomplex der öffentlichen Verwaltung ist der immer akuter werdende Fachkräftemangel. Die Gewinnung, Aus- und Weiterbildung digitaler Fachkräfte ist eine der kritischen Hürden der öffentlichen Verwaltung, damit komplexe bürokratische Prozesse in sichere und moderne IT-basierte Systeme transformiert werden. Mehr als 100.000 fehlende IT-Expertenstellen im Jahr 2025 sprechen eine deutliche Sprache.
Ein zentraler Aspekt für Arbeitnehmer ist laut aktueller Umfrage der Universität Konstanz (März 2025) die Möglichkeit von Homeoffice. 71 Prozent der Befragten haben angegeben, bei einem neuen Job vor allem darauf zu achten, ob mobiles Arbeiten erlaubt ist. Das ist ein massiver Anstieg zur Studie aus 2020 und ein signifikantes Zeichen für alle Arbeitgeber – auch für die öffentliche Verwaltung. Denn sie steht im direkten Wettbewerb mit allen anderen Arbeitgebern aus der Privatwirtschaft um die besten Köpfe und muss gerade im Bereich moderner Arbeitswelten neue Wege beschreiten.
Zukunftsorientierte Digitalisierung, um mobiles Arbeiten zu gewährleisten
Bund, Länder und Kommunen reagieren hier mit neuen Konzepten und konkreten Rahmenvereinbarungen für mobiles Arbeiten. Ein zentraler Aspekt, damit Homeoffice in der Praxis wirklich erfolgreich umgesetzt werden kann, ist die digitale Transparenz und Verfügbarkeit von Arbeitsplätzen, Räumen und Ressourcen.
Um mobiles Arbeiten gleichermaßen transparent und effizient zu ermöglichen, ist der Einsatz einer modernen Buchungsplattform alternativlos.
Genau an diesem Punkt setzen beispielsweise Nordrhein-Westfalen und Niedersachsen mit modernsten Digitalisierungsprojekten an: dem Aufbau einer zentralen Buchungsplattform für Arbeitsplätze, Besprechungsräume und Ressourcen, die den Mitarbeitenden der öffentlichen Verwaltung landesweit zur Verfügung steht. Zentraler Baustein dieses Projektes ist die Buchungssoftware raum]für[raum des Siegener Softwareunternehmens mediaDIALOG.
Die zentrale, landesweite Buchungsplattform
Die zentrale, landesweit verfügbare Buchungsplattform setzt die digitale Transformation aber nicht nur im Bereich „mobiles Arbeiten“ erfolgreich um. Sie löst den massiven Konflikt zwischen immer weiter steigenden Beschäftigungszahlen und gleichzeitig sinkenden Bürogebäuden und -flächen. Den gut 17 % mehr Beschäftigten seit 2020 in der öffentlichen Verwaltung stehen immer weiter sinkende Büroflächen gegenüber. Seit Anfang 2022 ist ein stetiger Rückgang von Büroneubaufläche zu verzeichnen, allein im vierten Quartal 2024 von fast 70 %.
Immer mehr Beschäftigte, immer weniger Bürofläche. Dazu ein konstant steigender Anteil an wichtigen Teilzeitkräften, die ebenfalls auf den immer geringer werdenden Flächen untergebracht werden müssen.
Genau diesem Problemkomplex wirkt der Auf- und Ausbau der landesweiten Buchungsplattform entgegen und schafft intelligente Lösungen. Für die öffentliche Verwaltung, für die spezifischen Dienststellen und – vor allem – für die Mitarbeitenden.
raum]für[raum sorgt dafür, dass vorhandene Ressourcen landesweit transparent dargestellt und so für die Mitarbeitenden buchbar sind. Standortspezifisch, fachspezifisch, arbeitsspezifisch. Mit anderen Worten: immer genau so, wie die Mitarbeitenden es tatsächlich benötigen. Ob an kleinen Standorten oder großen Kompetenzzentren. Ob im Land verteilt oder zentralisiert in großen Einheiten. Ob tage- oder stundenweise, in flexiblen Umgebungen oder an konkreten Standorten: Je nach gewählter Arbeitsanforderung werden konkrete Buchungsmöglichkeiten vorgeschlagen. Und das in einer modernen, intuitiv nutzbaren Oberfläche, die Spaß macht und gleichzeitig schnelle Ergebnisse ermöglicht.
Hybrides Arbeiten wird nachhaltig unterstützt
Die Anforderungen an mobiles Arbeiten wachsen ständig. Nicht umsonst ist der Begriff des „hybriden Arbeitens“ hier in den letzten Monaten verstärkt in den Vordergrund gerückt. Es bedeutet heute vor allem die Vernetzung von Teams und Kompetenzen, um bestmögliche Verwaltungsabläufe zu garantieren. All diese Aspekte setzt die moderne Buchungsplattform raum]für[raum in smarten Prozessen um.
Die größte Stärke der landesweiten Buchungsplattform entfaltet sich dort, wo sie sich nahtlos in bestehende IT-Umgebungen integriert. Das bedeutet, dass Schnittstellen zu Kollaborations- und Videokonferenzsystemen sowie die Integration in Kommunikations- und Gebäudetechnik problemlos möglich sind. Gleichzeitig sorgt die Anbindung an bestehende Identitäts- und Berechtigungssysteme für konsistente Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche.
Dazu garantiert die klare Mandantenstruktur der Verwaltung jederzeit die volle Kontrolle über Zugriffe, Nutzbarkeit der Ressourcen und Darstellung der Buchungstransparenz.
Doch gerade im behördlichen Kontext entscheidet nicht allein die technische Leistungsfähigkeit einer Lösung über ihren Erfolg. Ebenso wichtig sind verlässliche Rahmenbedingungen für Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung.
Für ein landesweites Fachverfahren sind Qualitätssicherung, nachvollziehbare Projektführung und verlässlicher Support entscheidend. Buchungsprojekte, die nach anerkannten Standards wie IPMA durchgeführt werden, schaffen Transparenz und Planungssicherheit. Ein in Deutschland verankerter Support sowie zertifizierte Betriebs- und Sicherheitskonzepte stärken das Vertrauen der Behörden und gewährleisten, dass die Lösung dauerhaft stabil, sicher und rechtskonform betrieben werden kann. All das bietet mediaDIALOG mit ihrem Softwareprodukt. Nicht umsonst ist raum]für[raum mittlerweile die klare Nummer 1 Buchungssoftware für Bund, Länder und Kommunen – mit über 85 erfolgreich umgesetzten Projekten allein in diesem Umfeld.
Die Vorteile der Einführung einer Buchungsplattform als landesweites IT-Fachverfahren in der Zusammenfassung
Die zentral bereitgestellte Buchungsplattform bietet weit mehr als nur komfortable Arbeitsplatz- und Raumreservierungen. Sie bietet vor allem:
- Die Basis, um mobiles Arbeiten sicher und performant für die Angestellten in der öffentlichen Verwaltung landesweit sicherzustellen.
- Das Fundament, um „mobiles Arbeiten“ und „Telearbeit“ mit den entsprechenden Verwaltungsvorschriften und Rahmendienstvereinbarungen des jeweiligen Landes konkret und landesweit umsetzen zu können.
- Die Chance, Flächenverdichtung bei gleichzeitig steigenden Beschäftigungszahlen realisieren zu können.
- Intelligente Kostensenkungskonzepte in Flächenverdichtungsprojekten zu planen und umzusetzen.
- Die Möglichkeit, die wichtigen Teilzeitkräfte in den Arbeitsalltag der öffentlichen Verwaltung zu integrieren.
- Die Optimierung von Verwaltungsprozessen und nachhaltige Gestaltung der digitalen Transformation.
- Die große Chance, die Attraktivität der modernen öffentlichen Verwaltung zu steigern.
Damit ist die zentrale Buchungsplattform die stabile Grundlage für moderne Arbeitswelten, reduziert bürokratischen Aufwand, ermöglicht eine datengestützte Steuerung und liefert messbare Effizienzgewinne. Durch Standardisierung, Integrationsfähigkeit und flexible Betriebsmodelle wird die Plattform so zu einem strategischen Element einer zukunftsfähigen, föderal organisierten Verwaltung. Sie stellt somit ein sichtbares Beispiel für gelebte Digitalisierung im öffentlichen Sektor dar.