Der Alltag auf der Geschäftsleitungsebene ist immer wieder von neuen Herausforderungen geprägt. Ein Termin jagt den nächsten. Hier muss ein Meeting zwischengeschoben werden und dann muss man nochmal schnell ein offenes Ohr für einen Mitarbeiter haben. Ach, und irgendwie muss man sich dann auch noch etwas Zeit freischaufeln, um sich Gedanken zu dem anstehenden Digitalisierungsprojekt machen zu können. Dass der ein oder andere Bereich dann auf der Strecke bleibt, erklärt sich von selbst.
Daher hat es viele Vorteile, bei komplexen Projekten schon frühzeitig geeignete Mitarbeiter mit ins Boot zu holen und ihnen eine Stück Verantwortung zu übertragen. Gerade, wenn man es gewohnt ist, immer die Zügel in der Hand zu halten, fällt es erstmal nicht leicht, das Steuer abzugeben. Haben Sie jedoch den ersten Schritt getan, verschaffen Sie sich eine Menge Freiräume für die Aufgaben, bei denen Sie tatsächlich persönlich gefragt sind.
Fördern Sie ambitionierte Mitarbeiter!
Indem Sie die Projektleitung an einen ambitionierten Mitarbeiter übertragen und ihnen Freiräume und Möglichkeiten bei der Projektgestaltung einräumen, lösen Sie hierdurch oft einen echten Motivationsschub aus. So kann eine unbezahlbare Projektdynamik entstehen, die nicht mal durch einen monetären Bonus erwirkt werden könnte. Besser ist es also, den Mitarbeitern in Aussicht zu stellen, dass bei einem erfolgreichen Projektabschluss ein weiterer spannender Aufgabenbereich auf sie wartet.
Der ein oder andere Mitarbeiter wird hierbei vielleicht Bedenken haben, dass er der Aufgabe nicht gewachsen ist, doch manchmal braucht es einfach etwas Mut, um in das kalte Wasser zu springen.Seien Sie sich dessen bewusst, dass oft tatsächlich nicht von Anfang an alles reibungslos klappen wird – das ist normal und Fehler sind sogar notwendig, um zu lernen und um langfristig das Beste aus Ihrem Team herauszuholen. Doch solange Sie Ihren Mitarbeitern nicht Schritt für Schritt mehr Verantwortung übertragen, werden Sie auch nicht die Fähigkeiten wecken, die zurzeit noch in Ihren Mitarbeitern schlummern.
Vision
Bevor ein Projekt richtig starten kann, ist ein entscheidender Schritt notwendig: Alle Beteiligten Ihres IT-Projektes müssen eine klare Vision vor Augen haben, was sich durch das Projekt genau verbessern wird. Denn nur, wenn sich Ihre Mitarbeiter darüber im Klaren sind, was ihnen das Projekt bringt, können eine intrinsische Motivation entstehen und die richtigen Entscheidungen getroffen werden. Nehmen Sie sich daher ausreichend Zeit für die Entwicklung eines klaren Zielbildes und um herauszufinden, welche Auswirkungen die Umsetzung auf Ihr tägliches Geschäft haben wird. Erst, wenn Sie und Ihr Team sich Ihrer Version bewusst sind, sollten Sie in einem Workshop konkret überlegen, welche genauen Anforderungen an die IT-Lösung gestellt werden.
Nutzen Sie das Expertenwissen Ihrer Key-User
Gerade bei der Auswahl einer Software ist es entscheidend, die Key-User zu involvieren. Denn letztlich sollten Sie eine Software aufgrund der richtigen Features auswählen – nicht etwa bloß wegen des professionell wirkenden Designs. Beziehen Sie die Key-User schon beim Erarbeiten der Vision mit ein. Räumen Sie Ihren Mitarbeitern hierzu ausreichend Zeit ein – das wird sich hinterher doppelt und dreifach auszahlen. Welche Funktionen in welchem Umfang benötigt werden, können Sie zunächst in einer Demo-Version prüfen.
Damit Ihr Team die neue Software letztlich akzeptiert, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeiter schon beim Projekt-Kickoff einbeziehen und ihnen die Möglichkeit einräumen, den Entwicklungs- bzw. Customizing-Prozess mitzuverfolgen und sogar ein Stück weit zu beeinflussen.
Das große Ganze& kleine Aufgabenpakete
Damit Sie Ihre projektverantwortlichen Mitarbeiter neben dem Tagesgeschäft nicht überfordern, empfehle ich Ihnen, das Digitalisierungsprojekt in kleine Aufgabenpakete zu zerteilen. Das hat den Vorteil, dass der Tätigkeitsumfang für jeden einzelnen Mitarbeiter sinkt und überschaubarer wird.
Jedoch bringt dies gleichzeitig das Risiko mit sich, dass Abhängigkeiten nicht sofort auffallen.
Achten Sie in kurzen regelmäßigen Info-Runden darauf, dass sich im gesamten Projektteam der Blick auf das große Ganze entwickeln kann. Damit auch die Mitarbeiter, die in dem Projekt nur weniger involviert sind, die neue Software letztlich ebenso gerne nutzen, sollten Sie diese über das Intranet
regelmäßig über den Projektfortschritt und die geplante Vision auf dem Laufenden halten.
Geben Sie Querulanten keine Chance
Vermeiden Sie zu häufige und zu lange Projektbesprechungen. Hierdurch verlieren Sie nämlich nicht nur wertvolle Zeit, sondern bremsen außerdem den Projekterfolg aus. Denn bekanntlich können aus jeder kleinen Herausforderung scheinbar unüberwindbare Hindernisse kreiert werden, die dann in Meetings bis ins kleinste Detail ausdiskutiert werden. Hilfreich ist das nicht.
Es gibt auch Querulanten, die es schaffen, die ganze Mannschaft derart zu sabotieren, dass der kleinste Fortschritt sofort im Keim erstickt wird. Sprechen Sie die Situation in einem solchen Fall direkt an und schieben Sie die Konfrontation nicht auf die lange Bank. Gegebenenfalls wird der Betroffene sogar erleichtert und dankbar sein, wenn eine andere Person für ihn einspringt.
Überprüfen Sie Ihre Unternehmenskultur
Das ist gleich ein Grund mehr, wieso Sie eine Unternehmenskultur entwickeln sollten, in der auch Fehler gemacht werden dürfen.
Es ist deutlich besser, im Fall der Fälle letztlich ein einzelnes Teilprojekt in eine andere Richtung zu lenken oder sogar zu canceln, anstatt erst zu spät zu erkennen, dass die neuen Softwarefunktionen theoretisch zwar zukunftsorientiert sind, jedoch praktisch nicht umgesetzt werden können. Da sich eine Unternehmenskultur nicht von alleine zum Positiven hin entwickelt, holen Sie sich frühzeitig einen Expertenrat ein – auch dies wird sich langfristig doppelt auszahlen.
Klassisches Projektmanagement mit agilen MethodeN
Schulen Sie Ihre Mitarbeiter nicht nur in den klassischen Projektmanagement-Methoden, sondern auch im agilen Denken.
Es gibt durchaus Projekte, die in klassischer Weise, stringent im Wasserfallmodell, erfolgreich umgesetzt werden können. Tatsächlich ist es oft auch hilfreich, sich an einer Struktur entlang zu hangeln. So können Ihre Mitarbeiter beispielsweise innerhalb kürzester Zeit Checklisten abarbeiten und die Prozesse in Ihrem Unternehmen auf eine DSGVO-konforme Umsetzung überprüfen.
Im Speditionsgewerbe sind die Abläufe in einigen Bereichen sehr ähnlich, sodass Sie hier Schablonen anwenden können. Die vielen individuellen Kundenvereinbarungen erschweren jedoch eine vollständige Standardisierung der Prozesse, was wiederum für eine agile Vorgehensweise spricht. Hierdurch ist es möglich, dass Sie sich selbst in einem laufenden Projekt an neue, sich wandelnde Gegebenheiten anpassen.
Agile Projekte zeichnen sich durch unbürokratische Projektmanagementstrukturen und klare Verantwortlichkeiten aus. Folienschlachten werden reduziert und die Einforderung von Verbindlichkeit sorgt für eine beschleunigte Umsetzung.
Lange Besprechungen sind die Ausnahme und es wird besonderer Wert auf schnelle Projektergebnisse gelegt.
Letztendlich sind es Ihre Mitarbeiter, die Ihr Digitalisierungsprojekt erfolgreich umsetzen – vorausgesetzt die richtige Einstellung und Motivation sind vorhanden.
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt, um Ihre Pläne in die richtige Richtung zu lenken!
Wenn ein Projekt ins Stocken geraten ist, bedarf es etwas Feingefühl, um herauszufinden, woran es liegt. Druck erzeugt meistens Gegendruck und führt nur bedingt zu guten Ergebnissen.
Die Gründe, warum es in einem Projekt nicht voran geht, können sehr vielzeitig sein. Manchmal haben die Beteiligten das Ziel aus den Augen verloren, manchmal gibt es Unstimmigkeiten zwischen den Abteilungen und manchmal sind die Mitarbeiter einfach nur überlastet. Das Wichtigste ist es, der Sache auf den Grund zu gehen.
Manchmal kann ein einzelnes Zwischenziel nicht erreicht werden, wodurch das ganze Projekt ins Stocken geraten kann. Unter Umständen kann es dann Sinn machen, das Zwischenziel anzupassen oder auf eine alternative Umsetzungsmöglichkeit auszuweichen. Lieber hat man letztlich schließlich eine 85 %ige Lösung als dass man ein totgesagtes Projekt vor sich herschiebt.
Es wäre nicht das erste Mal, dass im Laufe des Projektes deutlich bessere Lösungsansätze zum Vorschein kommen als anfangs geplant.