Das volatile wirtschaftliche Umfeld, eine lange nicht mehr gesehene Inflation und hohe Unsicherheit über deren weitere Entwicklung lassen das Thema Unternehmensplanung in diesen Tagen zu einer höchst anspruchsvollen Aufgabe werden. Denn gleichzeitig ist die Durchführung einer Unternehmensplanung wichtiger denn je:
- Aus betriebswirtschaftlichen Gründen, da eine reine „Heckwasser“- Betrachtung oder ggf. eine Fortschreibung der Vergangenheit in der aktuellen Situation ungeeignet und wenig hilfreich für die Steuerung des Unternehmens ist.
- Mit dem Stabilisierungs- und Restrukturierungsgesetzt (kurz: StaRuG) ist das Thema Krisenfrüherkennung und -vermeidung auch als gesetzliche Pflicht der Unternehmensführung verankert. Ein wesentliches Element hierfür ist die Erstellung einer Unternehmensplanung.
Welche Anforderungen sind an eine Unternehmensplanung zu stellen, die einerseits die Anforderungen an eine vorausschauende Unternehmenssteuerung berücksichtigen und andererseits die Herausforderungen unsicherer zukünftiger Entwicklungen berücksichtigt und den Planungsaufwand insbesondere für mittelständische Unternehmen in effizienten Relationen hält?
Wenngleich das Gesetz keine kodifizierten Anforderungen an das Planungswerk enthält, so lassen sich doch verschiedene Richtlinien und Grundsätze anführen, die an die Planungsrechnung zu stellen sind. Diese haben ihren Niederschlag in verschiedenen Veröffentlichungen und Leitlinien gefunden, wie zum Beispiel in den Grundsätzen ordnungsmäßiger Unternehmensplanung (GoP) des Bundesverbandes der Unternehmensberater (BDU) sowie in der zahlreichen Fachliteratur zu diesem Thema.
Im Folgenden sollen einige wichtige Anforderungen an die Unternehmensplanung beschrieben und erläutert werden.1
Fristigkeit der Planung – 12 Monate sind nicht genug
Üblicherweise wird bei den meisten Unternehmen das Thema Planung im Rahmen einer Budgetplanung für das kommende Geschäftsjahr und damit für die kommenden 12 Monate geplant. Dies wird häufig damit begründet, dass aufgrund eines fehlenden längerfristigen Auftragsvorlaufes sowie einer hohen Marktdynamik eine längerfristige Planung nicht möglich sei bzw. mit hohen Abweichungswahrscheinlichkeiten verbunden sind. An späterer Stelle wird das Thema Umgang mit planerischer Unsicherheit noch thematisiert werden. Grundsätzlich sollte die Planung jedoch über die Jahresschiene hinausgehen. Dabei kann die Planung auch auf einem geringeren Detaillierungsgrad durchgeführt werden und ggf. auch ausschließlich Top-Down erfolgen. Wichtig ist aber in jedem Fall, dass der Betrachtungshorizont über 12 Monate hinausreicht. Dies ist einerseits wichtig, um auch längerfristige Entwicklungen bereits planerisch im Blick zu haben, bspw. dann, wenn umfangreiche Investitionen langfristig wirken oder eine Turnaround-Situation einen längeren Realisierungszeitraum erfordert. Schließlich erfordert die handelsrechtliche Fortführungsprognose zwar einen Betrachtungszeitraum von mindestens 12 Monaten. Dieser ist aber gegebenenfalls zu erweitern, wenn die wirtschaftliche Situation des Unternehmens Fragen bzgl. der langfristigen Erfolgsaussichten und insbesondere der Sicherstellung der Finanzierung aufkommen. In diesem Fall ist der Betrachtungszeitraum auszudehnen. Bei einer weiteren Verschlechterung der finanziellen Situation, insbesondere in Verlustsituationen oder sich abzeichnenden finanziellen Engpasssituationen, ist dann eine Erweiterung des Planungszeitraums auf mindestens 24 Monate erforderlich, um den gesetzlichen Anforderungen gerecht zu werden1.
Integration der Planung – Dreiklang von Erfolgs-, Vermögens- und Liquiditätsplanung
Ein weiteres wichtiges Ausgestaltungselement der Planung ist es, die Aspekte Ergebnis, Bilanzvermögen und Liquidität gemeinsam zu betrachten, also eine sogenannte integrierte Planung zu erstellen. Vielfach beschränkt sich die Planung auf den Bereich der Ergebnisplanung, häufig verbunden mit der Bilanzplanung. Ein häufig nicht explizit berücksichtigtes Element ist die Cashflow-Planung. Diese lässt sich grundsätzlich aus den Planungswerken der Ergebnis- und Bilanzplanung ableiten. Allerdings erfordern einzelne Elemente eine genauere Betrachtung.
So sollte vor allen Dingen die Entwicklung des Working Capital in der Planung explizit berücksichtigt werden. Gerade die aktuellen Rohstoffpreissteigerungen haben bei vielen Unternehmen zu einer Erhöhung der Kapitalbindung im Vorratsvermögen und damit einer Belastung der Liquidität geführt.
Ein weiteres wichtiges Element ist die Planung von Investitionen. Hier wird häufig im Rahmen der Planungen von einem per Saldo unveränderten Anlagevermögen ausgegangen, da Abschreibungen durch Investitionen in gleicher Höhe kompensiert werden. Gerade in Wachstumsphasen oder Situationen mit höherem Investitionsaufkommen greift diese Betrachtung zu kurz und werden die Auswirkungen auf die Finanzierungssituation nicht adäquat abgebildet.
Beachtung der Grundsätze ordnungsgemäßer Planung (GoP)
Durch den Bundesverband der Unternehmensberater wurden bereits 2007 die Grundsätze ordnungsgemäßer Planung definiert und bereits mehrfach überarbeitet und ergänzt2. Diese Grundsätze sollen hier weder wiederholt noch als Zusammenfassung dargestellt werden. Lediglich die übergeordneten Grundprinzipien sollen hier erwähnt werden. Diese sind:
- Vollständigkeit: In der Planung sind alle für die Erreichung der Planungsziele relevanten Sachverhalte zu berücksichtigen.
- Wesentlichkeit und Angemessenheit: In Abgrenzung zum Grundprinzip „Vollständigkeit“ wird hierdurch der Umfang der Informationsbeschaffung und -berücksichtigung in der Planung eingeschränkt. Es gilt den Fokus auf die für die Unternehmensplanung wesentlichen und bedeutsamen Informationen und Sachverhalte zu legen
- Folgerichtigkeit: Hierunter ist zu verstehen, dass die Planung selbst sowie die für die Planung getroffen Annahmen weder untereinander noch zu offensichtlichen externen Planungsfaktoren in Wiederspruch stehen.
- Dokumentation und Transparenz: Hiermit soll sichergestellt werden, dass die Planungen jederzeit mit vertretbarem Aufwand nachvollzogen werden können
Risikoadjustierte Planungen/Szenarioplanungen – der Unsicherheit begegnen
Vor allem in der aktuellen Situation hoher wirtschaftlicher Unsicherheit stellt das Thema Planung eine inhaltliche Herausforderung dar. Neben der klassischen Herausforderung der Umsatzprognose sind weitere Planungsparameter mit größeren Unsicherheiten behaftet als in der Vergangenheit: Entwicklung der Einkaufspreise, Entwicklung der Energiepreise sowie die weitere Zinsentwicklung waren in der Vergangenheit Faktoren, die angesichts geringer Inflation und Zinsen nahe „null“ vernachlässigbar erschienen. Nun nehmen diese eine nicht zu unterschätzende Relevanz an und sind gleichzeitig bezüglich der weiteren Entwicklung mit hoher Unsicherheit behaftet.
Dieser steigenden Komplexität kann eine eindimensionale oder einwertige Planung nicht gerecht werden. Szenarioplanungen oder risikoadjustierte Planungen sind das Mittel der Wahl, um die Unsicherheit adäquat zu berücksichtigen. Häufig bestehende Vorbehalte, wie ein hoher Aufwand, Unübersichtlichkeit oder fehlende Transparenz, kann durch eine entsprechende Methodik sowie Einsatz von Planungstools kompensiert werden. In Bezug auf die Methodik ist es entscheidend, die relevanten Einflussfaktoren zu identifizieren und für diese angemessene Varianzfaktoren zu bestimmen.
Die unterschiedlichen Varianzparameter können dann in einem Planungsszenario berücksichtigt und die Auswirkungen auf die kritischen Erfolgskennzahlen berücksichtigt werden. Gibt es mehrere kritische Planungsfaktoren, so können diese in ihren separaten als auch in ihren kumulierten Auswirkungen betrachtet werden. In der Praxis hat sich gezeigt, dass die zusätzliche Unterlegung verschiedener Werte mit verschiedenen Wahrscheinlichkeiten keinen sinnvollen Mehrwert bietet. Relevanter ist die Arbeit mit einem kritischen Niveau der Faktoren, die bei Erreichung zu einer deutlichen Verfehlung der Unternehmensziele führen oder gar sicher zu stellenden Nebenbedingungen der Planung (z. B. Durchfinanzierung des Unternehmens) gefährden oder verletzen.
Planungsunterstützung – Wenn Excel an Grenzen stößt
Sowohl die oben beschriebene Anforderung einer integrierten Planung als auch die Abbildung von Szenariorechnungen lassen sich grundsätzlich über eigenerstellte Excelplanungen abbilden. Allerdings ist dies bei Berücksichtigung beispielsweise mehrerer Szenarien sehr aufwendig und zunehmend fehleranfällig. Gleiches gilt, wenn verschiedene, dezentral erstellte Teilplanungen zusammengeführt werden müssen.
Für diese Zwecke haben sich mittlerweile eine Vielzahl von Planungstools im Markt etabliert, die unterschiedliche Aspekte und Detaillierungsgrade von Planung berücksichtigen. Um angesichts der Vielfalt und unterschiedlichen Funktionalitäten des Angebotes das passende Planungstool auszuwählen, empfiehlt es sich zunächst herauszuarbeiten, welche Anforderungen konkret an das Produkt aktuell und künftig gestellt werden. Üblicherweise sollen neben der reinen Planungsunterstützung auch die Themen Soll-Ist-Vergleich, Planungsfortschreibung sowie ggf. Konsolidierung und Erhöhung der Datenqualität unterstützen. Weitergehende, optionale Anforderungen können im Bereich Reporting- und Analyseunterstützung sowie Automatisierung der Finanzprozesse bestehen.
1 Der Gesetzgeber hat den Prognosezeitraum für die insolvenzrechtliche Fortbestehensprognose auf 4 Monate reduziert. Diese Regelung gilt bis zum 31.12.2023. Davon unbeschadet erfordert gerade eine angespannte Liquiditätssituation eine längerfristige Vorschau um rechtzeitig Handlungsbedarfe identifizieren und Maßnahmen ergreifen zu können.
2 Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen BDU e.V. Grundsätze ordnungsgemäßer Planung (GOP) Version 3.0, 4. überarbeitete Ausgabe, März 2022