Wenn Sie „mobiler Arbeitsplatz“ hören, woran denken Sie als Erstes? Vielleicht an Menschen mit Laptops, die in einem angesagten Café arbeiten, im ICE sitzen oder gerade auf Workation sind? Aber was ist mit all den anderen Menschen – der großen Mehrheit, von der unsere Wirtschaft und Gesellschaft abhängt? Die Angestellten, die nicht am Computer und Schreibtisch arbeiten, sondern andere pflegen oder betreuen, unsere Pakete ausliefern oder tägliche Güter herstellen. Ein fester Schreibtisch gehört nicht zum Alltag der meisten operativen Beschäftigten. Das heißt, dass sie häufig auch keine schnelle Möglichkeit haben, sich mit Kolleg:innen an anderen Standorten auszutauschen. Der Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen, Online-Schulungen, Ressourcen und Mitarbeiter-Benefits ist oft sehr eingeschränkt oder gar nicht vorhanden.
Ein Gespräch über die Veränderungen der Arbeitswelt der Zukunft wäre also unvollständig, würde man nicht die Arbeitsplätze der großen Mehrheit thematisieren: die Mitarbeitenden in Läden, Fabriken, Krankenhäusern, Logistikhallen und vielen mehr. Diese Berufe stehen nicht erst seit der Pandemie vor großen Herausforderungen. Es ist deshalb höchste Zeit, dass wir diese Berufe bei einer zukunftssicheren Arbeitsplatzgestaltung mitdenken und für mehr Mobile Enablement sorgen.
Was ist Mobile Enablement?
Mobile Enablement (wörtlich „mobile Befähigung“) meint den Einsatz mobiler Technologien, um Mitarbeitenden den Zugang zu Unternehmensinformationen und -ressourcen zu ermöglichen. Im Gegensatz zur klassischen Remote Work, wo Mitarbeitende dezentral, aber meist im Büro oder Homeoffice arbeiten, geht es hier um die Bedürfnisse operativer Mitarbeitender. Zwar sind sie „mobil“, weil sie nicht an einen Schreibtisch gebunden sind, aber sie können nicht ortsunabhängig arbeiten. Mobile Enablement eröffnet hier einen zeitgemäßen Weg, um die großen Lücken bei der Digitalisierung zu schließen und operative Mitarbeitende endlich mit ins Boot zu holen.
Ohne interne Kommunikation geht nichts
Gute interne Kommunikation ist das Fundament für erfolgreiches Wirtschaften. Sie sorgt für reibungslose Abläufe, Effizienz und Zusammenhalt. Sie zu gewährleisten ist allerdings keine leichte Aufgabe für Unternehmen mit großen und diversen Teams. Oft werden operative Mitarbeitende noch immer über schwarze Bretter informiert, bekommen Dienstpläne manuell zugesendet und müssen sich bei unerwarteten Ereignissen auf Telefonketten verlassen.
Gleichzeitig sind digitale Kommunikationsmittel wie das klassische Intranet und E-Mails für Angestellte, die keine Firmen-E-Mail-Adressen, geschweige denn Laptops haben, nicht sinnvoll. Sie würden einen erheblichen Verwaltungsaufwand sowie hohe Lizenzkosten bedeuten und passen schlicht nicht zur Arbeitsrealität dieser Berufsgruppen.
Manche Mitarbeitende nehmen deshalb die Sache selbst in die Hand und verwenden inoffizielle, private Messenger. Das mag zwar die Kommunikationsprobleme kurzfristig lösen, stellt für Firmen aber ein hohes Sicherheitsrisiko dar. Außerdem kann die Kommunikation nicht zentral gesteuert werden. Die Folge: Es sind veraltete Informationen im Umlauf, die zu Missverständnissen und Zeitverlust führen.
Wie mobile Tools den Austausch fördern
Durch aktives Mobile Enablement hingegen schaffen es immer mehr Unternehmen, das zu ändern. Im operativen Arbeitsalltag ist besonders die Kommunikation in Echtzeit von großer Bedeutung. Die ideale Lösung hierfür sind Apps mit Messenger-Funktionen, die Kommunikationswege beschleunigen und die Zusammenarbeit vereinfachen. In Gruppen- und Einzelchats können sich Kolleg:innen direkt austauschen, ähnlich wie sie es von privaten Social-Media-Apps gewohnt sind. Das hat nicht nur den Vorteil, dass keine langwierigen Onboardings nötig sind, sondern auch alle Mitteilungen sicher und datenschutzkonform übermittelt werden – ohne separate E-Mail-Adressen oder teure Dienstgeräte.
Ein gutes Beispiel für die gelungene Nutzung einer mobilen Lösung ist das Baumarktunternehmen toom. Mit der Einführung der Mitarbeiter-App von Flip konnte toom die interne Kommunikation von über 330 Filialen in Deutschland verbessern. Die zentrale Plattform ermöglicht die direkte Kontaktaufnahme mit Kolleg:innen und ist Anlaufstelle für den Wissensaustausch im gesamten Unternehmen.
Schnelle Antworten auf Fragen und Updates von der Zentrale in Köln haben die toom-Mitarbeitenden nun in Echtzeit zur Hand. Ob Urlaubsanträge einreichen oder Schulungsvideos ansehen – die Mitarbeiter-App hat es toom ermöglicht, interne Prozesse zu vereinfachen und die digitale Transformation voranzutreiben.
Es geht auch unkompliziert
Auf dem Weg zu einer digitalen Arbeitswelt für alle Mitarbeitenden ist Mobile Enablement also einer der wichtigsten Hebel. Doch wie bei jeder technischen Neuerung herrscht anfangs oft Verunsicherung. Für eine erfolgreiche Einführung mobiler Technologien ist es deshalb essenziell, die Arbeitsrealität von operativen Beschäftigten wirklich zu verstehen und zu berücksichtigen.
Dass Digitalisierungsinitiativen im Frontline-Bereich häufig scheitern, liegt meist daran, dass die eingesetzten Technologien nicht für diesen Anwendungsfall gedacht sind. Ein Intranet oder Portal, das als Desktop-Anwendung für Büroangestellte entwickelt wurde, lässt sich zwar mit viel Aufwand auch auf der Fläche, zum Beispiel über einen geteilten Computer vor Ort, einsetzen. Größtenteils sind solche umgemünzten Software-Angebote für operative Mitarbeitende jedoch nicht alltagstauglich und werden entsprechend wenig genutzt.
Drei Erfolgsfaktoren für Mobile Enablement
Wie lässt sich also sicherstellen, dass neue digitale Tools von der Belegschaft angenommen werden? Als Erstes geht es darum, Barrieren abzubauen, indem die neue Mitarbeiter-App verständlich erklärt wird. Die beste Überzeugungsarbeit leistet ein Produkt selbst, indem es sich schnell und einfach installieren lässt und durch geläufige UI-Elemente intuitiv zu bedienen ist. Sehen die Beschäftigten die App außerdem in ihrer eigenen Sprache und können Nachrichten direkt übersetzen, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie sich bei der Verwendung wohlfühlen.
Der zweite Faktor ist das Thema Datenschutz und Sicherheit. Nicht nur Unternehmen müssen sich auf absolute Konformität verlassen können. Auch die Mitarbeitenden müssen der App hundertprozentig vertrauen. Sie müssen sicher sein, dass Nachrichten nur von ihnen selbst gelesen werden können und höchste Sicherheitsstandards im Hinblick auf ihre persönlichen Daten eingehalten werden.
Außerdem spielen Support und Feedback eine große Rolle. Gerade für technisch weniger versierte oder ältere Menschen ist es wichtig, eine persönliche Ansprechperson für ihre Fragen zu haben. Auch die Möglichkeit, schnelles Feedback einzuholen, trägt nachhaltig zur Akzeptanz neuer Technologien bei. Denn nur so können mobile Lösungen konkret an die spezifischen Bedürfnisse unterschiedlicher Branchen angepasst werden.
Eine digitale Arbeitswelt für alle Mitarbeitenden
Mobile Enablement ist kein kurzlebiger Trend, sondern eine echte Chance, unsere Arbeitswelt inklusiver zu gestalten. Wir können damit die Menschen unterstützen, die für das Funktionieren unserer Gesellschaft so essenziell sind. Die gegenwärtigen Herausforderungen unserer alternden Bevölkerung und der anhaltend hohen Fluktuation sowie die hohe Zahl unbesetzter Stellen in operativen Berufen machen das noch dringender.
Namhafte Unternehmen wie toom, Porsche oder GLS haben in Zusammenarbeit mit Flip bereits vorgemacht, dass die Einführung mobiler Technologien mit der richtigen Strategie kein komplizierter Prozess sein muss. Wichtig ist mit einer Mobile-First-Grundlage zu beginnen, die operative Mitarbeitenden von Anfang an mitdenkt. Ist erst einmal der erste Schritt in Richtung Digitalisierung getan lassen sich weitere Systeme und Abläufe viel schneller einbinden und die App kann mit dem Unternehmen mitwachsen.
Am Ende geht es bei Mobile Enablement um zwei Dinge: darum, die Erfahrung der Mitarbeitenden zu verbessern, damit sie gute Arbeit leisten können, sich engagieren und ihrem Unternehmen treu bleiben. Und um den nachhaltigen Wirtschaftserfolg von Unternehmen, damit sie die digitale Transformation weitertragen und auch in Zukunft allen Menschen sichere Arbeitsplätze bieten können.