Dr. Jochen Markgraf, Rechtsanwalt und Dr. Marina Adams, Rechtsanwältin, GLADE MICHEL WIRTZ – Corporate & Competition, Düsseldorf
EINLEITUNG
Die rechtliche Bedeutung der Gesellschafterliste ist durch das MoMiG 2008 und das GeldwäscheG 2011 stark aufgewertet worden; sie wird bisweilen neben der Satzung als das wichtigste gesellschaft-liche Dokument angesehen1. Gerade in jüngster Vergangenheit ist auch die Rechtsprechung hierzu sehr rege und bedarf einer besonderen Betrach-tung, wie z.B. das Mitte letzten Jahres ergangene Urteil des BGH zu der Frage, inwieweit eine Berufung auf die Gesellschafterliste im Einzelfall aus Treu und Glauben verwehrt sein kann.2
Als entsprechend bedeutend darf daher die Pflicht des Geschäftsführers gem. § 40 Abs. 1 GmbHG eingeordnet werden, Aktualisierungen der Gesellschafterliste im Handelsregister zu pflegen. Es handelt sich zwar um eine konkurrierende Pflicht des Geschäftsführers, die zurücktritt, wenn gem. § 40 Abs. 2 GmbHG ein Notar an den zugrundeliegenden Veränderungen im Gesellschafterkreis mitgewirkt hat. Indes ist die Mitwirkung eines Notars gesetzlich nicht immer zwingend vorgesehen, sodass der Geschäftsführer seine Zuständigkeit zur Aktualisierung der Gesellschafter kennen und entsprechend handeln sollte. Verletzt der Geschäftsführer seine Pflichten aus § 40 Abs. 1 GmbH, macht er sich gem. Abs. 3 schadensersatzpflichtig.
Nachfolgender Beitrag beleuchtet neben der rechtlichen Bedeutung der Gesellschafterliste (A.) die Zuständigkeit und Pflichten eines Geschäftsführers bei der Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste (B.). Sodann soll auf das aktuelle und rechtlich äußerst bedeutende Urteil des BGH aus Mitte letzten Jahres eingegangen werden, welches dem Geschäftsführer weitere Pflichten auferlegt (C.). Der Beitrag endet mit einem kurzen zusammenfassenden Fazit (D.).
A. RECHTLICHE BEDEUTUNG DER GESELLSCHAFTERLISTE
Die rechtliche Bedeutung einer Gesellschafterliste ergibt sich im Wesentlichen aus § 16 GmbHG. Hiernach sind die Ausübung von Gesellschafterrechten (Abs. 1), die Haftung für rückständige Einlagen (Abs. 2) und der gutgläubige Erwerb von Gesellschaftsanteilen (Abs. 3) an die Eintragung als Gesellschafter in der zum Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste geknüpft.3
Aufgrund dieser formalen Legitimationswirkung der Gesellschafterliste sollte ein Geschäftsführer daher vor jedem Gesellschafterbeschluss die aktuelle im Handelsregister befindliche Gesellschafterliste prüfen. Denn anhand dieser Liste hat er zu bestimmen, wem das Recht auf Ladung und Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sowie das Stimmrecht in der Gesellschafterversammlung zusteht.4
B. ZUSTÄNDIGKEIT UND PFLICHT DES GESCHÄFTSFÜHRERS ZUR EINREICHUNG EINER AKTUALISIERTEN GESELLSCHAFTERLISTE
Bei der Gründung einer GmbH sieht § 8 Abs. 1 Nr. 3 GmbHG vor, dass eine von allen Geschäftsführern unterschriebene Liste der Gesellschafter mit zum Handelsregister eingereicht werden muss.⁵
Im Anschluss ist – neben dem Notar – der Geschäftsführer gem. § 40 Abs. 1 S. 1 GmbHG verpflichtet, unverzüglich nach Wirksamwerden jeder Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung eine von ihnen unterschriebene aktualisierte Gesellschafterliste zum Handelsregister einzureichen. Aus dieser Gesellschafterliste hat sich insbesondere der Name, der Vorname, das Geburtsdatum und der Wohnort der Gesellschafter sowie die Nennbeträge und die laufenden Nummern der von einem jeden derselben übernommenen Geschäftsanteile sowie die durch den jeweiligen Nennbetrag eines Geschäftsanteils vermittelte jeweilige prozentuale Beteiligung am Stammkapital zu ergeben.
1. Mögliche Fälle der Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer
Zuständig und verpflichtet zur Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste ist ein Geschäftsführer gem. § 40 Abs. 2 GmbHG aber nur in solchen Fällen, in denen ein Notar nicht an der Veränderung mitgewirkt hat. Erfolgt also die Veränderung in den Personen der Gesellschafter oder des Umfangs ihrer Beteiligung im Rahmen einer notariellen Beurkundung, hat der Geschäftsführer mit der Aktualisierung der Gesellschafterliste nichts zu tun.
Bei den möglichen Fällen der Einreichung einer aktuellen Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer ist zwischen solchen zu unterscheiden, denen ein Sachverhalt zur Änderung des Gesellschafterkreises unmittelbar vorausgeht (ohne Mitwirkung eines Notars), und solchen, in denen es eine zuvor geänderte Gesellschafterliste zu korrigieren gilt.
1. Fälle ohne Mitwirkung eines Notars an der Änderung des Gesellschafterkreises
Die Zuständigkeit des Geschäftsführers zur Einreichung einer aktualisierten Gesellschafterliste gem. § 40 Abs. 1 GmbHG lässt sich regelmäßig auf die nachfolgend aufgezählten Fälle herunterbrechen – soweit hieran nicht (freiwillig) ein Notar beteiligt wird.⁶
- Namensänderungen bzw. Umfirmierungen sowie Wohnortwechsel bzw. Sitzverlegungen
- Gesamtrechtsnachfolge in einen Geschäftsanteil aufgrund gesetzlicher Erbfolge, Testament oder Erbvertrag
- Anwachsung
- Zusammenlegung und Teilung von Geschäftsanteilen durch privatschriftliche Gesellschafterbeschlüsse
- Erwerb eigener Anteile gem. § 27 Abs. 3 GmbHG
- Kaduzierung und Versteigerung von Geschäftsanteilen
- Einziehung aufgrund privatschriftlicher Einziehungsbeschlüsse
- Änderungen aufgrund des Eintritts einer auflösenden Bedingung
- Änderungen aufgrund Abtretungen durch einen ausländischen Notar (str.)
- Nachkontrolle von Gesellschafterlisten vor dem MoMiG
- Wechsel im Gesellschafterkreis einer beteiligten GbR;
2. Korrekturzuständigkeit (des Geschäftsführers?)
Ob der Geschäftsführer daneben grundsätzlich auch Korrekturen der Gesellschafterliste bei reinen Schreibfehlern und anderen offensichtlichen Unrichtigkeiten ohne Weiteres vornehmen kann, ist indes umstritten. Richtigerweise ist dies aber zu bejahen.⁷
Bis zu einer klarstellenden Rechtsprechung war auch umstritten, ob dem Geschäftsführer eine Korrekturzuständigkeit für korrekturbedürftige Gesellschafterlisten zusteht, die ursprünglich von einem Notar gem. § 40 Abs. 2 GmbHG eingereicht wurden.⁸ Diese Frage wurde vom BGH im Sinne einer Beschleunigung der Aktualisierung entschieden und die Korrekturzuständigkeit eines Geschäftsführer für eine durch den Notar eingereichte fehlerhafte Gesellschafterliste bejaht.⁹
2. Pflicht des Geschäftsführers und Voraussetzungen für die Einreichung
Nach dem Gesetzeswortlaut von § 40 Abs. 1 S. 4 GmbHG setzt die Änderung der Gesellschafterliste durch den Geschäftsführer die Mitteilung eines betroffenen Gesellschafters und einen entsprechenden Nachweis der Änderung im Gesellschafterkreis voraus. Aufgrund dieser Voraussetzungen wird dem Geschäftsführer gemeinhin auch eine Prüfpflicht zur Änderung der Gesellschafterliste, dessen Intensität und Umfang umstritten ist10, beigemessen.11 Im Zusammenhang mit dieser Prüfung ist je nachdem, wie man den Maßstab anlegen möchte, gewisse rechtliche Expertise gefragt.12
Für die Richtigkeit der auf Grundlage von Mitteilung und Nachweis vorgenommenen Änderung der Gesellschafterliste muss der Geschäftsführer zudem haftungsrechtlich einstehen. Denn insoweit trifft den Geschäftsführer die besondere Haftung nach § 40 Abs. 3 GmbHG, wenn er bei der Aktualisierung der Gesellschafterliste nicht innerhalb seiner Pflichten gem. § 40 Abs. 1 GmbHG gehandelt hat. Aufgrund dieser Umstände und auch bei Berücksichtigung der rechtlichen Bedeutung der Gesellschafterliste dürfte zumindest in Zweifelsfällen die Hinzuziehung rechtlichen Rates für den Geschäftsführer kaum entbehrlich sein, wenn ihn die Pflicht zur Änderung der Gesellschafterliste trifft. Die Kosten für den in diesem Zusammenhang einzuholenden Rechtsrat werden der Gesellschaft – und nicht dem Geschäftsführer persönlich – zugeordnet.14
C. „EINSCHRÄNKUNG“ VON § 16 ABS. 1 GMBHG DURCH DEN BGH (URTEIL VOM 2. JULI 2019, AZ. II ZR 406/17)
Die rechtliche Komplexität für die Geschäftsführer im Zusammenhang mit der Gesellschafterliste wurde auch durch ein – im Ergebnis zutreffendes – Urteil des BGH vom 2. Juli 2019 weiter erhöht. Denn insofern hat der BGH entschieden, dass in besonderen Fallkonstellationen eine Berufung auf die Richtigkeit der Gesellschafterliste nach § 16 Abs. 1 GmbHG im Lichte des Grundsatzes von Treu und Glauben verwehrt sein kann. Entsprechend wurden hier bestimmte Prüf- und Handlungspflichten den Geschäftsführern auferlegt, die nachstehend dargestellt werden sollen..16
1. Inhalt des Urteils zur Aktualisierung der Gesellschafterliste durch die Geschäftsführer
In dem BGH-Urteil ging es im Wesentlichen um die Klärung der Wirksamkeit eines Umlaufbeschlusses in einer GmbH, an dem ein zuvor aufgrund eines notariell beurkundeten Einziehungsbeschlusses ausgeschiedener Gesellschafter nicht mehr teilgenommen hatte. Der betroffene Gesellschafter war zum Zeitpunkt der Beschlussfassung nicht mehr in der Gesellschafterliste aufgeführt, da der Notar die Liste bereits aktualisiert hatte.
Kurz vor der Aktualisierung der Gesellschafterliste hatte der betroffene Gesellschafter indes eine einstweilige Verfügung erwirkt, die der GmbH eben diese Aktualisierung der Gesellschafterlisteuntersagt hatte. Die Gesellschaft hatte dieses gerichtliche Verbot aber nicht an den die Gesellschafterliste einreichenden Notar weitergeleitet.
Der BGH sah den Umlaufbeschluss als nichtig an, da der durch den Einziehungsbeschluss betroffene Gesellschafter hieran nicht beteiligt worden war. Zwar stünden ihm formal gesehen aufgrund der Legitimationswirkung der ihn nicht mehr nennenden eingereichten Gesellschafterliste ein solches Gesellschafterrecht nicht zu (§ 16 Abs. 1 GmbHG); die Gesellschaft könne sich im vorliegenden Fall indes nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nicht auf diese formale Rechtslage berufen.17
Ein treuwidriges Verhalten unter Berufung auf die Gesellschafterliste liege nämlich dann vor, wenn es der Gesellschaft durch eine gerichtliche Verfügung untersagt war, eine neue Gesellschafterliste ohne Nennung des betroffenen Gesellschafters einzureichen. Die einstweilige Verfügung könne nur dann ein effektives Mittel zum Schutz gegen die Einziehung des Geschäftsanteils eines betroffenen Gesellschafters sein, wenn sich die Gesellschaft an das gegen sie ausgesprochene gerichtliche Verbot auch halte.
Aus diesem Grund umfasse die Beachtung des gerichtlichen Verbots der Einreichung einer neuen Liste auch die Verpflichtung der Gesellschaft, den Notar von der Verbotsverfügung zu unterrichten, damit dieser nicht in Unkenntnis eine verbotswidrige Gesellschafterliste einreiche. Werde dennoch nach Zustellung der einstweiligen Verfügung an die Gesellschaft eine verbotswidrige Liste eingereicht und im Handelsregister aufgenommen, sei der Geschäftsführer nicht nur befugt,18 sondern auch verpflichtet, die gegen das Verbot eingereichte Gesellschafterliste zu korrigieren bzw. vom Notar korrigieren zu lassen.19
2. Bedeutung des Urteils für die Aufgaben eines Geschäftsführers
Das Urteil des BGH verdeutlicht zunächst noch einmal die grundsätzliche rechtliche Bedeutung der Gesellschafterliste und des § 16 GmbHG im Zusammenhang mit Beschlussfassungen. Erstmals hat der BGH nunmehr jedoch über eine Ausnahme entschieden, wonach aus Gründen von Treu und Glauben gem. § 242 BGB an einer formalen Betrachtungsweise nach § 16 Abs. 1 GmbHG nicht festgehalten werden kann.
Für einen Geschäftsführer bedeutet dies zunächst, dass er folglich nicht mehr „blind“ nach 16 Abs. 1 GmbHG auf die Legitimationswirkung einer eingereichten Liste vertrauen darf. Vielmehr gibt es auch Ausnahmefälle in denen die Rechtslage z. B. aufgrund einer ergangenen gerichtlichen Verfügung anders ist. Dies führt im Ergebnis dazu, dass die Geschäftsführer immer auch prüfen müssen, ob solche Ausnahmefälle gegen die Legitimationswirkung der Gesellschafterliste streiten.
Doch damit nicht genug: Der Geschäftsführer soll nach Auffassung des BGH zudem verpflichtet sein, sich um eine schnellstmögliche Korrektur der eingereichten Gesellschafterliste zu sorgen, wenn – wie vorliegend gegeben – eine einstweilige Verfügung vorliegt, die es der Gesellschaft gerade verboten hat, eine Aktualisierung der Gesellschafterliste vorzunehmen.
Entsprechend dem vorliegenden Urteil hat der Geschäftsführer allein aufgrund der ihm (bzw. der Gesellschaft) bekannten einstweiligen Verfügung etwaige Korrekturen einer zuvor aktualisierten Gesellschafterliste entgegen der Verfügung zwingend vorzunehmen; d.h. es steht ihm in diesem Fall kein Recht zur eigenen Prüfung mehr zu. Gleiches gilt auch für einen Notar; auch er ist an eine entsprechende einstweilige Verfügung gebunden und darf in diesem Fall keine eigene rechtliche Wertung mehr vornehmen.20
Das Urteil des BGH verdeutlicht daher noch einmal die besonderen Pflichten der Geschäftsführer im Umgang mit Gesellschafterlisten. Aufgrund der Regelung von § 40 Abs. 3 GmbHG ist den Geschäftsführern entsprechend zu raten, hier äußerst sorgfältig und gewissenhaft vorzugehen.
D. FAZIT
Die Zuständigkeit des Geschäftsführers für die Aktualisierung der Gesellschafterliste und ihre Voraussetzungen sind rechtlich komplex. Flankiert wird diese unwägbare Lage um die Gesellschafterliste noch durch die jüngsten Aktivitäten der Rechtsprechung zu diesen Themenbereichen. Nach dem aufgegriffenen Urteil des BGH sind nun insbesondere auch Ausnahmefälle durch den Geschäftsführer zu berücksichtigen, die eine Berufung auf die formale Legitimationswirkung des § 16 Abs. 1 GmbHG ausschließen und seine Korrekturpflichten erweitern.
Der Geschäftsführer ist daher gut beraten, soweit er die Aktualisierung der Gesellschafterliste vorzunehmen hat, die der Änderung zugrunde liegenden Umstände genau zu prüfen.
1 Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, Bd. 2, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 7; U.H. Schneider, GmbHR 2009, 393.
2 BGH-Urteil vom 2. Juli 2019, Az. II ZR 406/17, NZG 2019, 979
3 v. Reichenberg/Danninger, NZG 2019, 1001; D. Mayer, MittBayNot 2014, 24.
4 Vgl. Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, Bd. 2, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 11; D. Mayer, ZIP 2009, 1037, 1040
5 Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, Bd 2, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 12.
6 Vgl. für viele Altmeppen in: Roth/Altmeppen, GmbHG, 9. Aufl. 2019, § 40 Rn. 8, 20; Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, Bd. 2, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 146, 193 ff. m.w.N.
7 Dafür auch z.B. Seibt in: Scholz, GmbHG, Bd. 2, 11. Aufl. 2014, § 40 Rn. 34 m.w.N.
8 Vgl. Görner in: Rowedder-Schmidt-Leithoff, 6. Auf. 2017, § 40 Rn. 35. Parallele Zuständigkeit bei Notarliste: Paefgen in: Ulmer/Habersack/Löbbe, GmbHG, 2. Aufl. 2018, § 40 Rn. 144; Notarzuständigkeit bei Notarliste: Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 183 ff.
9 BGH, Beschl. v. 17.12.2013, Az. II ZR 21/12, NZG 2014, 184; BGH, Beschl. v. 07.02.2017, Az. II ZR 28/15, GmbHR 2017, 519. Vgl. auch Liebscher/Goette, DStR 2010, 2038, 2041 f.; Lieder NZG 2014, 329; Wiersch, GWR 2014, 117; Paefgen/Franke, EWiR 2014, 205 f.
10 Maßstab Plausibilität: Paefgen in: Ulmer/Habersack/Löbbe, GmbHG, Bd. 2, 2. Aufl. 2014, § 40 Rn. 89; U.H. Schneider, GmbHR 2009, 393, 395; Maßstab qualifizierte Plausibilität.
11 Begr RegE, BT-Drucks. 16/6140, S. 44; Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, Bd. 2, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 150.
12 Z.T. deswegen ausschließliche Zuständigkeit des Notars gefordert: Vgl. Heidinger in: Münchener Kommentar GmbHG, 3. Auf. 2019, § 40 Rn. 155.
13 Zu Zulässigkeit fachlicher Hilfe: Seibt in: Scholz, GmbHG, Bd. 2, 11. Aufl. 2014, § 40 Rn. 32.
14 Paefgen in: Ulmer/Habersack/Löbbe, GmbHG, Bd. 2, 2. Aufl. 2014, § 40 Rn. 91.
15 BGH, Urt. v. 02.07 2019, Az. II ZR 406/17, NZG 2019, 979.
16 Empfehlenswerte Urteilsbesprechung Wachter, DB 2019, 2058.
17 BGH, Urt. v. 02.07 2019, Az. II ZR 406/17, NZG 2019, 979, 982. Vgl. auch BGH, Urt. v. 20.11.2018, Az. II ZR 12/17, NZG 2019, 269, 272.
18 BGH, NZG 2014, 184 = ZIP 2014, 216 Rn. 33.
19 BGH, Urt. v. 02.07 2019, Az. II ZR 406/17, NZG 2019, 979, 983.
20 BGH, Urt. v. 02.07 2019, Az. II ZR 406/17, NZG 2019, 979, 983.