Zu den Aufgaben und Pflichten des GmbH-Geschäftsführers zählt nach § 49 GmbHG auch die Einberufung von Gesellschafterversammlungen. Werden hierbei formale Fehler begangen und werden insbesondere nicht alle Gesellschafter ordnungsgemäß geladen, führt dies regelmäßig zur Unwirksamkeit der auf der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse. Im Falle des Todes eines Gesellschafters kann dies Probleme aufwerfen, die im schlimmsten Fall zu einer zeitweisen Handlungs- bzw. Beschlussunfähigkeit der Gesellschaft führen können.
1. Einleitung
Die Einberufung von Gesellschafterversammlungen gehört nach § 49 Absatz 1 GmbHG zu den gesetzlichen Pflichten des GmbH-Geschäftsführers. Die Einberufung erfolgt nach § 51 GmbHG durch Einladung aller Gesellschafter. Dies gilt unabhängig davon, ob tatsächlich alle Gesellschafter stimmberechtigt sind, oder ob ein Stimmrecht zu einzelnen oder auch allen Tagesordnungspunkten nicht besteht.
Wer im Verhältnis zur Gesellschaft als Gesellschafter gilt und damit zu der Gesellschafterversammlung einzuladen ist, ergibt sich nach § 16 Absatz 1 GmbHG aus der zuletzt zum Handelsregister eingereichten Gesellschafterliste.
Probleme können unter anderem dann auftreten, wenn der Aufenthaltsort eines in der Gesellschafterliste eingetragenen Gesellschafters unbekannt ist oder aber wenn ein in der Gesellschafterliste eingetragener Gesellschafter verstirbt.
2. Einladung auch bei unerreichbaren oder unbekannten Gesellschaftern erforderlich
Die Pflicht zur Einladung aller Gesellschafter zu einer Gesellschafterversammlung schließt grundsätzlich auch unerreichbare oder unbekannte Gesellschafter mit ein. Eine unterbliebene Einladung stellt einen Einberufungsfehler dar, welcher zur Nichtigkeit aller auf der Gesellschafterversammlung getroffener Beschlüsse führt (vgl. BGH, Urteil vom 13.02.2006 – II ZR 200/04).
2.1 Der Gesellschafter ist unerreichbar
Ein Gesellschafter ist unerreichbar, wenn der Gesellschaft der tatsächliche Aufenthaltsort des Gesellschafters unbekannt ist.
Maßgeblich für die Einladung ist dann die vom Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft zuletzt mitgeteilte Anschrift. An diese ist die Einladung zu übersenden. Ist die vom Gesellschafter der Gesellschaft mitgeteilten Anschrift hingegen falsch oder nicht mehr aktuell, so muss die Gesellschaft nicht dessen neue Anschrift ermitteln. Es ist allein Sache des Gesellschafters, für seine Erreichbarkeit Sorge zu tragen.
Wird der Gesellschaft hingegen eine neue Anschrift bekannt, ist die Einladung zusätzlich auch an diese Anschrift zu versenden.
Maßgeblich ist hierbei die Kenntnis der Gesellschaft im Zeitpunkt der Versendung der Einladung. Deshalb liegt eine wirksame Einladung in der Regel auch dann vor, wenn der an die zuletzt bekannt gegebene Anschrift übersandte eingeschriebene Brief später als unzustellbar zurückgesandt wird.
2.2 Der Gesellschafter ist unbekannt
Für die Gesellschaft ist ein Gesellschafter unbekannt, wenn für sie nicht ersichtlich ist, wer Inhaber eines Geschäftsanteils ist. Entscheidend ist hierbei für die Gesellschaft, wer in die zuletzt zum Handelsregister eingereichte Gesellschafterliste eingetragen ist.
Um die ordnungsgemäße Einladung sicherzustellen, muss bei einem unbekannten Gesellschafter unter Umständen eine öffentliche Zustellung erfolgen oder aber eine Pflegschaft durch das Registergericht angeordnet werden.
3. Einladung beim Tod eines Gesellschafters
Mit dem Tod des Gesellschafters geht dessen Anteil im Wege der Gesamtrechtsnachfolge auf den oder die Erben über.
Dies gilt grundsätzlich auch dann, wenn der Tod des Gesellschafters oder aber dessen Erben der Gesellschaft zunächst unbekannt sind.
3.1 Der Gesellschafter ist verstorben, sein Tod ist aber unbekannt
Ist der Gesellschafter verstorben und dessen Tod der Gesellschaft unbekannt, stellt die Ladung des unbekannter Maßen verstorbenen Gesellschafters unter dessen bisheriger Anschrift keinen Einberufungsfehler dar.
3.2 Der Gesellschafter ist verstorben, sein Tod und die Erben sind bekannt
Ist der Tod des Gesellschafters der Gesellschaft hingegen bekannt, ist der Erbe bzw. sind die Erben unter deren Anschrift zu laden.
Umstritten ist hierbei zunächst, ob die Verpflichtung zur Ladung der Erben bereits bei Kenntnis der Erbenstellung besteht oder erst dann, wenn die Erben in der Gesellschafterliste eingetragen sind.
Nach diesseits vertretener Auffassung ist bei Kenntnis bzw. beim Nachweis der Erbenstellung der Erbe zu laden, auch wenn er noch nicht in der Gesellschafterliste eingetragen ist, da er nur hierdurch sein unentziehbares Teilnahmerecht ausüben kann. Hiervon zu unterscheiden ist aber die Frage, ob der noch nicht in die Gesellschafterliste eingetragene Erbe in der Gesellschafterversammlung weitergehende Rechte ausüben kann, was aber wegen § 16 Absatz 1 Satz 1 GmbHG regelmäßig nicht der Fall sein wird.
Sind mehrere Erben vorhanden und bekannt, so hat die Einladung bis zum Ablauf der Monatsfrist nach § 18 Absatz 3 Satz 2 GmbHG an alle Erben zu erfolgen. Nach Ablauf der Monatsfrist reicht es grundsätzlich aus, wenn einer der bekannten Erben eingeladen wird.
Dies soll aber wiederum dann nicht gelten, wenn der Gesellschaft ein Streit unter den mitberechtigten Erben bekannt ist und deshalb damit gerechnet werden muss, dass der geladene Miterbe die Information nicht an die übrigen Miterben weiterleiten wird. Es empfiehlt sich für die Gesellschaft in einem solchen Fall daher, die übrigen Miterben auch nach Ablauf der Monatsfrist zumindest formlos von der Versammlung zu unterrichten bzw. ihnen sogar eine form- und fristgerechte Einladung zu übersenden, um einen Einladungsmangel zu vermeiden.
3.3 Der Gesellschafter ist verstorben, sein Tod ist bekannt, nicht aber, wer Erbe ist
Ist der Tod des Gesellschafters der Gesellschaft zwar bekannt, nicht aber seine Erben, so besteht zunächst die Möglichkeit, über das Nachlassgericht einen Nachlasspfleger nach § 1960 Absatz 1 Satz 2 BGB bestellen zu lassen. Es kann dann der bestellte Nachlasspfleger zur Gesellschafterversammlung geladen werden. Dieser kann auch die Gesellschafterrechte auf der Gesellschafterversammlung ausüben.
Die Notwendigkeit der Bestellung eines Nachlasspflegers kann aber mit einer erheblichen zeitlichen Verzögerung verbunden sein, was zu einer zeitweisen Handlungs- bzw. Beschlussunfähigkeit der Gesellschaft führen kann. Aus diesem Grund ist es ratsam, hiergegen Vorsorge zu treffen.
4. Möglichkeiten der Vorsorge
Es können verschiedene Möglichkeiten der Vorsorge gewählt werden, um dem Problem der Beschlussunfähigkeit bis zur Ermittlung bzw. Eintragung der Erben in die Gesellschafterliste zu begegnen.
4.1 Satzungsregelungen
In Satzungen finden sich häufig Regelungen, die einem Schwebezustand nach dem Tod eines Gesellschafters vorbeugen sollen. Nicht selten sind etwa Regelungen, wonach bis zur Klärung der Erbenstellung bzw. bis zur Übertragung der Geschäftsanteile auf eine nachfolgeberechtigte Person die Gesellschafterrechte (ggf. mit Ausnahme des Gewinnbezugsrechts) ruhen sollen.
Allerdings hat das OLG Brandenburg entschieden, dass eine wirksame Beschlussfassung selbst bei Vorhandensein einer entsprechenden Satzungsklausel nur stattfinden könne, wenn ein Vertreter der unbekannten Erben zur Gesellschafterversammlung geladen worden sei. Das Recht zur Teilnahme an der Gesellschafterversammlung sei selbst bei Ruhen der Gesellschafterrechte nicht entziehbar (vgl. OLG Brandenburg, Beschluss vom 02.01.2024 – 7 W 66/23).
Vergleichbare Satzungsklauseln sind damit zum jetzigen Stand im Ergebnis nicht geeignet, um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaft in jedem Fall rechtssicher zu gewährleisten.
4.2 Vorsorgevollmacht
Um einen Schwebezustand zwischen dem Tod eines Gesellschafters und Ermittlung der Erben sowie Änderung der Gesellschafterliste zu verhindern, kann der Gesellschafter zu Lebzeiten dafür sorgen, dass eine ihn vertretende Person auch nach seinem Ableben sofort handlungsfähig ist. Durch eine über den Tod hinauswirkende, sog. transmortale Vollmacht können auch bei einer zunächst unbekannten Erbfolge im Erbfall zeitnahe und anfechtungssichere Beschlüsse gefasst werden (vgl. OLG Naumburg, Urteil vom 01.09.2016 – 2 U 95/15).
Nach § 47 Absatz 3 GmbHG ist eine Vertretung im Innenverhältnis, insbesondere bei einer Gesellschafterversammlung und im Rahmen einer Abstimmung, möglich. Allerdings enthalten Satzungen insoweit regelmäßig einschränkende Regelungen, die bspw. zusätzliche Voraussetzungen hinsichtlich der Person des Vertreters oder aber ein Zustimmungserfordernis durch die übrigen Gesellschafter bestimmen. Voraussetzung für die Handlungsfähigkeit des über den Tod hinaus Bevollmächtigten ist damit, dass auch die Satzung eine Vertretung im erforderlichen Umfang zulässt bzw. Satzung und Vollmacht inhaltlich aufeinander abgestimmt sind.
Inhaltlich sollte die Vollmacht die Rechte und Befugnisse möglichst eindeutig und klar regeln und idealer Weise auch die Empfangszuständigkeit hinsichtlich der Ladung zu einer Gesellschafterversammlung beinhalten.
Neben der Satzung und der Vollmacht können durch den Gesellschafter als Vollmachtgeber auch einschränkende Weisungen im Innenverhältnis zum Bevollmächtigten vorgenommen werden. Hierdurch kann bestimmt werden, wie von der Vollmacht Gebrauch gemacht werden darf. Da der Bevollmächtigte zumindest nach herrschender Meinung keiner eigenständigen Treuepflicht gegenüber der Gesellschaft unterliegt, kann sich auch eine dahingehende Regelung in dem der Vollmacht zugrunde liegenden Rechtsgeschäft anbieten.
4.3 Testamentsvollstreckung
Alternativ zur Vorsorgevollmacht kann eine Testamentsvollstreckung zumindest für den in den Nachlass fallenden Geschäftsanteil durch letztwillige Verfügung angeordnet werden. Ist der Gesellschaft bekannt, dass durch den verstorbenen Gesellschafter eine unbeschränkte Testamentsvollstreckung angeordnet wurde, kann der Testamentsvollstrecker als Vertreter der unbekannten Erben zu einer Gesellschafterversammlung geladen werden und die Gesellschafterrechte wahrnehmen (vgl. BGH, Urteil vom 13.05.2014 – II ZR 250/12).
Da der Testamentsvollstrecker nicht in die Gesellschafterliste aufgenommen werden kann, stellt sich insoweit nicht die Frage, ob eine solche Eintragung erfolgt ist. Der Testamentsvollstrecker ist auch dann zu laden, wenn die Erben selbst noch nicht in der Gesellschafterliste aufgenommen sind. Einer Satzungsregelung bedarf es hierzu grundsätzlich nicht. Allerdings kann durch die erforderliche Mitwirkung des Nachlassgerichts ggf. Zeit verloren gehen.
5. Zusammenfassung
Dem sich mit dem Tod eines Gesellschafters für die Handlungs- bzw. Beschlussfähigkeit der Gesellschaft drohenden Schwebezustand lässt sich durch entsprechende Vorsorge zu Lebzeiten begegnen. Da hierzu aber ggf. verschiedene Regelungen passend ineinandergreifen müssen, ist die Beratung durch einen entsprechenden Experten erforderlich.