Die Entwicklung der aktuellen geopolitischen Konflikte bleibt unvorhersehbar und Europa wird künftig deutlich mehr Verantwortung für seine Verteidigung tragen müssen. Steigende Verteidigungsbudgets und eine kontinuierlich wachsende Nachfrage nach Waffensystemen, Munition und modernen Verteidigungstechnologien füllen die Auftragsbücher der Industrie. Doch die Herausforderungen bleiben bestehen und der Druck ist nach wie vor hoch: Aufträge müssen zeit- und kostengerecht entwickelt und geliefert werden. Der Ausbau der Produktionskapazitäten, die Sicherstellung der Rohstoffversorgung und der Lieferketten sowie die Besetzung von Fachkräften sind weiterhin nicht gesichert. Ganz zu schweigen von einem nachhaltigen Risikomanagement, insbesondere im Hinblick auf die Finanzen komplexer Programme.
Aus unserer Sicht unterschätzen viele Unternehmen diese Herausforderungen und vernachlässigen dabei ein robustes Programmmanagement. In den Jahren des Sparens, des Erhalts bestehender Programme und der Optimierung vorhandener Kapazitäten ging der Fokus darauf verloren. Mit der aktuellen Auftragslage, dem hohen Tempo und wachsender technologischer Komplexität muss Programmmanagement im Verteidigungssektor wieder zunehmend an Bedeutung gewinnen.
Eine gute Auftragslage sorgt für Umsatz, doch nur eine nachhaltige Profitabilität sichert langfristigen Erfolg. Einen erheblichen negativen Einfluss können Anpassungen der Gesamtkostenprognose (Estimate at Completion – EAC) von Programmen haben, etwa durch überschrittene Kosten während der Laufzeit. Erfolgreiches Programmmanagement, unterstützt durch das Earned Value Management System (EVMS), ist unerlässlich, um Kosten, Zeitpläne und Risiken effektiv zu überwachen und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Das Gewinnen neuer Aufträge schützt nicht vor negativen EAC-Anpassungen, die insbesondere bei Festpreiskontrakten schwer auszugleichen sind. Risiko- und Managementreserven sind kein „freies Geld“ und mindern den Gewinn. Der langfristige Effekt eines schlechten Programmmanagements wirkt letztendlich negativ auf Kundenbeziehungen und zukünftige Aufträge.
Die finanziellen Auswirkungen sind jedoch oft nur Symptome. Entscheidend ist es, die zugrundeliegenden systemischen Herausforderungen zu adressieren, die zu fehlerhaften Prozessen führen. Unternehmen müssen dazu ihre Fähigkeiten im Programmmanagement stärken. Wir haben hierzu kürzlich Klienten und Experten befragt, um unsere Sichtweise auf die Herausforderungen, denen sie derzeit gegenüberstehen, zu vertiefen.
Daraus leiten sich fünf zentrale Erfolgsfaktoren für effektives Programmmanagement ab.
Effektives Talentmanagement
Erfolgreiches Programmmanagement erfordert spezifische Fähigkeiten, die sich von anderen Disziplinen unterscheiden. Programmmanager sind keine „Super-Chefingenieure“, sondern benötigen ein umfassendes Verständnis in technischen und betriebswirtschaftlichen Bereichen. Dies bedingt eine entsprechende Identifikation und Einstellung von geeignetem Personal als auch dessen kontinuierliche Weiterbildung.
Der erste Schritt besteht darin, ein grundlegendes Kompetenzprofil für Programmmanager innerhalb der Organisation zu definieren und Chancen zur Schließung von Lücken zu identifizieren. Gut strukturierte Schulungs- oder mehrjährige Rotationsprogramme sind geeignet, um die notwendigen interdisziplinären Kompetenzen sukzessive aufzubauen und bestehende Defizite zu beheben. Eine Investition in den Aufbau dieser Fähigkeiten zahlt sich durch langfristig stabile Programme aus, sowohl aus finanzieller Sicht als auch hinsichtlich der Termintreue.
Echtzeit-Datenverfügbarkeit
Investitionen in Technologie sind erforderlich, insbesondere mit einem starken Fokus auf Daten. Zugang und effizienter Austausch von Informationen sind essenziell. Programmmanager sind jedoch häufig durch die manuelle Datenverwaltung überfordert und kämpfen damit, unterschiedliche Datenquellen in verwertbare Erkenntnisse für fundierte Entscheidungen zu übersetzen. Eine einheitliche Datenbasis und standardisierte Analysen mit Echtzeit-Zugriff ermöglichen präzisere Kennzahlen und objektive Berichterstattung, was letztendlich zu besseren Entscheidungen und Ergebnissen sowohl für Kunden als auch für das Unternehmen führt.
Vernetzte „Sales, Inventory and Operations“ Planung (SIOP)
Abstimmung und Management von Beständen und Lieferketten ist ein ressourcenintensiver Prozess, der große Datenmengen und Analysen erfordert. Vernetzung und Digitalisierung interner und externer Datenquellen ermöglicht eine hohe Transparenz und ein effektives Risikomanagement, allerdings laufen diese Prozesse in der Realität weiterhin stark fragmentiert und manuell ab. Die heutige Lage erfordert jedoch mehr denn je die Resilienz der Lieferkette. Produktions- und Instandhaltungskapazitäten müssen optimiert werden, während gleichzeitig schnell auf Störungen reagiert werden muss. Die vollständige Rückverfolgbarkeit entlang der gesamten Lieferkette muss sichergestellt werden, um regulatorische Anforderungen und operative Sicherheit zu gewährleisten.
Effiziente Programmplanung und -durchführung
In zu vielen Programmen wird wertvolle Energie darauf verwendet, den ursprünglichen Plan aufzuholen. Dies liegt oft daran, dass die notwendigen strukturellen Elemente zum Startzeitpunkt nicht vorhanden sind. Eine gründliche und strukturierte Planung vor der Ausführung sorgt dafür, dass Programme von Anfang an auf Erfolg ausgerichtet und alle notwendigen Ressourcen und Steuerungselemente vorhanden sind. Darüber hinaus müssen Programmmanager bei der Schätzung von Entwicklungszeit und -kosten ausreichend bemessene Reserven einplanen, insbesondere bei Neuentwicklungen und unbekanntem technologischen Terrain. Natürlich hat jedes Programm mit einzigartigen Umständen zu kämpfen, bewährte und standardisierte Praktiken helfen jedoch, das Programm kontinuierlich auf Erfolgskurs zu halten. Vorsicht allerdings vor einer „Verharmlosungskultur“ („green culture“), bei der Probleme aus Angst nicht angesprochen werden. Dies ist nicht akzeptabel, kommt in der Branche leider trotzdem oft vor. Frühzeitige Problemidentifikation ist entscheidend – schlechte Nachrichten werden mit der Zeit nicht besser.
Robuste Kostenschätzung und Baseline-Erstellung
Realistische Kostenschätzungen und die Erstellung einer robusten finanziellen Baseline sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Sind diese ungenau, unzureichend oder schlichtweg nicht vorhanden, sind EAC-Überschreitungen vorprogrammiert. Die Gründe hierfür sind vielfältig, oft jedoch von Zeit- und Preisdruck sowie der Nutzung ungeeigneter Vorlagen aus früheren Programmen geprägt. Hierfür ist ein robuster Prozess- und Steuerungsansatz nötig, der unternehmensweit standardisiert sein sollte und jedes Programm mit derselben Disziplin und Strenge behandelt. Ein „pyramidialer“ Ansatz hilft bei Erstellung und kontinuierlicher Überprüfung der finanziellen Baseline: Operative Spezialisten aus Entwicklung, Supply Chain und Customer Support entwickeln gemeinsam initiale Daten basierend auf vergleichbaren Erfahrungen und dokumentierten Basisannahmen. Finanzexperten überprüfen diese und verfeinern sie mit historischen Kosten- sowie prognostizierten Marktdaten. Abschließend genehmigt die Unternehmensführung das Ergebnis.
Programmmanagement als strategischer Erfolgsfaktor
Die Herausforderungen in der Verteidigungsindustrie werden so schnell nicht nachlassen. Die verlässliche Erfüllung der heutigen Aufträge ist entscheidend, um die nachhaltige Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen zu sichern. Programmmanagement ist hierbei kein „nice-to-have“, sondern ein zentraler Hebel, um Programme erfolgreich, termingerecht und profitabel umzusetzen. In den vergangenen Jahren wurde diese Disziplin jedoch oft vernachlässigt. Jetzt ist es an der Zeit, sie wieder als strategischen Erfolgsfaktor zu priorisieren.
Wollen Sie mehr zum Thema Programmmanagement wissen und welche Rolle künstliche Intelligenz hierbei spielen kann?
Lesen Sie unsere beiden vollständigen Artikel zum Thema hier:
Back to basics on program management: Refocusing on execution in defense | AlixPartners
Leveraging technology to improve program management in the defense industry | AlixPartners