Öffentliche Beschaffungsstellen stehen heute vor einer doppelten Herausforderung: Einerseits müssen sie steigende Ausschreibungsvolumina und komplexere Anforderungen bewältigen, andererseits soll in den nächsten Jahren 8% des Personalstamms abgebaut werden. Hinzu kommen ineffiziente manuelle Prozesse, fragmentierte Datenlandschaften, ein abnehmendes Lieferanteninteresse und ein stark reguliertes Umfeld.
Künstliche Intelligenz (KI) kann bei der Bewältigung dieser Herausforderungen eine entscheidende Rolle spielen. Richtig eingesetzt, bringt sie Effizienz, Transparenz und neue Handlungsmöglichkeiten in jeder Phase des Beschaffungsprozesses – von der Bedarfserfassung über die Vergabe bis hin Bestellung. Doch die Einführung von KI-Lösungen ist kein Selbstläufer. Nur wenn öffentliche Einkaufsorganisationen die Technologie bewusst, verantwortungsvoll und Schritt für Schritt implementieren, lassen sich ihre Potenziale auch realisieren.
Kernherausforderungen in der öffentlichen Beschaffung
1. Fragmentierte Daten und Systeme: Daten liegen häufig in unterschiedlichen, nicht miteinander verbundenen Systemen vor. Dadurch ist es nur schwer möglich, Ausgabenanalysen durchzuführen oder die Leistung von Lieferanten zu bewerten.
2. Manuelle Prozesse, steigende Komplexität: Die öffentliche Beschaffung wächst – nicht nur im Umfang, sondern auch in der inhaltlichen Komplexität. Investitionen in Infrastruktur, Nachhaltigkeit und Digitalisierung führen zu einer Flut an Ausschreibungen. Dennoch sind viele Verfahren nach wie vor dokumentenlastig und manuell.
3. Rückgang des Lieferanteninteresses: Die Zahl der Bieter pro Ausschreibung in Europa ist in den letzten zehn Jahren deutlich gesunken. Laut Europäischem Rechnungshof liegt der Durchschnitt heute bei nur noch 3,2 Angeboten pro Verfahren, in vielen Fällen gibt es sogar nur einen einzigen Bieter. Vor allem kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden durch hohe Einstiegshürden, komplexe Verfahren und langen Verwaltungsaufwand abgeschreckt. Das Ergebnis: weniger Wettbewerb, steigende Preise und geringere Innovationskraft.
4. Fachkräftemangel und Wissensverlust: Beschaffungsrollen erfordern eine seltene Kombination aus juristischen, kaufmännischen und organisatorischen Kompetenzen. Gleichzeitig gelingt es dem öffentlichen Sektor nur schwer, qualifiziertes Personal zu gewinnen und langfristig zu halten. Eine bevorstehende Pensionierungswelle verschärft die Lage zusätzlich, da wertvolles Erfahrungswissen verloren zu gehen droht.
Wie KI helfen kann, diese Herausforderungen zu meistern
Daten vereinheitlichen: KI kann disparate Datenquellen zusammenführen, bereinigen und harmonisieren. Durch Verfahren wie Named Entity Recognition oder Knowledge Graphs entsteht eine zentrale, vertrauenswürdige Datenbasis – die Grundlage für Transparenz und bessere Entscheidungen.
Routineaufgaben automatisieren: KI-gestützte Automatisierung entlastet Beschaffungsteams von repetitiven Aufgaben. Generative Intake-Tools wandeln Freitextanfragen in strukturierte Bedarfsanforderungen um, KI-Agenten können Standardausschreibungen erstellen, durchführen und auswerten. So steigt die Geschwindigkeit, ohne dass die Genauigkeit leidet.
Lieferantenbeteiligung erhöhen: Durch intelligente Such- und Matching-Tools für Markterkundungen und zur Durchführung von Vergabeverfahren können neue, qualifizierte identifiziert und leichter in öffentliche Ausschreibungen eingebunden werden. Verbesserte Onboarding- und Kommunikationsfunktionen stärken zudem das Bieterinteresse langfristig.
Teams resilienter machen: KI hilft, Wissen systematisch zu sichern und in der Organisation verfügbar zu halten. Gleichzeitig ermöglicht Human-in-the-Loop-Automatisierung, dass Routineaufgaben maschinell erledigt werden, während Menschen die Kontrolle über kritische Entscheidungen behalten.
Barrieren für den KI-Einsatz und wie man sie überwindet
Trotz dieser Chancen ist der öffentliche Einkauf bei der Einführung von KI-Lösungen zurückhaltender als die Privatwirtschaft. Gründe sind unter anderem:
- Daten- und Sicherheitsbedenken bei sensiblen Finanz- und Personaldaten
- Regulatorische und ethische Anforderungen an Fairness, Transparenz und Rechtskonformität
- Widerstände und Kompetenzlücken innerhalb der Teams
- Komplexe IT-Landschaften mit vielen Altsystemen
Wie Procure Ai die Einführung erleichtert
Die KI-native Einkaufsplattform von Procure Ai ist so konzipiert, dass sie die spezifischen Anforderungen des öffentlichen Sektors erfüllt und befriedigt:
- Private Cloud by Design: ISO 27001-zertifiziert, mit strikter Mandantentrennung und Datenhaltung innerhalb der EU – gehostet durch unsere Kunden.
- Nachvollziehbare KI-Entscheidungen: Jede Entscheidung ist transparent nachvollziehbar und auditierbar.
- Human-in-the-Loop-Flexibilität: Nutzer bestimmen, wo KI eingesetzt wird und wo menschliche Kontrolle nötig bleibt. Außerdem werden bei dem Einsatz von Generativer KI Benutzer strikt in die Entscheidungsfindung miteingebunden
- Nahtlose Integration: Einfache Anbindung an bestehende ERP- und Beschaffungssysteme ohne kostspielige Infrastrukturumbauten.
Fazit
Die öffentliche Beschaffung steht vor enormen Herausforderungen: steigende Volumina, zunehmende Komplexität, Fachkräftemangel und sinkendes Lieferanteninteresse. KI kann einen entscheidenden Beitrag leisten, diese Herausforderungen zu bewältigen – allerdings nur, wenn sie verantwortungsvoll und sektorspezifisch implementiert wird. Procure Ai bietet eine solche KI-Plattform für öffentliche Einkaufsorganisationen, die den öffentlichen Einkaufsprozess Ende-zu-Ende unterstützt und orchestriert.