Forschungsergebnisse zur KI im Change Management
Unsere ersten Studienergebnisse aus Oktober 2023 zeigten, dass 84 % der befragten Change Practitioner zumindest grundlegend mit KI vertraut waren. Ein Jahr später ist dieser Wert auf 77 % gesunken, und nur 39 % der 656 Befragten nutzen KI derzeit in ihrem Arbeitsalltag. Zu den häufigsten Gründen für den Verzicht auf KI zählen Unsicherheiten, die im Folgenden näher erläutert werden.
Obwohl das Verständnis für KI-Tools gestiegen ist, bleiben Bedenken in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit, Risiken und Genauigkeit bestehen. Sorgen um den Verlust von Arbeitsplätzen, fehlende Informationen sowie menschliche Faktoren beim Change-Prozess sind weiterhin relevante Themen.
Speziell nannten die Befragten ein fehlendes Verständnis dafür, wie KI effektiv genutzt werden kann, sowie mangelnde Erfahrung und Bedenken bezüglich möglicher Risiken. Auch Faktoren wie eingeschränkter Zugang zu Tools und Ressourcen, Budgetbeschränkungen und Unterstützungsmangel innerhalb der Organisation spielen eine Rolle.
Ein weiteres Hindernis stellt der oftmals hektische Arbeitsalltag dar, der wenig Raum für die Erkundung und das Lernen über Künstliche Intelligenz zulässt.
Unsere Studie mit 656 Befragten zeigt regionale Unterschiede in der Nutzung von KI im Change Management; dabei nutzen Fachkräfte in Europa KI am häufigsten, gefolgt von den USA, Australien/Neuseeland und Kanada.
Unter den 656 Teilnehmenden setzen nahezu alle Berater KI ein, wobei 81 % angeben, diese zumindest in gewissem Umfang für ihre Arbeit zu nutzen.
Die Anwendungsbereiche für KI sind vielfältig und reichen von Kommunikation und Content-Erstellung über Bewertungen und Trainings bis hin zur Entwicklung von Change-Management-Plänen. Besonders in den Bereichen Gesundheitswesen, Bildung und Finanzwesen wird KI besonders häufig für Kommunikationszwecke genutzt.
Vorteile von KI im Change Management
Welche konkreten Vorteile bringt der Einsatz von KI im Change Management? Für viele ist das eine entscheidende Frage.
Zu Beginn lag der Fokus des KI-Einsatzes vor allem auf Effizienzsteigerungen und einer besseren Arbeitslastverteilung. Unsere Befragten berichten, dass KI-Tools ihre Produktivität erhöhen, indem sie Prozesse automatisieren, Daten in kürzester Zeit analysieren, Ideen und Entwürfe für die Kommunikation generieren und so die Reaktionszeiten optimieren.
Die Befragten nennen zudem die folgenden Einflussfaktoren von Künstlicher Intelligenz im Change Management:
Ein Teilnehmender beschreibt den Nutzen von KI treffend als „Assistenten“ für das Workload-Management – ähnlich wie Kaiya, die KI-gestützte Assistentin von Prosci. Kaiya greift auf unser umfassendes Wissen und unsere Forschungsdatenbank zurück, um Ihre Arbeitsprozesse zu beschleunigen und Ihre Change-Management-Wirkung zu steigern. Ganz gleich, ob Sie Unterstützung beim Entwurf zentraler Change-Botschaften, bei der Entwicklung von Sponsoring-Strategien oder bei der Generierung von Taktiken zum Widerstandsmanagement benötigen – Kaiya steht Ihnen zur Seite.
Wie Practitioner KI im Change Management nutzen
Change Practitioner nutzen KI zunehmend in unterschiedlichen Bereichen des Change Managements. Sie hilft dabei, Prozesse zu vereinfachen und zu automatisieren, die Entscheidungsfindung zu beschleunigen und Zeit für strategische und menschliche Aspekte der Veränderung zu gewinnen.
Der häufigste Nutzen liegt laut unserer Studie in der Verbesserung von Change-Kommunikation und deren Wirkung. KI schafft dabei Klarheit, bringt die Botschaften besser in Einklang mit den Zielen, und steigert das Verständnis der Stakeholder.
KI im Change Management einsetzen: So gelingt der Einstieg
Obwohl KI großes Potenzial für Change Management und darüber hinaus birgt, bleibt die Einführung eine Herausforderung. Zur Überwindung von Hürden bei der Einführung von KI empfehlen wir die Anwendung der Kraftfeldanalyse und des ADKAR-Modells.
Die folgenden Schritte helfen bei der Erstellung einer Kraftfeldanalyse:
- Veränderung definieren: Legen Sie die Veränderung klar fest – in diesem Fall die Einführung von KI im Change Management.
- Unterstützende Kräfte identifizieren: Listen Sie all diejenigen Faktoren auf, die den KI-Einsatz unterstützen, wie etwa Effizienzsteigerung, Automatisierung, verbesserte Kommunikation und Entscheidungsfindung sowie Wettbewerbsvorteile.
- Blockierende Kräfte identifizieren: Nennen Sie die Faktoren, die den Einsatz von KI erschweren, wie z.B. Datenschutz- und Sicherheitsbedenken, mangelnde Kenntnisse und Angst vor Jobverlust.
- Kräfte bewerten: Kräfte bewerten: Bewerten Sie jede Kraft nach ihrer Stärke oder ihrem Einfluss auf die Veränderung (z. B. auf einer Skala von 1 bis 5).
- Priorisieren: Analysieren Sie, welche Kräfte am stärksten wirken und höchste Priorität haben. Verstärken Sie die positiven Einflüsse und mindern Sie die negativen.
- Aktionsplan entwickeln: Erstellen Sie Strategien zur Stärkung der unterstützenden Kräfte und zum Abbau der blockierenden Kräfte.
Ergänzend dazu lässt sich das Prosci ADKAR-Modell einsetzen, um unterstützende Kräfte zu fördern und Barrieren abzubauen. Hier sind einige Taktiken für die einzelnen Schritte des ADKAR-Modells:
- Awareness (Bewusstsein): Führen Sie Workshops durch, um die Vorteile und die Notwendigkeit von KI aufzuzeigen. Teilen Sie Erfolgsgeschichten.
- Desire (Wunsch): Integrieren Sie die Führungsebene in die Kommunikation der Vision und Vorteile von KI. Gehen Sie auf Bedenken ein und heben Sie individuelle Vorteile hervor.
- Knowledge (Wissen): Entwickeln Sie Trainingsmodule zu KI-Tools. Stellen Sie Ressourcen und Unterstützung für das Lernen bereit.
- Ability (Fähigkeit): Führen Sie praktische Schulungen durch. Weisen Sie Mentoren zu, die das Wissen beim Anwenden unterstützen.
- Reinforcement (Verstärkung): Loben Sie die erfolgreiche Anwendung von KI. Holen Sie kontinuierlich Feedback ein und verbessern Sie den Prozess weiter.
Durch die Kombination der Kraftfeldanalyse und des ADKAR-Modells gestalten Sie den KI-Einsatz im Change Management gezielt und nachhaltig. Weitere Informationen finden Sie im Webinar „Applying ADKAR to AI Adoption Challenges“.
Forschung zu KI und Change Management bei Prosci
Obwohl KI vielen neu erscheint, ist sie bereits in zahlreichen Disziplinen, einschließlich des Change Managements, integriert. Unser Verständnis für den Einsatz von KI wächst kontinuierlich und wird immer umfassender. Mit der fortschreitenden Entwicklung der KI wird auch unsere „lebendige Studie“ zu KI und Change Management fortgeführt.
Warum sollte Sie das interessieren? KI ist heute Teil der Geschäftswelt. Zu verstehen, wie KI Sie unterstützen kann und wie Herausforderungen bei der Einführung gemeistert werden, ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Organisation.
Über Scott Anderson: Scott Anderson ist Senior Principal für Forschung und Analytik bei Prosci. Als Change-Stratege und Forscher verfügt Scott über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der Leitung disruptiver Veränderungen in den Bereichen IT, Non-Profit und Hochschulbildung. Bevor er zu Prosci kam, leitete Scott die erfolgreiche Implementierung des Enterprise Change Managements an der Western Governors University. Er hat einen Masterabschluss in Kommunikationswissenschaften von der University of Utah sowie einen Doktortitel in Kommunikationswissenschaften von der University of Texas at Austin, wo sein Forschungsfokus auf Einfluss, Technologie und Organisationskommunikation lag. Zudem ist er Prosci Certified Advanced Instructor (PCAI) und besitzt Qualifikationen im Bereich Geschäftsprozessmanagement und Leistungsbewertung.