1. Die Neuerungen im Nachweisgesetz – worauf Arbeitgeber jetzt achten müssen
Seit 1. August 2022 müssen Arbeitgeber bei Einstellungen den Mitarbeitenden deutlich mehr Informationen geben als bisher. Dies hat in schriftlicher Form (nicht nur digital) zu erfolgen. Zur Umsetzung der EU-Richtlinie über transparente und verlässliche Arbeitsbedingungen (EU-Richtlinie 2017/1152) wurde zum 01.08.2022 das Nachweisgesetz geändert. Schon bisher mussten die Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich zusammenfassen und dem Arbeitnehmer innerhalb eines Monats nach Beginn des Arbeitsverhältnisses schriftlich aushändigen. Dies umfasste folgende Informationen:
- Name und Anschrift der Vertragsparteien
- Zeitpunkt des Beginns des Arbeitsverhältnisses
- Dauer des Arbeitsverhältnisses bei Befristung
- Angaben zum Arbeitsort
- Bezeichnung oder Beschreibung der Tätigkeit
- Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts
- Arbeitszeit
- Dauer des jährlichen Erholungsurlaubs
- Kündigungsfristen
- allgemeinen Hinweis auf Tarifverträge, Betriebs- und Dienstvereinbarungen, die auf das Arbeitsverhältnis anwendbar sind.
Seit 01.08.2022 müssen folgende Punkte zusätzlich schriftlich mitgeteilt werden:
- Enddatum des Arbeitsverhältnisses
- ggf. freie Wahl des Arbeitsorts durch den Arbeitnehmer
- Dauer der Probezeit, sofern vereinbart
- die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich der Vergütung von Überstunden, der Zuschläge, der Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sowie anderer Bestandteile des Arbeitsentgelts, die jeweils getrennt anzugeben sind und deren Fälligkeit sowie die Art der Auszahlung
- die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten sowie bei vereinbarter Schichtarbeit das Schichtsystem, der Schichtrhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen
- die Möglichkeit der Anordnung von Überstunden und deren Voraussetzungen, sofern vereinbart
- etwaiger Anspruch auf vom Arbeitgeber bereitgestellte Fortbildungen
- Wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger zusagt, der Name und die Anschrift dieses Versorgungsträgers; (es sei denn, der Versorgungsträger ist zu dieser Information verpflichtet)
- das bei der Kündigung des Arbeitsverhältnisses vom Arbeitgeber und Arbeitnehmer einzuhaltende Verfahren, mindestens das Schriftformerfordernis und die Fristen für die Kündigung des Arbeitsverhältnisses, sowie die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage
Die Informationen über Namen & Anschrift der Vertragsparteien, Arbeitsentgelt und seine Zusammensetzung sowie Arbeitszeit müssen bereits am ersten Arbeitstag vorliegen. Die weiteren Nachweise müssen spätestens in sieben Kalendertagen nachgereicht werden (nicht mehr innerhalb eines Monats).
Auch bereits beschäftigte Mitarbeitende können vom Arbeitgeber die Unterrichtung über ihre wesentlichen Arbeitsbedingungen verlangen. Auf Aufforderung muss der Arbeitgeber binnen sieben Kalendertagen die Informationen schriftlich bereitstellen. Informationen über den Urlaub, die betriebliche Altersversorgung, die Pflichtfortbildung, das Kündigungsverfahren und geltende Kollektivvereinbarungen müssen spätestens innerhalb eines Monats übermittelt werden.
Für Arbeitnehmende, die im Ausland tätig werden und bei Arbeit auf Abruf gelten weitere Nachweispflichten.
Bei Verstößen gegen das geänderte Gesetz droht nun – das ist neu – ein Bußgeld von bis zu 2.000 EUR.
Wir empfehlen den Unternehmen, soweit nicht bereits geschehen, ihre Arbeitsvertragsvorlagen zu prüfen, anzupassen und zu ergänzen. Ein von beiden Seiten im Original unterzeichneter Arbeitsvertrag erfüllt die Nachweisanforderungen. Zudem ist es angesichts der kurzen Fristen sinnvoll, für Bestandsmitarbeitende entsprechende Nachweisschreiben als Muster vorzuhalten, damit auf Aufforderung schnell reagiert werden kann.
2. Quo vadis Zeiterfassung? oder: Wie das BAG den Arbeitgebern im September 2022 eine vorzeitige Bescherung bereitete und wie der Gesetzgeber reagiert
Nach einem am 13.09.2022 ergangenen Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (1 ABR 22/21) ist der Arbeitgeber bereits jetzt nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die von den Arbeitnehmenden geleistete Arbeitszeit erfasst werden kann.
Nach einer Entscheidung des EuGHs zur Pflicht zur Arbeitszeiterfassung aus dem Jahr 2019 war allseits ein entsprechender Gesetzesentwurf erwartet worden war. Dies nahm das BAG nun vorweg und leitete die Pflicht entgegen der bisherigen herrschenden Meinung bereits aus dem deutschen Arbeitsschutzgesetz ab.
Demnach habe der Arbeitgeber zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach § 3 Abs. 1 ArbSchG unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten für eine „geeignete Organisation“ zu sorgen und die „erforderlichen Mittel“ bereitzustellen. Bei unionsrechtskonformem Verständnis beinhaltet die gesetzliche Regelung auch die grundsätzliche Verpflichtung der Arbeitgeber, ein System zur Erfassung der von ihren Arbeitnehmenden geleisteten täglichen Arbeitszeit einzuführen, welches Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit einschließlich der Überstunden umfasst. Demnach müssen nicht nur wie bisher nur Überstunden, Sonntagsarbeit und Arbeitszeiten von bestimmten Personengruppen, wie z. B. Minijobber, sondern die gesamte Arbeitszeit muss dokumentiert werden.
Wie die Dokumentation auszusehen hat, wann sie zu erstellen und wie lange sie aufzubewahren ist, bleibt aktuell im Detail offen. Seit Mitte April 2023 liegt ein erster Referentenentwurf für eine Gesetzesänderung vor. Wir empfehlen Ihnen, die aktuelle Entwicklung genau zu verfolgen. Obwohl Übergangsfristen geplant sind, macht es Sinn, sich jetzt mit der Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems zu befassen
Die Entscheidung und die darauf basierende Gesetzesänderung werden weitreichende Folgen – insbesondere für Vertrauensarbeitszeit, Home Office etc. – haben, insbesondere für den Kreis der Personen, für welche die Verpflichtung gelten soll. Denn der persönliche Geltungsbereich des Arbeitsschutzgesetzes geht deutlich weiter als der des Arbeitszeitgesetzes. Als Arbeitgeber müssen Sie sich nun – falls nicht bereits erfolgt – damit auseinandersetzen, wie Sie die durch den EuGH normierte Verpflichtung zur Einführung eines objektiven, verlässlichen und zugänglichen Systems umsetzen.
3. Urlaub ohne Ende? Oder: Kein Ende mit dem Urlaubsthema? Aktuelle Entscheidungen des Europäischen Gerichtshofs und des Bundesarbeitsgerichts
Urlaubsansprüche verjähren nur dann, wenn der Arbeitnehmer über seinen Urlaubsanspruch unterrichtet wurde. Auch bei fortdauernder Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers gilt: Hat der Arbeitgeber nicht auf den möglichen Verfall von Urlaub hingewiesen, kann der Urlaubsanspruch auch nicht verfallen oder verjähren. Das hat der Europäische Gerichtshof in seinem Urteil vom 22.09.2022 (Az.: C 120/21; C 518/20; C 727/20) bekräftigt.
Es ist daher noch dringender als bisher zu empfehlen, rechtzeitig im Urlaubsjahr explizit auf den konkreten, bestehenden Resturlaub und die Rechtsfolge des Verfalls zum Jahresende hinzuweisen. Dies sollte in nachweisbarer Form, also z. B. schriftlich gegen Empfangsbekenntnis oder per E-Mail mit konkreter Empfangsbestätigung (d.h. Bestätigung des Erhalts der E-Mail) erfolgen. Den Arbeitnehmenden muss es dann auch tatsächlich vom Arbeitgeber ermöglicht werden, den Urlaub zu nehmen.
Unter Berücksichtigung dieser neuen europäischen Rechtsprechung hat das Bundesarbeitsgericht am 20.12.2022 in einer Grundsatzentscheidung die Rechte der Arbeitnehmenden gestärkt. Der automatische Verfall bzw. die Verjährung von Urlaubstagen mit Ablauf des Kalenderjahres ist demnach mehr automatisch möglich. Unternehmen sehen sich daher vor dem Problem, dass Mitarbeitende Jahre später noch Urlaubsansprüche geltend machen können. Dies ist nur dann nicht der Fall, wenn folgende Voraussetzungen kumulativ vorliehen:
- Das Unternehmen hat den Arbeitnehmer auf die noch nicht genommenen Urlaubstage hingewiesen und
- der Hinweis erfolgte rechtzeitig genug, so dass der Urlaub tatsächlich noch genommen hätte werden können und
- das Unternehmen hat den Arbeitnehmer aufgefordert, die konkret bezifferten Urlaubstage noch bis zum Jahresende zu nehmen.
Nur dann kann der Urlaub mit Ablauf des Kalenderjahres weiterhin verfallen bzw. verjähren.
Als Unternehmen sollte man also auf die Einhaltung dieser Voraussetzungen achten und ein entsprechendes Monitoring-System einführen.