Die Stellung als Geschäftsführer in der GmbH ist mit einigen Rechten und vielen Pflichten verbunden. Diese Pflichten ergeben sich nicht nur aus dem Anstellungsvertrag mit der GmbH als Arbeitgeber, sondern auch aus einer Vielzahl von Gesetzen. Der Geschäftsführer ist das vertretungsberechtigte Organ der GmbH und muss als solcher die Pflichten erfüllen, die sich an die GmbH richten. Diese Pflichten ergeben sich auch aus den umfangreichen, komplexen und sich schnell wandelnden steuerlichen Vorschriften. Selbst dann, wenn ein Mitglied einer mehrköpfigen Geschäftsführung aufgrund der Geschäftsordnung nicht für die Buchhaltung und das Finanzwesen zuständig ist, hat auch diese Person ein Mindestmaß von Restverantwortung im steuerlichen Bereich. Erkennt der z. B. für die Produktion zuständige Geschäftsführer, dass der Mitgeschäftsführer seine steuerlichen Pflichten für die GmbH nicht erfüllt, muss er eingreifen.
Entsprechendes gilt in einem Konzern. Werden die steuerlichen Pflichten zentral von einem verbundenen Unternehmen erfüllt, entlastet dieses sicherlich den Geschäftsführer in seiner täglichen Arbeit. Auch hier muss die Tätigkeit des verbundenen Unternehmens in der Erfüllung der steuerlichen Pflichten zumindest stichprobenartig kontrolliert werden. Dieses gilt selbst gegenüber dem Gesellschafter. Dieser erfüllt die steuerlichen Pflichten des Tochtergesellschafters nicht als weisungsberechtigter Muttergesellschafter, sondern wie ein weisungsgebundener Dienstleister der Tochtergesellschaft. Eine besondere Herausforderung ist es, wenn man das Amt eines Geschäftsführers in einer GmbH übernimmt. Selbst wenn man vorher in dem Unternehmen als „normaler Angestellter“ gearbeitet hat und damit die Interna kennt, ist die Übernahme der Geschäftsführung eine kritische Phase, bei der auch steuerliche Aspekte berücksichtigt werden müssen. Ob und inwieweit steuerliche Pflichten von dem zukünftigen Geschäftsführer zu erfüllen sind, sollte daher bereits vor Unterschrift des Arbeitsvertrags und dem Dienstantritt mit dem Arbeitgeber geklärt werden. Dies betrifft insbesondere die Frage der Geschäftsverteilung. Die Beachtung steuerlicher Pflichten in der Übergangsphase ist von besonderer Bedeutung, wenn man Alleingeschäftsführer wird bzw. in einer mehrköpfigen Geschäftsführung die Zuständigkeit für das Rechnungswesen und die Steuern übernehmen soll.
Nach Dienstantritt muss sich der Geschäftsführer mit dem Unternehmen, für das er tätig ist, vertraut machen. Hierbei ist eine Vielzahl von Aspekten zu berücksichtigen, unter denen die Steuern nicht die wichtigste Rolle spielen. Vorrangig wird man mit den Gesellschaftern, den Mitgeschäftsführern, den Mitarbeitern, den Hauptkunden und Lieferanten Kontakt aufnehmen.
Da die steuerlichen Pflichten unabhängig von dem Wechsel in der Geschäftsführung fortgelten, ist der neue Geschäftsführer aber auch dafür verantwortlich, dass diese steuerlichen Pflichten ohne Unterbrechung ordnungsgemäß erfüllt werden. Von daher wird er klären müssen, wie bisher die steuerlichen Pflichten erfüllt wurden. Aufgrund des bisherigen Systems wird er die laufenden Erklärungen zunächst „blind“ übernehmen müssen (z. B. beim Dienstantritt zum 1.3.2023 wird er am 10.3.2023 die Umsatzsteuer-Voranmeldung für den Februar 2023 abgeben müssen, obwohl die Buchhaltung für diesen Monat bereits von anderen Personen vor seinem Dienstantritt abgeschlossen wurde).
Unabhängig von der Erfüllung dieser laufenden Pflichten, wird sich der neue Geschäftsführer damit auseinandersetzen müssen, ob die bisherigen Arbeitsabläufe seinen Sorgfaltspflichtsansprüchen Genüge tun. Hierbei sind die wichtigsten Fragen:
- Gibt es überhaupt ein TaxCompliance-System?
- Wie ist dieses TaxCompliance-System ausgestaltet?
- Wer in seinem Unternehmen sind die zuständigen Ansprechpersonen für das TaxCompliance-System?
- Wer sind die steuerlich relevanten Berater?
Mit den zuständigen Personen sollte daher möglichst frühzeitig Kontakt aufgenommen werden, um mit diesen abzustimmen, wie es bisher gelaufen ist und ob Änderungsbedarf besteht. Nach dem Motto „neue Besen kehren besser“ besteht gerade in der Anfangsphase die Chance, die Rolle des „Neuen“ dazu auszunutzen, bestehende Systeme zu hinterfragen und Verbesserungsvorschläge zu machen.
Aus eigenem Interesse sollte man Wert darauf legen, dass diese Verbesserungsvorschläge auch umgesetzt werden. Sollte etwas schieflaufen, ist der Geschäftsführer nach den §§ 34, 69 AO gegenüber der Finanzverwaltung persönlich verantwortlich. In der Anfangsphase wird die Finanzverwaltung darauf Rücksicht nehmen, dass der neue Geschäftsführer noch nicht alles perfekt in den Händen hält. Nach einer gewissen Übergangszeit erwartet man jedoch, dass der Geschäftsführer die volle Verantwortung für die Tätigkeit seines „Steuerteams“ trägt. Die Dauer dieser Übergangsphase hängt von der Größe des Unternehmens und der Komplexität der Arbeitsabläufe ab. Nach spätestens zwei Monaten darf die Finanzverwaltung jedoch erwarten, dass sich der neue Geschäftsführer auch in die steuerlichen Themen eingearbeitet hat.
Eine große Herausforderung für den neuen Geschäftsführer ist es, wenn er in dieser Übergangsphase feststellt, dass es Verbesserungsbedarf gibt. Zur Vermeidung einer eigenen Haftung wird er daher gehalten sein, das TaxCompliance-System seinen Vorstellungen entsprechend anzupassen.
Noch schwieriger ist die Situation für den neuen Geschäftsführer, wenn er bei dieser Tätigkeit feststellt, dass der bzw. die Vorgänger in der Zeit, in der er noch nicht Geschäftsführer war, Fehler gemacht haben, die sich steuerlich zu Gunsten der GmbH ausgewirkt haben.
Hier ist auf eine Norm hinzuweisen, die im Steuerrecht eine ganz wichtige Rolle spielt: § 153 AO. In dieser Vorschrift wird der Steuerpflichtige verpflichtet, das Finanzamt „unverzüglich“, d.h. ohne schuldhafte Verzögerung, auf vorangegangene Fehler hinzuweisen. Diese Pflicht zur „Beichte“ bezieht sich nicht nur auf eigene Fehler, sondern auch auf Fehler anderer und erstreckt sich zudem auf Zeiträume, in denen man selbst noch gar nicht Geschäftsführer der GmbH gewesen ist.
Konkret bedeutet dies:
- Macht der „neue“ Geschäftsführer in unserem Eingangsbeispiel bei der Umsatzsteuererklärung März 2023 ungewollt einen „eigenen“ Fehler, muss er das Finanzamt möglichst rasch auf „seinen“ Fehler hinweisen.
- War er selbst gar nicht für die Steuern zuständig und hat der Mitgeschäftsführer die unzutreffende Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben, besteht für den „neuen, unzuständigen“ Geschäftsführer dennoch eine solche Hinweispflicht, wenn er den Fehler des für die Finanzen zuständigen Mitgeschäftsführers feststellt. In der Regel sollte diese Berichtigung dann zusammen mit dem für die Steuern zuständigen Mitgeschäftsführer erfolgen.
- Stellt der „neue“ Geschäftsführer nach seinem Dienstantritt am 1.3.2023 fest, dass sein Vorgänger z. B. im Dezember 2022 eine unzutreffende Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben hat, muss er ebenfalls unverzüglich eine Berichtigungserklärung veranlassen, obwohl es nicht „sein“ Fehler war.
Die formellen Anforderungen an eine solche Berichtigungserklärung sind zum Glück nicht sehr hoch. Im Gegensatz zur Selbstanzeige nach § 371 AO ist es zunächst ausreichend, dass man auf den Fehler als solchen hinweist. Eine genaue zahlenmäßige Aufarbeitung des Fehlers ist nicht Grundvoraussetzung. Dieses kann nachgeholt werden. Im Gegensatz zur Selbstanzeige kann eine solche Berichtigung auch während einer Betriebsprüfung vorgenommen werden. Schließlich ist die Zahlung der nachzuentrichtenden Steuern nicht Wirksamkeitsvoraussetzung.
Andererseits muss man darauf hinweisen, dass diese Pflicht nach § 153 AO strafbewehrt ist. Unterlässt unser „neuer“ Geschäftsführer, auf eigene oder fremde Fehler unverzüglich hinzuweisen, ist dieses Unterlassen eine eigene strafbare Steuerhinterziehung nach § 370 Abs. Nr. 2 AO. Von daher besteht ein hohes eigenes Interesse, bei Feststellung eines Fehlers zunächst die steuerliche Abteilung hinzuzuziehen, um dann aber möglichst rasch – zur Not vorsorglich – das Finanzamt auf den Fehler hinzuweisen. Stellt sich im Nachhinein heraus, dass der Fehler nicht oder nicht so groß gewesen ist, kann das im Nachgang unproblematisch korrigiert werden. Auf jeden Fall sollte vermieden werden, durch umfangreiche Korrespondenz mit dem Steuerberater, der Steuerabteilung und der Konzernzentrale zu dokumentieren, dass man den Fehler erkannt hat, um dann aber – aus welchen Gründen auch immer – von einer Berichtigung abzusehen.
Diese warnenden Worte sollen jedoch nicht dazu führen, dass nach Dienstantritt steuerlich das Unternehmen auf den Kopf gestellt wird, um gezielt nach solchen Fehlern zu suchen. Erweist sich das bestehende TaxCompliance-System nach einer ersten Prüfung als ausreichend, darf der neue Geschäftsführer auf die Ordnungsgemäßheit der bisherigen Erklärungen und der unter seiner Regie abzugebenden Erklärungen vertrauen. Wichtig ist „nur“, dass es ein solches vom Grundsatz her ordnungsgemäßes TaxCompliance- System gibt und sich der neue Geschäftsführer von dessen Ordnungsgemäßheit überzeugt hat.
Ist dieses gewährleistet, darf sich und muss sich der neue Geschäftsführer dem zuwenden, weswegen er zum Geschäftsführer gemacht wurde: Eine erfolgreiche Unternehmensführung, um sich am Markt durchzusetzen und möglichst nachhaltige Gewinne zu erwirtschaften.