Denn was es für deren Entstehung braucht, ist eine neue Arbeitskultur: Hybride Set-ups, schnelle Anpassungsfähigkeit an neue Entwicklungen und moderne Führung sind erforderlich, um bedarfsgerechte digitale Angebote realisieren zu können. Das technische Verständnis für neue Anwendungen und der kompetente Umgang mit ihnen kommt selbstverständlich hinzu.
Aktuell muss man klar sagen: Die steifen Arbeits- und Prozessstrukturen unserer Verwaltungslandschaft sind nicht dafür geeignet, die Agilität, Flexibilität und das Tempo zu ermöglichen, die hier erforderlich sind. Darum braucht die deutsche Verwaltung zusätzlich zu Projekten rund um Software und neue Anwendungen auch noch ein Umdenken über die Art und Weise, wie zusammengearbeitet wird. Wir müssen die Verwaltungsdigitalisierung als einen zentralen Kulturwandel der jüngsten Zeit begreifen und die Voraussetzungen schaffen, um diesen Wandel zu leben: Wir brauchen eine „Digitalkultur“ innerhalb der deutschen Verwaltung.
Bei der Etablierung dieser neuen Kultur braucht der Staat Unterstützung – von Profis, die mit einem anderen (und gleichzeitig sensiblen) Blick von innen heraus den Wandel für bestehende Prozesse und Strukturen vorantreiben. Nur so können Expert:innen aus der Privatwirtschaft der Verwaltung nachhaltig dabei helfen, sich agile Methoden und Arbeitsstrukturen zu eigen zu machen. Diesen Ansatz verfolgt das Fellowship Work4Germany, das der DigitalService seit 2020 organisiert. Über den Zeitraum von sechs Monaten vernetzt das Fellowship die Bundesverwaltung mit Change Manager:innen, Organisationsentwickler:innen und Projektmanagementexpert:innen aus dem privaten und Non-Profit-Sektor. Sie werden als „Fellows“ direkt in Teams innerhalb von Bundesministerien und Bundesbehörden eingesetzt. In den Teams arbeiten Fellows und Partner:innen aus der Verwaltung zusammen an einem Projekt. Dabei bringen die Fellows einen breiten Methodenbaukasten mit: Sie führen nutzerzentrierte, partizipative und iterative Arbeitsweisen ein. Konkret kann das bedeuten, dass neue Projektmanagementansätze realisiert werden oder Veränderungen in Meeting-Strukturen stattfinden, um etwa starre Hierarchieketten aufzulösen. Damit erfahren die Teilnehmenden auf Behördenseite wichtige Voraussetzungen und Handwerkszeug, um auf operativer Ebene für den stattfindenden digitalen Transformationsprozess des Verwaltungssystems gewappnet zu sein.
Über die Wirkung von Work4Germany hat das Team 2024 eine Studie des Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) durchführen lassen. Ihr Ergebnis: Mitarbeitende aus der Verwaltung lernen durch Work4Germany New-Work-Arbeitsweisen kennen, die sie auch drei Monate nach Ablauf des Fellowships selbstständig anwenden können. Weitere bleibende Effekte sind eine positive Entwicklung der Arbeitszufriedenheit sowie der Abbau von Silodenken innerhalb der Bundesbehörden und -ministerien, die an Work4Germany teilgenommen haben.
Die Erfahrungen aus fünf Jahren des Austauschs zwischen Wirtschaft und Verwaltung zeigen, auf welche Weise die Verwaltung daran gewinnt, wenn sie Expertise aus der Privatwirtschaft einholt. Das zyklische Modell von Work4Germany ermöglicht es Menschen aus der Privatwirtschaft, den Staat bei seinen Transformationsaufgaben von innen heraus zu unterstützen, ohne sich dauerhaft an ihn zu binden – wobei wir sehen, dass viele auch längerfristig an ihrer sinnstiftenden Tätigkeit im verwaltungsnahen Bereich festhalten. Kurzfristig profitieren auf Verwaltungsseite die Teilnehmenden durch Zufriedenheit, Effizienzgewinn und schnelle Ergebnisse. Langfristig profitieren die Ministerien und Behörden durch den internen Methoden- und Kompetenzaufbau. So kann die Verwaltung auf schnelle und gleichzeitig nachhaltige Art und Weise einer dringend benötigten Digitalkultur immer näherkommen.
Mehr Informationen zu Work4Germany – u.a. auch Einblicke und Erfahrungsberichte aus konkreten Projekten – gibt es im DigitalService Blog.