Tag 1
Konzeption und Erstellung der Ausschreibungsunterlagen
Am ersten Tag erörtert Matthias Grünhagen konzeptionelle Tendenzen zur Struktur des Vergabeverfahrens und der zu wählenden Vergabeart. Detailliert geht er im Anschluss auf die Erstellung der Vergabeunterlagen mit sämtlichen aktuellen Schwerpunktthemen ein.
Vergabekonzeption
- Checklisten bei der Einführung der E-Vergabe
- Beschaffungseckpunkte und aktuelle Rechtslage
- Strukturierung des Vergabeverfahrens, Möglichkeiten des Verhandlungsverfahrens, dynamischer
- Beschaffungen und Auktionen
- Beschaffungszeiten optimieren
- Arbeitsabläufe infolge der elektronischen Kommunikation effizient gestalten
- Konkrete Verfahren und Bündelungen mit Rahmenverträgen
- Beschaffungen von IT-Leistungen auf der Grundlage der EVB-IT- Formulare
Erstellung der Vergabeunterlagen
- Ausschreibungs- und Vertragsstruktur
- Erstellung der Vertragsunterlagen
- Standards und Formen der Leistungsbeschreibung
- Produktneutralität und Effizienzsteigerungen durch Vereinheitlichung beschaffter Waren und Dienstleistungen
- Formulierungen im Angebotsschreiben und den kaufmännischen Vertragsbedingungen
- Schwerpunkte bei Dienst- und Werkverträgen
- Definition von Inhalten der Angebotsaufforderungen und Bewerbungsbedingungen
- Besonderheiten bei Rahmenvertragskonzeptionen
Zum Abschluss des ersten Seminartags laden wir Sie herzlich zu einer Erfrischung an der Hotelbar ein.
Tag 2
Veröffentlichung nationaler und EU-weiter Vergabeverfahren, Teilnahmewettbewerb und Eignung
Dr. Annette Mutschler-Siebert widmet sich am zweiten Tag der rechtssicheren Erstellung der Vergabebekanntmachung und der Gestaltung sowie Durchführung von Teilnahmewettbewerben. Sie erhalten praxisrelevante Tipps und Hinweise zur Bestimmung, Prüfung und Wertung von Eignungsanforderungen an die Bieter.
Veröffentlichung nationaler und EU-weiter Vergabeverfahren
- Funktion und Relevanz der Bekanntmachung als Weichenstellung für die Vergabe
- Notwendiger Inhalt der Bekanntmachung
- Veröffentlichung der Bekanntmachung
- Besonderheiten der EU-weiten Bekanntmachung:
- Vorinformation, Inhalt und EU-Formulare
- Nachträgliche Korrekturen der Bekanntmachung
Durchführung von Teilnahmewettbewerben
- Anwendungsbereich bei nationaler und EU-weiter Ausschreibung
- Funktion des Teilnahmewettbewerbs als vorgezogene Eignungsprüfung
- Strukturierung des Verfahrens und Fristen
- Bildung, Bekanntgabe und Gewichtung von Eignungskriterien
- Nachweisanforderungen
- Öffnung, Prüfung und Wertung der Teilnahmeanträge
- Nachforderung von Eignungsnachweisen: Zulässig?
- Bewerberranking und „Mehr an Eignung“
- Änderungen der Bewerberidentität: Erlaubt?
Eignungsprüfung – Fallstricke und aktuelle Rechtsprechung
- Unterscheidung von Eignungs- und Zuschlagskriterien
- Zulässiger Inhalt und Umfang von Eignungsanforderungen
- Form der Eignungsnachweise, insbesondere
- Eigenerklärungen und Präqualifikation
- Anforderungen bei Bietergemeinschaften
- Zeitpunkt der Eignungsprüfung
Tag 3
Wertungsphase, Angebotsauswertung und Auswahl des wirtschaftlichsten Projektpartners
Am dritten Tag stellt Ihnen Prof. Dr. Susanne Mertens mit synoptischer Darstellung das System der Wertung mit seinen Grenzen und Spielräumen vor. Sie diskutieren anhand konkreter Praxisbeispiele Lösungen für die relevanten Fragen bei der Auswahl des wirtschaftlichsten Projektpartners. Sie erarbeiten anhand der aktuellen Rechtsprechung einen sicheren und effizienten Umgang mit der Nachforderungsmöglichkeit für Erklärungen und Nachweise.
Wertungssystem
- Zwingende Reihenfolge der Wertungsstufen
- Organisation des Teams: Wertungssteuerung und Zeitmanagement
- Prüfung und Wertung der Angebote
Wertungsstufe: Formaler Ausschluss
- Zwingende und fakultative Ausschlussgründe
- Rechtsprechungs-Update
Vertiefungsfragen in der Wertungssteuerung
- Nachforderungssystematik
- Nachforderungsrecht oder -pflicht
- Anspruch auf Vervollständigung?
Aufklärung im Widerspruch zu Verhandlungen
- Nachverhandlungsverbot
- Gestaltung von Verhandlungen im Spiegel der Rechtsprechung
- preferred bidder, best and final offer
Wertungsstufe: Angemessene Preise
- Umgang mit Unterkostenangeboten
- Aufklärung bei gewährter staatlicher Beihilfe
Wertungsstufe: Die engere Wahl
- Beurteilungsspielräume
- Transparente Dokumentation
- Mehr an Eignung
Tag 4
Besondere Probleme und aktuelle Themen für die Praxis
Am vierten Tag beleuchtet Dr. Wolfram Krohn Einzelthemen, die in der Praxis immer wieder zu Zweifeln und schwierigen Abgrenzungsfragen führen. In den Themenblöcken werden sowohl die Grundlagen als auch Einzelfragen aus der Praxis behandelt. Ziel ist die rasche Identifizierung von Risiken und die Entwicklung alltagstauglicher Lösungsmöglichkeiten für eine effektive und rechtssichere Vergabe.
Vergaben ohne Ausschreibung – Was ist möglich?
- Ausnahmen für bestimmte Dienstleistungen und Kaufverträge
- Inhouse-Vergaben und öffentliche Kooperationen
- Alleinstellung eines Bieters
- Dringlichkeitsvergaben, insbesondere Interimsvergaben
- Rechtssicherheit durch EU-Veröffentlichung
Verlängerung und Änderung von Verträgen – Wann ist eine Neuausschreibung erforderlich?
- Wesentliche und unwesentliche Vertragsänderungen
- Laufzeitverlängerungen und Zusatzaufträge
- Automatische Verlängerung, Optionen und Nichtkündigung
- Preisanpassungs- und Innovationsklauseln
- Wechsel des Auftragnehmers
Aufhebung der Ausschreibung und Schadensersatz – Risiken vermeiden
- Aufhebungsgründe nach VgV, UVgO und VOB/A
- Aufhebung ohne Aufhebungsgrund
- Rechtsschutz gegen die Aufhebung
- Schadensersatz bei rechtswidriger Aufhebung
- Schadensersatz bei rechtswidriger Fortführung
Ausschluss von Unternehmen und Auftragssperren – Wer kann, wer muss ausgeschlossen werden?
- Ausschluss wegen Unzuverlässigkeit/schwerer Verfehlungen
- Ausschluss wegen früherer Schlechtleistungen
- Nachweis des Ausschlussgrundes
- Dauer des Ausschlusses
- Möglichkeit der „Selbstreinigung“ von Unternehmen
- Auftragssperren und Wettbewerbsregister
Tag 5
Dokumentation eines ordnungs- gemäßen Vergabeverfahrens
Am fünften Tag befasst sich Matthias Grünhagen mit der Dokumentation des Vergabevorgangs, um gegenüber Rechnungsprüfungsbehörden, Wirtschaftsprüfern, Vergabekammern, Fördermittelgebern und Gerichten die Rechtmäßigkeit darzustellen. Sie besprechen mögliche Textbausteine und Standardformulierungen bei häufig auftretenden Sachverhalten.
Dokumentation im Fokus
- Dokumentationssicherstellung und Revisionssicherheit bei der E-Vergabe
- Trennung (automatisierter) Dokumentation und Vergabevermerk
- Umfassende Dokumentation des gesamten Vergabevorgangs anhand der aktuellen Auslegung der Dokumentationsvorschriften
- Textbausteine und Standardformulierungen bei häufig auftretenden Sachverhalten
- Erläuterungen der einzelnen Dokumentationsschwerpunkte
Das Seminar endet um 13.00 mit der Ausgabe der Zertifikate und einem gemeinsamen Mittagessen.