Das Marktumfeld bleibt herausfordernd
Auch im Jahr 2024 bleiben die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen für Unternehmen, insbesondere im Mittelstand, weiter herausfordernd. Das hohe Zinsniveau, welches sich unter anderem in gestiegenen (Re-) Finanzierungskosten zeigt, belastet die Rendite vieler Unternehmen. Die Margen sind ohnehin durch Preissteigerungen, die nicht immer vollständig an die Kunden weitergegeben werden können, unter Druck. Allgemein bleibt die Weltwirtschaft volatil und nicht zuletzt durch die steigende Anzahl von weltweiten Konflikten besteht eine große externe Unsicherheit, welche das unternehmerische Handeln erschwert. Zusätzlich zu den genannten Themen, bringen neue regulatorische Anforderungen der EU, zum Beispiel zur Nachhaltigkeitsberichterstattung, weitere Herausforderungen für Geschäftsführer bzw. Unternehmer mit sich.
Insbesondere der Mittelstand ist im Bereich Finanzen/Controlling oft nicht optimal aufgestellt
Diese Herausforderungen treffen nicht selten auf einen in Bezug auf die Nutzung von Finanzdaten, im Vergleich zu Groß-Konzernen, schwächer aufgestellten Mittelstand. Einer der Gründe hierfür sind schlicht die geringeren vorhandenen Kapazitäten in Form von Mitarbeitern und die geringere Nutzung von Software zur Unterstützung der Finanzprozesse. Zudem liegt oft ein geringerer Automatisierungsgrad vor − in der täglichen Arbeit erfolgen viele Prozesse und Tätigkeiten weiterhin manuell auf Basis von Tabellenkalkulationsprogrammen wie Microsoft Excel. Da, z. B. aus der Unternehmenshistorie bedingt, oftmals keine einheitliche Datenbasis vorliegt sind diese manuellen Prozesse zusätzlich erschwert, da viel Zeit für die Harmonisierung und Validierung von Daten benötigt wird. Eine gravierende Folge ist mangelnde Transparenz hinsichtlich der relevanten Kennzahlen und damit der finanziellen Situation des Unternehmens. Die schon heute personell sehr geforderten Controlling-Bereiche werden den steigenden Anforderungen nur durch eine Erhöhung der Effizienz begegnen können. Ein theoretisch möglicher Kapazitätsaufbau ist aufgrund der Kosten und der angespannten Arbeitsmarkt für Fachkräfte in den meisten Fällen keine Option.
Eine Lösung: IT-gestütztes Corporate Performance Management für Finance
Unter Corporate Performance Management (CPM) für Finance − häufig auch als Financial Performance Management (FPM) bezeichnet − wird ein umfassender Ansatz verstanden, welcher sich mit der datenbasierten Steuerung sowie der Optimierung der Finanzprozesse eines Unternehmens befasst. Mittels CPM für Finance können Unternehmen ihre Performance im Finanzbereich intelligent überwachen, analysieren und stetig optimieren. Durch Software-Unterstützung kann dies zudem ressourcenschonend und weitgehend automatisiert erfolgen.
Nach gängiger Definition sind hierbei die Bereiche Einzel- und Konzernabschlusserstellung und Konsolidierung, Finanzplanung und Szenario-Rechnung sowie Analyse und Reporting durch ein CPM für Finance-System abgedeckt. Auch der Bereich Nachhaltigkeitsberichterstattung wird durch die Verknüpfung von finanziellen und nicht-finanziellen Kennzahlen oftmals mit zugeordnet. Hauptanwender bzw. Zielgruppe sind üblicherweise Mitarbeiter im Finanzbereich bis hin zum CFO/kaufmännischer Leiter.
Als Goldstandard hat sich eine Betrachtung der Finanzkennzahlen ausgehend von validierten Ist-Daten hin zu hierauf aufbauenden Plan-Zahlen etabliert. Die so ermittelten Informationen bieten sowohl Grundlage für operative als auch für strategische Entscheidungen und erlauben dadurch eine datenbasierte und nachhaltige Unternehmenssteuerung. Durch die Automatisierung von Finanzprozessen bietet eine CPM für Finance-Software zusätzlich enormes Potenzial hinsichtlich Effizienzsteigerungen bei der Erhebung, Bearbeitung und Analyse von Finanzdaten.
Der erste Schritt: Auswahl einer geeigneten Softwarelösung
Der erste Schritt, um den Finanzbereich durch eine Softwarelösung zu stärken, ist die Auswahl der am besten geeigneten Software in einem Markt mit vielen Anbietern. In den Auswahlprozess sollten Stakeholder aus der Finanzbuchhaltung, des Controllings, der IT und der Geschäftsführung bzw. des Managements einbezogen werden.
Ausgangspunkt ist die Erarbeitung und Definition der relevanten Anforderungen bzw. Funktionen, welche sich grob an den im vorherigen Abschnitt genannten Punkten orientieren können. Im nächsten Schritt wird die Zahl der potenziellen Anbieter von einer Long List anhand der Anforderungen/Kriterien immer weiter zu einer Short List reduziert.
Bei der finalen Auswahl sollten als zusätzliche Kriterien die Referenzen und die Marktposition des Software-Anbieters, die Benutzerfreundlichkeit der Software, die Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Systemlandschaft, Möglichkeiten zur Skalierung und nicht zuletzt die Dauer sowie der Aufwand der Implementierung berücksichtigt werden. Außerdem können unabhängige Bewertungen wie zum Beispiel der BARC-Score in den Entscheidungsprozess miteinbezogen werden.
Case Study: Implementierung von LucaNet bei einem mittelständischen Produktionsbetrieb
Die Ausgangslage in nachfolgend beschriebener Case Study ist typisch für ein historisch gewachsenes mittelständisches Unternehmen. Mit acht Tochterunternehmen werden jährliche Umsatzerlöse i. H. v. ca. 100 Mio. EUR erwirtschaftet. Es gibt eine Organisationseinheit Controlling/Finanzen mit fünf Mitarbeitern, die u. a. die Aufgaben Jahresabschlusserstellung inkl. Konsolidierung, Budget-/Finanzplanung und das monatliche Plan-Ist-Reporting inkl. Abweichungsanalyse verantwortet. Die Buchhaltung erfolgt für die deutschen Konzerngesellschaften in SAP, zwei ausländische Tochterunternehmen nutzen eine andere Buchhaltungssoftware. Die Finanzplanung erfolgt vollständig in Excel und ist aufgrund fehlender Automatisierung zeit- und kapazitätsaufwendig. Bei Anpassungsbedarf muss dieser manuell in vielen Excel-Dateien nachgepflegt werden, was oftmals zu Abweichungen/Fehlern führt. Als Folge wurde durch das Unternehmen bisher ausschließlich eine GuV-Planung erstellt, eine Bilanz- und damit auch Cashflow-Planung ist nicht vorhanden. Auch die monatliche Berichterstattung erfolgt manuell und der Großteil der Mitarbeiterkapazität wird für das Zusammentragen und Harmonisieren der Daten verwendet, die in unterschiedlichen Formaten vorliegen. Für die Analyse als Grundlage für einen größtmöglichen Nutzen des Reportings bleibt oft nicht ausreichend viel Zeit.
Als Ergebnis eines internen Auswahlprozesses entschied sich unser Mandant dafür, zukünftig die Lösung von LucaNet zur Etablierung und Professionalisierung des Financial Performance Managements einzusetzen. LucaNet deckt die Bereiche Abschluss und Konsolidierung, Planung und Reporting ab und ist einer der Marktführer für CPM/FPM-Software. BANSBACH ECONUM, als zertifizierter LucaNet-Partner, wurde für die Implementierung und das Training der Mitarbeiter beauftragt.
Nach einmaligem Kontenmapping waren innerhalb weniger Tage die Einzelabschlüsse in LucaNet vorhanden. Die Daten-Übertragung aus den Vorsystemen erfolgt dabei jede Nacht automatisiert über die in LucaNet vorhandenen Schnittstellen. Nach Konfiguration der Konsolidierungsassistenten erfolgt die Konzernabschlusserstellung inkl. automatischer Eliminierung von Intercompany-Geschäftsvorfällen automatisiert und greift hierfür auf die Informationen zurück, die über die Schnittstelle übertragen werden. Diese Konsolidierungsassistenten sind sowohl für die Aufwands- und Ertragskonsolidierung, die Schuldenkonsolidierung als auch für die Kapitalkonsolidierung verfügbar. Wechselkurse zur Umrechnung von Fremdwährungen werden in LucaNet direkt von der EZB abgerufen.
Auf Basis dieser weitgehend automatisiert vorliegenden Ist-Zahlen erfolgte im nächsten Schritt die Planung. Auch hier können Assistenten wie zum Beispiel die automatische Berechnung des Materialaufwandes anhand einer hinterlegten Quote oder die automatische Berechnung von Abschreibungen genutzt werden, um den Planungsprozess zu automatisieren. Da es sich bei LucaNet um ein integriertes System handelt, haben alle in der GuV geplanten Erträge und Aufwendungen durch die Hinterlegung von Zahlungszielen eine Auswirkung auf die Bilanz.
Dank der Zeitersparnis konnte die bisherige Planung um eine Investitions- sowie um eine Working-Capital-Planung ergänzt werden. Dem Management steht nun also auch eine Bilanz aber v. a. eine Kapitalflussrechnung für den Plan-Zeitraum zur Verfügung, die es z. B. ermöglicht, einen unterjährigen Liquiditätsbedarf frühzeitig aufzuzeigen.
Eine Analyse der Daten z. B. im Rahmen von Plan-Ist-Abweichungen ist direkt in LucaNet möglich. Über die Drill-Down-Funktion können ausgehend vom Sachkonto alle Details bis hin zum Buchungssatz bzw. dem zugehörigen Beleg in LucaNet aufgerufen werden. Als Resultat hat der CFO bzw. die Geschäftsführung, neben der erhöhten Datenqualität und Transparenz, einen Single-Point-of-Truth für alle Finanzkennzahlen.