Die Beschaffung hat sich in den letzten Jahren stark weiterentwickelt und hat einen enormen Einfluss auf die Widerstandsfähigkeit von Lieferketten, das Risikomanagement und die Rentabilität des Unternehmens. Zwar schränken fragmentierte Daten und manuelle Arbeitsabläufe ihre Fähigkeit ein, Innovationen voranzutreiben und schneller auf globale Störungen zu reagieren. KI-Agenten bieten nun eine Möglichkeit, diese Herausforderungen zu bewältigen.
Ein neues Betriebsmodell für die Beschaffung
Im Gegensatz zur herkömmlichen Automatisierung und generativen KI-Tools können KI-Agenten mehrstufige Aufgaben selbstständig ausführen. Beschaffungsteams können sich so auf das konzentrieren, was sie am besten können: Beziehungen aufbauen und Strategien entwickeln.
Agenten bieten folgende Vorteile:
- Verbesserung der Entscheidungsfindung durch Bereitstellung relevanter Echtzeit-Erkenntnisse
- Steigerung der Effizienz durch die Übernahme von Routineaufgaben wie Genehmigungen und Compliance-Prüfungen
- Erweiterung der Kapazitäten durch die Übernahme von Aufgaben, für die Teams bisher keine Zeit hatten – wie beispielsweise die Beschaffung von Tail Spend
Im Beschaffungswesen findet gerade ein Wandel statt: Laut einer Studie von Ivalua geben 60 % der Führungskräfte an, dass KI ihre Arbeit erheblich verändern wird. Anstatt Menschen zu ersetzen, gestalten KI-Agenten Rollen neu, sodass Teams mehr Zeit für strategische Initiativen aufwenden können. Im Fokus stehen Risikominimierung, stabilere Lieferketten und die Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Transformation des Beschaffungswesens mit KI-Agenten
Um diese Vorteile zu realisieren, benötigen KI-Agenten die richtigen Daten und klare Prozesse. Kern ist eine zentrale, verlässliche Datenquelle, auf deren Grundlage die Beschaffungsteams fundierte Entscheidungen treffen und so schneller auf Zölle, Krisen bei Lieferanten und regulatorische Veränderungen reagieren können.
Der Zusammenhang zwischen dem Einsatz von KI und der Widerstandsfähigkeit von Lieferketten ist offensichtlich. Laut Ivalua fühlen sich 98 % der erfahrenen KI-Anwender auf geopolitische Störungen vorbereitet, im Vergleich zu 0 % der Unternehmen ohne KI-Pläne. Der nächste Schritt besteht jetzt darin, hybride Arbeitsabläufe zu implementieren, bei denen sich die Mitarbeiter auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während KI-Agenten zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben automatisch erledigen. So könnten diese beispielsweise Lieferantenunterlagen automatisch prüfen und Verträge zur Genehmigung weiterleiten, während Menschen Ausnahmen prüfen und entsprechende Konditionen mit ihren Lieferanten aushandeln.
Für CIOs bedeutet dies neue technische Verantwortlichkeiten und strategische Chancen. Sie müssen einerseits die Datenarchitektur und Systemintegrationen modellieren und pflegen, die diese agentenbasierten Workflows unterstützen. Außerdem sind sie für ihre Governance-Rahmenwerke, Kontrollen für den Datenzugriff, Sicherheit sowie die ethische Nutzung von Künstlicher Intelligenz verantwortlich. Zugleich haben CIOs die Möglichkeit, enger mit Chief Product Officers (CPOs) zusammenzuarbeiten. So können sie gemeinsam die technologischen Grundlagen schaffen, mit denen ihr Unternehmen Beschaffungsprozesse automatisieren, den Einkauf strategischer gestalten und die Resilienz, Reaktionsfähigkeit sowie Skalierbarkeit verbessern kann.
Resilienz, Reaktionsfähigkeit und Skalierbarkeit
Auf speziell entwickelten Plattformen, wie beispielsweise von Ivalua, verbindet ein einziges Datenmodell und eine semantische Ebene die Fachbereiche Beschaffung, Lieferantenmanagement und Finanzen. Sie sorgt mit validen Daten für unternehmensweite Transparenz – mit integrierten Tools für Zusammenarbeit, Lieferantenbindung und Governance. Dank No-Code-Konfigurationstools können Teams ihre KI-Use Cases jederzeit individuell anpassen und erweitern – ohne dass sie selbst IT-Experten sein müssen.
Die Zukunft der Beschaffung neu denken
Künftig geht es für Unternehmen darum, die Beschaffungsaufgaben schneller und strategischer zu erledigen und ihre Lieferketten resilienter zu gestalten. Zuverlässige Daten und intelligente KI-Agenten können sie auf diesem Weg unterstützen. Durch Automatisierung von Standardaufgaben kann sich der Einkauf besser auf strategische Aufgaben konzentrieren und einen wertvollen Beitrag zur Agilität und Resilienz des eigenen Unternehmens leisten.